采购管理系统的设计与实现

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摘 要 目前中国企业正接受着极大的生存挑战，提高社会企业的竞争意识已经成为企业领域的共同认识。对于我国社会的各种类型企业，提高企业管理质量水平和完善组织模式的重要一方面是在于对企业采购管理过程的具体控制，使用高效可靠的管理机制优化采购管理模式，是提升企业竞争意识的有效方法。对于社会上企业管理环节中采购管理的实际状况，设计并实现出一个能够很好地适合社会企业的采购管理系统，将会为企业的采购管理提供更加全面高效的管理制度，有利于提升企业的管理水平与经济利润。

关键词 采购管理；系统；设计

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2013）22-0038-02

目前中国企业正接受着极大的生存挑战，提高社会企业的竞争意识已经成为企业领域的共同认识。对于我国社会的各种类型企业，提高企业管理质量水平和完善组织模式的重要一方面是在于对企业采购管理过程的具体控制，使用高效可靠的管理机制优化采购管理模式，是提升企业竞争意识的有效方法。社会上传统模式的企业管理环节中采购管理存在许多问题。大部分企业实行采购管理的部门职责划分不明确，加大了采购部门在实际管理过程中的麻烦性，各个部门之间缺少充分的监督与控制制度。因为在大多数采购过程中一般都会通过电话达到联系目的，采购的具体信息不能够进行准确的记录，促使采购信息不能实现共享的直接目的，最终使得经营业务的追溯性变差，假如出现问题则会直接影响到具体的采购时间，对于企业经营业务的管理造成极大的影响。

1 采购管理系统的需求分析

1.1 总体业务概述

当前社会企业仍然无法构建适合于采购方与供应商的信息化业务管理系统，企业与供应商之间的信息一般都是相互封闭的，对于供应商生产的产品情况缺乏足够深入的了解，导致对供应商的选择与采购工作显得十分被动，直接会导致缺货的现象，或者是库存产品大量堆积，缺少对供应商的事前刷选、实时跟踪与事后验收的全方位系统综合评价机制。目前阶段对于供应商的各种评价通常主要通过相应的采购部门对其具体供货价格、质量状况和供应商的管理机制进行主观的判断，这无法体现出科学性、系统性与针对性，尽管在供应商的审核过程中存在对供应商的各种监督检查环节，这通常都是流于形式，存在弃优择劣与在弃低就高等各种不良状况，从而增加了实际的采购成本。采购产品与供应商之间缺少科学合理的具体分类，仅仅是简单地依据部门职能性质进行分类，忽视产品的可替代性和供应商的数量、可靠性、质量保证、供应风险等种因素对企业运营的重大影响。

1.2 功能性需求

1）采购清单汇总分类。管理员可以把采购清单实行汇总及分类的相关操作，同时能够生成初步形式的采购订单，然后再发送至对应的采购员。

2）取消采购订单。管理员与供应商都可以对采购订单实行取消操作，根据具体的采购合同，有可能会发生一方违约的状况。

3）月对账。系统管理员可以在各个月的月底阶段使用账册实行采购账目的核对处理。

4）采购信息。采购员可以把所接收到的采购清单上的各种信息公开，提供给供应商进行查询竞标。

5）竞标。供应商可以查询公开在采购信息管理系统上的各方面采购信息，同时允许参与竞标，应当填写本身所能提供的具体产品数量和价格，然后进行确认提交操作。

6）供应商选择。列举出供应商可以提供的具体产品价格，预计到货时间等各种采购信息，采购员利用这些信息来选择具体的供应商。

7）审核与发送订单。系统管理员将采购员提交的初步订单进行相应的审核，生成详细的采购订单，同时可以把采购订单发送给供应商。双方都完成确认之后，开始签订相应的合同，企业一方应当支付一定的订金。

8）催货。如果购置的产品在预期到货时间的前两天仍然没有收到货物时，系统会给采购员相应的提示，采购员需要催促相应的供应商尽快发货。

9）付款。完成订购的产品到货时的金额付款，可以对相应的供应商实行评价处理。

10）统计。系统管理员可以对产品采购业务信息与采购员的业绩信息实行统计处理。

2 采购管理系统的设计分析

2.1 系统的技术结构框架

采购管理系统使用struts+sPring+Hibemate的结构框架进行设计，近些年以来的系统开发过程中，不断产生各种多层结构框架的设计模式。Struts+Spring+Hibernate属于其中的一种类型，SSH结构框架是现阶段应用较为广泛的架构体系，大多数大型企业的官方门户网站都是选择这种结构框架作为企业业务管理的支撑架构，其相应的实际开发应用流程己经进入到成熟的发展阶段。由于这个系统对于计算机网络存在着一定程度的依赖性，因此对于计算机系统的网络通信接口要求标准也相对较高。计算机网络协议需要遵循相应的TCP/IP协议，另外应当确保8080端口处于不被占用的状态，因此这系统的服务器默认形式通信连接端口为8080。

2.2 数据库表的设计原则

1）逻辑结构的设计要点。使用表格的形式进行信息存储处理，主要包含系统管理员的信息表、采购员的采购信息表、供应商的产品信息表、采购清单的信息表、竞标单的信息表与供应单的产品信息表等。

2）物理结构的设计要点。采购管理系统具体使用的数据存储要求为数据库，各个数据选项应当在数据库中进行存取操作，存取的单位是表格，存储区域通常是存储在系统的硬盘内部，系统数据应当满足保密性原则，各个系统用户都需要设置各自的权限，只有达到权限标准的系统用户才可以运用某项具体数据，在系统用户输入相应的用户名时需要进行权限判断处理。

3 采购管理系统的实现分析

3.1 管理员模块实现

选择菜单项中的查看预审核采购订单通知，可以看到当前需要进行审核操作的采购订单通知数目和具体列表，选择各个通知右边位置的查看选项，可以查看到其它的具体通知。

进行采购清单的管理时需要选择菜单项中的汇总分配，可以看到当前需要操作的采购清单列表，这部分采购清单一般是对各种不同产品的具体要求。

进行汇总时系统会将产品根据具体的类型进行分类处理，统计具体的总数量同时显示出来。点选择返回按钮可以返回到之前出现的页面。

点击选择按钮以后系统会相应显示确认的提示性操作，选择确定之后将对应的采购订单分配到相应的采购员。

在汇总分配过程中需要同时操作多个数据表：对于采购清单表实行相应的修改操作处理，状态位置为1，对采购订单表实行添加操作处理，对采购员和产品的对应关系表实行查询处理。

3.2 采购员模块实现

输入系统用户名与密码之后假如通过对应的数据库验证则会跳转到对应的采购员功能页面。选择相应的采购订单菜单，则可以进入到采购订单的页面。系统页面显示系统管理员要求采购员需要的采购订单信息，选择按钮则会相应弹出需要确认的窗口。

3.3 供应商模块实现

供应商模块通常包含了四个方面的实际功能，其分别为查看系统通知、竞标、竞标单管理与订单管理。系统通知一般包含了两个部分，其分别为查看待签订单通知与取消订单通知，查看取消订单通知通常只能够查看由系统管理员取消的采购订单。

4 结束语

企业采购管理系统的目的一般在于利用计算机应用技术来达到各项工作的执行目标，同时需要保持较高程度的灵活性和易操作性。为了可以使采购过程变得更加简洁，有助于企业管理效果的提升，开发应用采购管理系统可以促使企业管理趋向于结构化与模块化发展。对于采购管理系统的本身可以将其应用到大、中、小等各种规模的企业采购部门当中，通过采购管理系统采购员能够方便地进行产品采购，工作人员能够迅速了解自身需要达到的工作目标，系统管理员能够更加科学有效地对产品采购工作实现统计查询操作目的，从而提升企业的实际工作效率。

参考文献

[1]萨师煊，王珊.数据库系统概论（第三版）[M].高等教育出版社，2000.

[2]陈积敏.中小企业联合采购体系研究[D].南京林业大学，2006.

[3]任中方，张华，闰明松，等.MVC模式研究的综述[J].计算机应用研究，2004（10）.

作者简介

谢仕斌（1977-），男，四川西充人，工程师，研究方向：计算机科学与技术。