基于价值链的服装业物料采购活动分析

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狭义的采购,是指以购买的方式,由买方支付对等的代价,向卖方换取物品的行为过程。在买卖双方的交易过程中,一定会发生所有权的转移及占有。服装业基于价值链的采购,是企业为了达成生产或销售计划,在合适的品质的前提下,于合适的时间,以合适的价格,购入合适数量的商品所采取的管理活动。

所以这里采购的功能是：选择各部门所需要的适当物料,从适当的来源,以适当的价格、适当的送货方式(包括时间和地点),获取适当数量的这种原材料。

对采购活动来说,采购价值可以说是基于时间和质量的一种竞争,顾客满意的标准是以最低的成本及时供应,满足其要求。尽量减少采购价值链中各环节的费用,改进一些环节,甚至省略某些不必要的环节来节约成本,全面减少时间、人力和物力的浪费。

1 服装企业建立价值链的物料采购活动

基于价值链的思想,建议可以建立如下页图所示的采购管理过程模型,对采购活动进行系统的计划组织控制,这一过程模型分为三层：计划层,组织实施层和监控层。

计划层中各用料部门根据生产计划或其他信息提交物料请购单,物流部检查实际库存,汇总物料需求,根据所搜集的物料市场信息,制定采购决策并编制采购计划,进行集中采购。这样,采购单位便可以用较大的采购量作为砝码得到较好的数量折扣价格,充分利用采购的规模效益。降低进货成本和物流成本组织实施层主要包括：根据采购计划选择供应商,与供应商的谈判,签订采购合同,物料的验收入库,供应商的结算等。

监控层主要包括：合同监督和购后评价。物流部要加强与供应商的联系,督促其按期保质交货,按期检查合同执行情况并将执行信息录入数据库。采购物料投入使用后,物流部要与使用部门保持联系,掌握该物料的使用情况、使用效果及服务水平,考察供应商的履约情况,以对供应商做出评价,决定今后对供应商的选择和调整。

这种思想指导的物料采购管理活动,可以有效地降低服装企业的采购成本,间接降低服装企业库存,减少资金占用,给企业带来良好的经济效益和社会效益。为更好地利用价值链的观点进行管理,服装企业可以进一步做下面的事：①完善成本管理系统,为价值链的充分利用提供准确完整地动态基础数据；②扩展价值链的应用,特别是在库存管理和生产管理中：将价值因素作为奥通公司各项行为的基本出发点。

2 采购细节处理

（1）收到采购请求并对其进行分析。采购请求由原料使用部门发出。在物料需求计划管理系统中,由计划制定者发出计划单,授权物流部制定和签发采购订单。通常,采购请求至少应包括信息有：发出者的名称、主管方签字同意的意见、应计入的成本项目；物料说明书；需求数量和计量单位；要求送货的时间和地点；其他信息。

（2）选择供应商。向拟购物料的各供应商征询报价单,收到报价单并进行分析,最后选择供应商。详见“采购过程管理”。

（3）确定适当的价格。物流部负责价格谈判,尽量从供应商那里获得最优惠的价格。

（4）签发采购订单。物流部签发的采购订单,是买方提出购买的文件,一旦供应商收到订单,它就是供应商按照采购协议规定的条款和条件发送货物的具有法律效力的合同。采购订单根据采购请求或报价单及其他附加信息制定。订单发送给供应商的同时,还应同时报送会计部、采购请求部门、收货部门等,并将订单原件存物流部留底。

（5）跟踪货物,确保货物符合规定。通常,货物运送由供应商负责,但采购人员则有责任督促供应商按时送货。一旦发现问题,必须及时采取行动,如加快运输、与供应商协商、重新安排生产等。物流部还必须及时采取行动,如加快运输、寻找替代货源、与供应商协商、重新安排生产等。物流部还负责就任何关于送货要求的改变与供应商进行协商。

（6）接收货物。接收货物时,由收货部门对产品进行检验,以确保收到货物的质量、数量与订购要求相符,同时确定货物的在途损失。收货部门须将采购订单复印件与承运人提供的单证相核对,然后接受货物,填定收货报告并对货物状况加以说明。如有意外情况,还需进一步检查或采取其他行动。如果货物与单证相符,无须采取其他行动,就可以将货物发送到需求部门或进入仓库。收货部门还须向采购部门报送一份收货报告,对收货情况加以说明。经采购人员确认已履行的订单,由收货部门结算货款并通知采购人员。若采购部门对履行情况有疑问,则收货部门还需要保存采购订单等待结算。如货物需经过质量检查,则结算货款前还需经质检部门许可。

（7）核对供应商的发票以划拨货款。收到供应商的发票时,须将采购订单、收货报告、发票三件凭证进行核对,以确保所有凭证的内容一致,采购订单与发票上的价格、附加费及折扣一致。

3 采购管理

服装企业的采购管理是为了完成生产或销售计划,从合适的供应商那里,在确保合适的品质的前提下,以合适的时间,合适的价格,购进合适数量的商品所采取的管理活动。也就是所谓的“5R”管理：合适的供应商、合适的品质、合适的时间、合适的价格、合适的数量。同时,在取得物料的过程中,统筹事前的规划、事中的执行以及事后的控制,以达到维持正常的服装企业经营活动并降低产销成本的目的。

越来越多的服装企业选择外协合作,包括世界上一流的国际企业。服装企业专业的物流部门的主要职责之一是不断寻找可能的供货渠道。

4 结论

任何一个服装企业想要良性发展,想要长足进步,一定要有一个非常好的生存环境。需要创造一个良好的生态链,包括原材料供应一直到最终用户终端的供应等。如果这个生态链中某个环节出现问题的话,就会对整个服装业产生非常糟糕的影响。物料采购活动以及销售管理活动,是关系到服装业生死存亡的核心业务活动,须给予充分关注。