Excel财务管理应用研究

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excel是现代财会人员手中的电子算盘，是日常财会工作中应用最多的数据分析工具。但是广大财会人员对Excel的应用水平大多处于初级阶段，而且在Excel应用中存在很多误区。根据笔者在会计师、注册会计师和高级会计师全国统一考试辅导时问卷调查得出的结果，一共发放问卷360份，回收有效问卷326份。根据调查Excel主要功能使用情况，运用FREQUENCE函数，以Excel功能使用频率为分段点，得出Excel功能使用频率表，见表1。根据Excel功能使用频率表，生成功能使用图，见图1。通过上述财会人员Excel功能使用频率图可以看出，差不多75%的财会人员只使用不到20%的功能。并且可以看出，大多数财会人员应用的都是Excel最基本的功能，或者说不需要特别的学习就能够使用的功能。但是很多财会人员忽略了一个基本事实，那就是解决同一个问题的方法往往有很多种，有的方法很简单，但是在使用的时候会浪费大量的时间。有的方法虽然需要学习，开始的时候可能觉得比较复杂，可是一旦掌握了这些经过学习之后才能掌握的方法，在后面的工作中就会节省大量的时间。

一、Excel在财会中应用存在的问题

（一）工作簿设置不合理 Excel是一个以工作簿作为存储文件的电子表格软件，由于财会人员在手工工作环境下的会计凭证、各种账簿和各种报表等均是以表格的形式展现的，所以广大财会人员对Excel比较亲切，使得Excel在财会工作中使用的频率比较高。但是Excel毕竟是电子表格软件，不是一页页的纸张，工作簿是由若干张工作表组成的一个簿记，同一个工作簿中的各工作表可以相关关联，形成一个整体，实现数据共享。可是在现实的财会工作中，财会人员运用Excel工作簿存在着两个极端的误区，要么忘记了Excel工作簿可以包含多张工作表，只把Excel当作一张纸来使用，往往只用一张工作表；要么把相关或不相关的工作表都放在一个工作簿里，导致一个工作簿文件很大。忘记了Excel是以工作簿作为存储单元的，或者不知道Excel文件在使用时是把整个工作簿的数据放入内存中，如果工作簿包含的工作表特别多，工作簿文件很大，这将占用非常多的系统资源，结果造成一次简单的操作就要花费很长的时间，大大降低了工作效率。

（二）工作表运用不科学 许多财会人员缺少数据库的概念，把Excel工作表当成一个装数据的筐，不管什么数据类型都往里面装。还有的不懂数据共享的原理，每张工作表各不相关，没有办法进行数据筛选和排序等操作。比如，一个公司有23种产品，公司的具体负责产品管理的财会人员就在一个工作簿中设置了23张工作表，每种产品一张工作表，结果在输入产品数据的时候要经常在23张表之间切换，还常常出错，整天忙得焦头烂额。

（三）数据输入、处理和输出区域不明晰 Excel是数据分析的工具。而数据分析包括数据的输入、数据的处理和数据的输出三个密不可分又有界限分明的环节。可是财会人员在应用Excel的过程中，很多财会人员没有认识到数据分析三个环节的关系，往往在数据输入的工作表按数据输出的格式进行合并单元格等设置，结果导致数据处理工具无法正常使用，只能用简单的函数在一个工作表中完成数据输入，数据处理和数据输出工作。这种数据输入、处理和输出区域不明晰问题，导致Excel应用水平的下降，把Excel工作表当成了一张纸来使用，先划表格，再在其中输入数据，最后通过自动求和等简单的函数进行数据处理，降低了Excel的使用效率。

（四）宏与VBA应用不到位 在财会工作中有很多重复的操作，对于这些重复进行的操作，如果能够事先想好操作的步骤，录制成宏，以后在使用的时候只要运行宏就可以快速地完成数据处理工作，而不用每一次都重复单调的鼠标操作过程。如果能够理解宏和语法结构，会用VBA修改已经录制的宏，就可以与计算机对话，不仅可以重复已经进行的操作，还可以改变操作过程，实现分支或循环过程，以满足工作智能化的需要。可是很多财会人员对宏一无所知，结果每次都辛苦地进行重复的操作，把大好的时光浪费在鼠标的重复点击中。

（五）模拟手工处理多，体现信息技术特点少 财会人员应用Excel存在的诸多问题，其根源在于很多财会人员没有信息技术的思想，在Excel电子表格中的操作是模拟手工来进行的，很多财会人员没有树立数据库的思想，没有数据结构的概念，没有数据共享的知识。很多财会人员不知道可以把工作中经常需要输入的内容自定义为序列，也不知道运用数据有效性可以进行序列选择输入，更不知道可以把数据处理中经常调用的数据或工作表区域定义为名称，然后就可以在数据处理中进行名称引用。

二、Excel财务管理应用对策

（一）加强财会人员Excel知识培训 财会人员继续教育除了学习一些财经法规和新的会计准则外，还应该从财会工作的特点出发，进行Excel在财会中应用知识的培训。使财会人员树立信息化的思想，掌握Excel的技术特点，从数据输入、数据处理和数据输出等环节全面学习Excel知识。提高财会人员应用Excel进行财会数据处理的能力。（1）在数据输入方面。应该树立数据结构和数据库的概念，理解字段和记录，并熟悉数值型、文本型、日期型等常用的数据类型。能够根据工作的实际需要设计工作表的数据结构，确定需要哪些列，每一列都是什么数据类型。进而根据需要输入数据的特点从准确、高效的要求出发，合理确定数据的输入方法。如果所有输入的每一条记录的某个字段均有不同的内容，不能事先确定输入的各单元格的内容，则可以使用记录单来输入和管理每条记录的各字段的数据。运用记录单来输入和管理数据，能够避免直接在工作表中的单元格中输入数据而产生的差错，并且可以减轻大量输入数据带来的疲劳，减轻输入数据的劳动强度，提高数据输入的准确性和工作效率。如果每一条记录的某些字段有确定的输入内容，则可以事先按数据共享的原理把常用的输入项目（比如部门、客户、供应商、材料、产品等），在工作簿中的一个工作表中进行初始设置，并且为便于在整个工作簿中各工作表之间的引用，可以把这些常用的输入项目定义为名称，然后通过数据有效性进行下拉菜单式的序列输入可以提高输入效率和准确性。如果懂得VBA编程和宏的使用，可以专门在一个工作表中设计输入界面，也可以设计成窗体，这样输入数据会更方便。另外，对于财会工作中经常需要输入的内容，可以分类自定义为序列，然后在需要的时候就可以通过拖动鼠标进行序列输入，可以提高输入数据的效率和准确性。另外，在数据输入方面要特别注意数据的共享性，如果已经有现成的数据，包括Excel工作表数据，其他数据库数据，或知道网上可以找到相应的表格数据。则可以通过Excel导入外部数据或新建Web查询功能直接引入现有的数据，避免不必要的重复输入数据，不仅能够大大减轻财会人员的劳动强度，而且也避免了数据重复输入出现差错的可能性，有利于提高数据的准确性，提高数据处理效率。（2）在数据处理方面。根据所处理数据之间的关系和数据处理要求，尽可能使用公式或函数。提高运用Excel处理财会数据的能力，首当其冲的就是运用好公式或函数。实际上Excel中的大量函数就是软件公司事先设置好的公式，只要按规则给出相应函数的自变量，就可以方便、快捷地得到数据处理的结果。Excel的函数有300多个，财会工作中常用的有50个左右，而且这些函数有的可以自身嵌套，有的还可以把其他函数作为其参数使用。只要掌握了常用函数的使用方法，就可以提高财会人员的数据处理能力。在数据处理方面除了公式和函数的应用之外，如果能够学会单变量求解、方案、公式审核、规划求解等工具的使用方法，并且掌握排序、筛选（包括自动筛选和高级筛选）、分类汇总、模拟运算表、数据透视表等数据处理方法，则能够使财会人员的数据处理能力提高到一个更高的水平。（3）在数据输出方面。根据数据输出的需要确定信息输出的类型，是屏幕显示输出，打印输出。并利用技术手段有效地设置相应的输出格式，比如需要在每页的顶端打印标题，打印表格的背景图案等。

（二）运用系统思想设置工作簿 系统是由若干相互关联的部分构成的有机整体。在财会工作中应用Excel也必须树立系统思想，要根据需要设置工作簿。一般应将具有相关性的具有同质性工作表放在同一个工作簿中，以便于各工作表中的数据引用，实现数据共享。虽然不同工作簿之间的数据也可以通过超级链接相互引用，但是由于Excel是把整个工作簿作为数据处理对象的，同时打开多个工作簿会占用更多的系统资源，如果文件比较大会使运行速度变慢。所以，设置工作簿时必须考虑工作表间数据的引用关系，把需要引用数据的工作表放在同一个工作簿中符合系统思想的要求。

（三）优化工作表的数据结构与功能区域 没有数据库概念和数据结构知识的财会人员，在使用Excel工作表时往往只把工作表当成一张纸质的表格那样使用。往往像在纸上画表格一样，在工作表中通过合并单元格等操作画出类似纸质格式的表格，然后在其中输入数据，并通过设置四则运算公式或用SUM等简单函数进行计算。这就是目前大多数财务人员运用Excel工作表的方法。实质上这样应用Excel没有发挥出电子表格的作用，应该树立数据库的概念，根据数据的结构正确设置工作表，分清数据输入、数据存储、数据处理和数据输出功能，通过不同的工作表或不同的区域来实现不同的功能。首先，对于输入数据的工作表，应该根据需要输入数据的特点选择有利于提高输入效率和准确性的数据输入方式，对于需要重复输入的数据，可以通过预先在一个工作表区域中定义名称，然后就可以在不同的工作表中进行引用，并可能通过使用数据有效性形成下拉列表的序列输入。这样可以提高数据输入效率。如果各个字段输入的各记录的数据都不同，但输入的数据量比较大，为了提高数据输入的准确性，减轻财会人员由于长时间直接在工作表的单元格中输入数据引发的疲劳，建议使用数据菜单下的记录单功能输入和管理数据。另外，如果对输入的数据有验证准确性的要求，并且需要下拉列表方式输入某些字段的数据，可以专门在一个工作表中设计一个输入表，就像输入记账凭证一样，然后通过保存数据的宏命令把输入数据表中的数据存储到另外的数据库表中。其次，作为存储数据并需要进行数据处理的工作表，最好保持原始表格样式，以工作表标签作为数据库的标识，不要在第一行合并单元格输入表格的标题，也不要有合并单元格等可能影响正确进行数据处理的操作，这样形成简单的行列结构的数据库，有利于对数据库表中的数据进行排序、筛选、分类汇总、数据透视等数据处理。另外按管理要求进行数据处理，最好能够用专门的工作表调用数据库表的数据进行数据处理，而保持原数据库表的数据不变，以免由于误操作或因数据处理后破坏原有的数据，造成数据混乱和损失。最后，作为数据处理结果需要输出数据的工作表，可以按输出数据表格的格式要求通过合并单元格等操作进行格式设置，然后运用函数或链接的方式引用数据处理结果，并输出。

（四）提高Excel应用的智能化程度 在财会工作中，很多操作都具有重复性，对于这些重复性的操作，如果能够录制宏，然后在以后的操作过程中运行宏，可以提高财会人员的工作效率，并减少由于误操作而造成数据处理差错的可能性。一般没有接触过宏的财会人员以为宏很复杂，或者根本不知道有宏的存在。实际上只要财会人员懂得录制宏的知识，并会运行宏，如果可能的话再掌握一些修改宏的知识，可以大幅度提高财会工作效率。

参考文献：

［1］张瑞君：《计算机财务管理》，中国人民大学出版社2007年版。

［2］樊斌、赵志坚：《会计信息化基础――Excel高级应用》，人民邮电出版社2008年版。