大处着手,小处着眼
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计划是指向标,正式的计划中,覆盖一个年度甚至几个年度的正式目标,并以书面的形式表现出来,为组织的成员所共享,可以降低工作的模糊性,对需要做的工作达成共识。学校中的图书馆虽然要管理的大部分是书以及借阅图书的学生和老师,但是没有计划,也会使工作出现混乱,效率降低。图书馆的计划该如何做呢？首先,我们先分析一下图书馆每年需要达到的目标是什么,有了目标,计划才有针对性。老师和学生自然是希望图书馆的馆藏量增多,馆内的设施有所改善,而图书馆的高层管理者则是希望学校的领导对图书馆的重视程度有所提高。图书馆的馆藏一般有两个来源,一是购买,此种方式需要学校的拨款,制定相关的计划,每月或者每个季度增添多少本书,经管法各类增添多少都要有详细的计划。二是校友及社会机构的赠与。对于此种方式,需要学校的威望和广泛的社交,并作出相关计划来拉赞助。学生和老师对图书馆的好评在于是否有快速高效的找书措施,是否有贴心完善的基础设施,对于这一点,可以将图书馆的书纳入电脑系统,通过电脑系统查找书的位置,并且在图书馆提供饮用水等贴心的服务,这也需要计划和缜密的思维。学校领导对图书馆的关注,来源于学生和老师的投诉反映以及书面评价,对次可以制定问卷调查的计划,是同学和老师的不满或者意见先收集回来,对症下药进行改革,这样可以赢得领导的正面重视而非反面重视。计划的制定可以涉及方方面面,但是图书馆的管理者或者决策者一定要有计划的意识。
组织是基本架构,组织内部对工作的基本安排是否妥当会直接关乎组织的效益。组织结构涉及三方面的关键要素。第一是工作的专门化。在图书馆的管理中,我们需要专业化的分工,有的人心思细腻,适合做书籍的整理;有的人耐心十足,适合对书籍进行分类编排;有的人头脑清晰,适合做书籍的清点;有的人电脑技术高超,适合图书馆的监控;有的人记忆超群,适合做借书还书工作。各种不同的性格适合不同的工作,作为管理者应该有伯乐之心,使其各尽所能。第二是部门化。部门化可以使责任明确,办事效率提高,目前最流行的顾客部门化和跨职能团队两种趋势都和很适合图书馆的管理,顾客部门化衍生到图书馆管理的领域就是将老师,学生和校外人士三者分流借阅图书,这样可以缓解书目紧张和需求旺盛的矛盾。而跨职能团队则是用不同职能特长的个人来组成工作团队,这种方式适用于对图书的购买中,图书的选择需要各种专业的人才进行筛选,跨职能团队可以使选出的图书更全面更实用。第三是指挥链。指挥链是从组织高层延伸到基层的一条职权线,它可以明确对谁负责和向谁请示的问题。图书馆的管理也需要通畅便捷的指挥链,在图书馆的工作中会遇到很多突发状况,例如书被盗窃但监控未发现的问题,外来不明身份的人冒名进入图书馆的问题,各种突发事件除了需要工作人员的应变能力,还需要一个快速有效的指挥链。组织是因为有序才可以高效,所以明确组织的结构,并很好的利用关键因素,可以提高图书馆管理的效率。
资源是填充物,没有人力资源作为后盾,管理是没有内涵的。人力资源需要提升,我们常常进行员工培训,员工的绩效管理,薪酬和福利来提升人力资源的质量。图书馆的管理也需要注重人力资源,员工培训是最基础的第一步,对图书馆的员工在职培训,通过课堂讲座,职位轮换,使得员工拥有各个岗位综合能力,在专业化分工的基础上,又可担当多个职务,这种方法可以降低员工请假或突然离职带来的效益降低的风险。员工的绩效管理,是提高员工积极性的第二步,评分或者他评的方式,在图书馆内建立老师学生和其他同事对员工的评分系统,使得员工的积极性提高。酬薪和福利是发挥员工最大潜力的第三步,较好的福利使得员工无后顾之忧,专心工作,而浮动酬薪在保证基本工资的情况下,对表现突出的员工进行奖励,可以激发员工的工作热情,从而使图书馆的效率更高。所以对人力资源的提升是十分必要的。
小处着眼,就是在细节上的修饰和完善。细节除了需要一个思维缜密的领导,还需要一个有深厚感情的团体。在图书馆的管理中,除了管理一堆繁杂的书目,还需要处理好员工之间的人际关系,加强员工们之间的信赖和团结,一个具有深厚感情基础的团体,才可以发挥最大的效力。对于员工感情的加深,一是在工作时间,一个工作岗位配备的人员过多,会造成人员的冗杂,所以在工作时间加强关系只能靠员工自己的相互帮助下建立友情,图书馆的管理者是不好介入的。二则是业余时间,这是管理者发挥重大作用的地方,在周末员工不上班的时候,管理者搞一下图书馆的联谊,比如野餐,旅游等等,有家庭的员工参与度可能会小一些,但是可以允许家属参与活动,这样就解决了员工在家庭和同事之间难以权衡的问题。加强同事间的关系,并非一日之功,需要管理者长久的努力,在图书馆这种比较安逸的环境中,给员工们创造些轻松的娱乐项目,除了加强团队的默契,还有凝聚力的提升。所以在团体力量上小处着眼,也是正道。
图书馆的管理是需要管理者大处着手,小处着眼,将管理学的理论应用到图书馆中,将企业的管理办法引进学校,提高校园图书馆的效率,才是图书馆管理者的最大成就,为了实现这事业目标,我们必须做到大处着手,小处着眼。