试论人事档案管理中存在的问题及对策

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摘要：为转变人们对“人事档案”无用论观念和思想，我们应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的人事档案管理机制，使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要，为新时期人才管理和使用提供更好的服务。

关键词：人事；档案；管理

人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，人事档案既能反映出人们经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。在为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料和数据方面，人事档案起着举足轻重的作用。因此，人事档案必须保管好，管好、用好人事档案，对人力资源开发起着重要作用。

1当前人事档案管理中存在的不足

1.1部分单位领导对人事档案管理工作不够重视

这种情况由来已久，这些领导总是将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够，在他们看来，人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，人事档案管理工作只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视人事档案管理工作，具体表现在实际工作中，就会出现档案工作没计划，档案工作没安排，与此同时还会出现在场所、经费、人员上没有保障的现象。

1.2部分单位在档案硬件设施上投入不足

档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋。

1.3档案管理人员管理水平不高，管理手段落后

在实际工作中，由于对档案管理这项工作没有引起足够重视，在档案管理人员配备上从不配备专职人员，而是采取人员兼职这种办法来应付，兼职管档人员工作变动频繁，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，就会体现管理手段较陈旧，由于不懂得人事档案管理，往往在调阅档案时都是采用原始的手工操作方式反复调用原件，这样做的后果就会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

1.4人事档案收集工作力度不够

要想管理好人事档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度。从而导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时的现象出现。

1.5人事档案管理的信息化程度不高

在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。 然而体现在人事档案管理上，我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

2人事档案管理的对策与思考

2.1收集材料是基础

干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。

2.2加强档案工作的基础建设

要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20~25 m2。

3加快现有人事档案目录数据库的建设

社会发展至今，各个单位都有着几十年的历史，这期间各单位变化都很大，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面表现为现存的档案材料数量大、占据空间大，在管理和使用方面都很不便，这一现状要求我们必须加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，全面提高工作效率。人事档案信息化建设将对人事、组织工作产生重大影响，主要表现在：

3.1有利于组织人事部门“选人用人”和为领导决策提供服务

人事档案信息化的最大好处就是能让组织人事部门和领导方便快捷地了解各级干部队伍状况，迅速掌握干部在“德、能、勤、绩、廉，方面的最新信息。

3.2有利于提高人事档案管理人员的工作效率和服务质量

传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。人事档案数据库实现信息化后，档案管理更多地体现自动化、实时化和网络化，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在局域网内部进行数据共享，从而使库房查找变为网络即时检索查询，大大提高了管理人员的工作效率。在日后有关干部职务聘任及技术晋升时，都要用到个人相关时期的考核表及评审表，需要查找、撤出、复印，然后和其他相关材料装订成册。这无形之间都造成了大量人力、物力、财力的浪费。如果实施了人事档案数据共享，上级人事、组织部门只需调用实时数据，而无需再重复的复印、装订，对档案的保护起到了重要的作用。

3.3有利于信息的完整、准确和及时更新

人事档案信息化后，档案管理人员就会降低劳动强度，大大提高工作效率。一方面档案管理人员会第一时间保证人事档案信息的准确和完整，另一方面会及时更新档案信息，方便领导调阅，为组织人事部门科学决策提供准确信息。

3.4有利于档案管理员业务水平的提高

人事档案信息化后，将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来。■