论文书立卷归档的意义

开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇论文书立卷归档的意义范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！

档案工作中，认真做好文书立卷归档工作，对于文书工作、档案工作以及整个单位工作，都具有十分重要的意义。

文书立卷归档，从广义来讲它是秘书工作的重要组成部分，从狭义来讲它是文书处理工作的重要内容。文书立卷与归档就是将记述和反映单位工作活动的历史面貌，已经办理完毕的文件材料，挑选出有查考、保存价值的部分，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷，根据档案相关规定适时移交给档案部门收存，以便利于管理和查阅。

一、文书立卷归档是文书处理部门的任务

文书工作在工作中，是沟通上下，联系左右的纽带。文书工作的这些作用，是通过及时、准确地处理文件来实现的。文件的收发、分办、催办、拟稿、审核、传递、缮印和将办理完毕的文件立卷归档与文件处理的其它环节紧密联系着的，文件处理完毕组成案卷，既有利于机关秘书部门的及时利用，又便于向档案部门归档。只有把在工作活动中形成和使用处理完毕的各种零散文件材料进行集中、整理、立卷、归档，才算彻底完成文书处理工作任务。

二、文书立卷归档是档案工作的基础

文书立卷归档，是文书处理工作的最后一个环节，也是文件材料转化为档案的一个重要步骤。文件材料是档案的前身和源泉，文书处理部门只有把办理完毕的、具有查考、保存价值的文件材料进行集中、整理、立卷，完成了全部的文书处理任务后，才能使文件材料转化为档案。因此，文书立案归档和档案工作是同一事物的两个不同阶段，相互之间的联系是密切的。文件立卷质量的好坏，文书材料是否及时立卷归档等，关系到档案的质量。档案是否齐全完整，则取决于文书立卷制度是否健全。从这个意义来讲，文书立卷归档是档案工作的基础。

三、文书立卷归档的意义

文书立卷归档的任务，就是将办理完毕的文件材料完整、系统地进行整理、保存，以便随时调用和查考，同时为下一步档案工作的开展创造良好条件。因此，认真做好文书立卷归档工作，对于文书工作、档案工作以及整个单位工作，都具有十分重要的意义。

（一）有利于保持文件之间的历史联系，便于查找利用

单位工作都是按照年度计划、围绕着各单位职能次序发展、交错进行的，文件材料又是随着机关工作职能的实际需要产生的。为了向上级机关请示汇报工作，需要形成请示、报告、总结等文件材料；为了指导下级工作，需要发出决定、通知等文件材料；为了与有关单位联系工作，洽商问题，单位之间也要形成一些来往文书等材料。同时产生的每份文件都是独立的，每份文件都有自己的特定使命和作用。所以，我们不仅需要将具有查考价值的文件材料齐全完整地保存下来，而且需要按照文件材料之间的历史联系，进行整理、立卷，这样才能继续发挥处理完毕文件材料的作用，真实清楚的反映单位活动情况，为日后的查找利用提供方便。

（二）有利于保护文件完整、安全，便于保存和管理

文书立卷归档，很重要的一条就是要求把文件材料集中齐全，保证安全。单份文件存放不仅零散杂乱，给保管造成混乱，而且容易磨损和丢失，如果将零散的单份文件系统地进行整理、编目，组成案卷，进行装订，可以避免文件材料的破损和散失，维护了文件材料的安全，同时立成案卷形成一个基本单位，方便了档案部门的保存和管理。

（三）有利于保密，便于堵塞漏洞

文件材料记录和反映单位工作的机密内容事项，文书立卷归档可以避免机密文件丢失和失密。文件材料在集中时，可以发现是否齐全整齐，如不齐全，便于及时把部门或个人手中保存的机密文件搜集起来，集中统一保管。发现文件丢失可以及时追查，同时在整理立卷过程中，还可以发现造成失泄密的原因，以便进一步健全保密制度，堵塞漏洞。

（四）有利于保持文书工作联系性，便于文件材料向档案转化

秘书部门把办完的文件材料立成案卷，才算是最后完成了文书处理工作，案卷移交给单位档案室后，文件材料结束了在秘书部门的处理和运转过程，进入档案管理阶段。单位各部门每年形成的案卷，是机关档案室保存档案的来源，其中永久性档案，又是档案馆保存档案的来源，档案和文件材料有着渊源关系，立卷前是文件材料，立卷后便成了档案，立卷归档是两者的“结合部”和中间环节。这项工作搞好了，可以加快文件材料向档案的转化，改善档案的源泉，为档案工件的开展奠定基础。

（五）有利于转化信息资料，为领导科学决策服务

文件材料是日常工作活动的真实记录，是推动各项工作发展的重要条件。为了充分利用这部分有价值的历史资料，就必须进行立卷工作。

科学决策是建立在客观依据基础上的。各级党政机关所形成的文件材料，内容丰富、涉及面广，集中了各方面有用的信息资料，这为单位领导实行科学决策、提高工作效率和专业管理水平提供了可靠的依据。有用的信息资料存在于大量的文件材料之中，只有对这些零碎的、分散的文件，进行系统整理、立卷归档，并在这些基础上进行加工、编纂，把静态的文件材料同动态的系统分析和测量结合起来，把定性分析同定量分析结合起来，才能在领导决策中形成的文件材料转化为丰富的信息资料，又重新进入领导决策的活动之中，促进领导决策科学化。所以，文书立卷归档工作不仅可以使文件材料转化为档案，还可以转化为有用的信息产资料。

四、结束语

文书是档案的来源，档案是文书的归宿。所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。文件材料一经秘书部门立卷归档，文件材料就转化为档案，档案部门从此开始了它的一系列工作。

（作者单位：园林管理处）