高校教工体检档案管理探讨

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摘要：针对高校教工体检档案管理存在的诸多问题，分析造成影响的各类因素，提出了促进体检档案管理规范化、科学化的几点建议，以期更好地为广大教工的健康需求服务。

关键词：高校教工；体检档案；管理和建议

近年来，随着高校高速发展，教师随着教学、科研、管理及社会责任的增加，工作压力越来越大，心理负担越来越重。工作时间过长、睡眠不足、缺乏运动锻炼等危害健康的行为在高校教师中亦十分普遍。健康问题在教职工队伍建设中表现突出，也引起教育主管部门的高度重视和关注。加强高校教职工医疗保健工作，定期体检，建立体检电子档案，针对其健康状况进行动态跟踪，提供连续、综合、有效的健康服务，已成为高校教师预防、控制疾病的重要手段。体检档案是记录健康状况的系统化档案资料，包括个人基本资料、体检项目记录、异常所见、体检结论及医生指导意见等记录。我校领导及校医院领导很重视教工体检，每年都对1100多名教工进行体检，各项检查指标均正常者只有100多人，其余均患有1种以上疾病。从我校近三年教工体检统计情况可以看出，男性患病率高于女性，且慢性非传染性疾病发病率呈增加趋势。尽管学校已经建立了教工体检电子档案，为疾病的预防和控制提供了有力依据，但管理中仍存在许多问题，如管理不规范、管理方式混乱，管理制度和办法缺乏等，给医疗保健工作带来不便。我院领导应认识到教工体检档案管理的重要性，及时完善教工体检档案管理，以适应现代化的医疗管理需要。

一、高校教工体检档案管理中存在的问题

1.体检档案资料不齐全

体检档案资料不齐全是体检档案管理中存在的较为普遍的问题，我校教工体检资料完成情况不好，存在不全、不规范。每一个教工档案至少有一项没有，见表1、图1。主要原因如下：①高校教师教学任务重，科研工作忙。而高校的体检往往是每年在规定的时间内统一进行，部分教师由于缺乏时间而不能按时参加体检。②部分教师由于忽视自己的身体健康状况，缺乏对体检的重视，而放弃体检。③部分教师只重视血液生化、B超、心电图等实验室检查，而拒绝身高、体重、心肺听诊等基本体格检查项目，导致档案资料的不完整。④缺乏相应的诊断告知和建议。从我校近三年教工体检数据统计可以看出，在职教工每年参加体检人数比例比退休人员低，男教工参加体检人数比例比女教工低，且呈上升趋势，见表2所示。

对体检项目认识偏颇，导致整理体检档案资料不完整。从我校近三年教工体检状况可以看出（表3），高校教职工对乙肝、脂肪肝、高脂血症、高血压、老年性白内障、糖尿病、冠心病、胆结石症等体检比较重视，忽视其它体检。体检结论没有针对不同的疾病及某种病的不同程度进行具体分析，并提出相应合理建议指导教师疾病的预防和治疗。

2.体检档案缺乏连续性

完整的体检档案既包括当时体检的原始资料，还应包括后续复诊的跟踪原始资料。高校教职工脂肪肝、高脂血症、高血压、心律失常、糖尿病、冠心病、胆结石症等慢性非传染性病检出普遍比较高，这些慢性疾病患者，应定期到指定医院复诊相关指标。部分教工由于对医学常识的不了解，不明确其危害性，忽视复查复诊。有的即使进行了复查复诊，后续复查的如血压、血脂、血糖、心电图、化验、B超等零散资料，医护人员往往会忽视登记，平均登记率不到10%。导致体检档案缺乏后续资料，没有连续性。这种情况容易影响对复诊病人综合的动态分析，而延误病情。

3.管理人员相对缺乏，体检档案管理混乱

教工体检档案工作归属保健科管理，而保健科专职人员有限。体检资料整理人员往往是各科室临时分派，非固定人员。且资料的整理既没有统一格式要求，也没有制度规范，体检档案管理混乱，缺乏统一性、完整性、准确性。

4.原始资料管理不当

体检后的原始资料，如化验结果、特检报告、B超报告等，往往在录入计算机后，全部退还给教师本人管理。医院保健科只留取电子档案。计算机病毒、黑客的入侵或操作失误等问题会导致电子档案的丢失。一旦医生需要查看病人原始资料，就比较困难。

5.体检档案的管理保密意识不足

健康体检档案中所涉及的各项检查结果、有关数据均属教工个人隐私，属于教工隐私权，必须保密。而在健康体检档案的管理具体工作中，因为档案管理员或档案使用者保护隐私意识不强，忽视了对体检档案的隐私保护，会不同程度地损害体检者如肺结核、乙肝大三阳、小三阳等教职工的权益，让当事人在工作、日常生活中受到“歧视”，使当事者精神受到伤害，并造成工作或生活的不便。

二、相关建议

1.明确体检档案管理的重要性

体检档案是以教师个人健康为核心，医疗卫生机构为教师提供医疗卫生服务过程中的规范记录，是涵盖各种健康相关因素的系统化文件记录，也是医疗卫生机构为教师提供高质量医疗卫生服务的有效工具。建立体检档案的目的是医疗卫生机构为教师提供高质量医疗卫生服务的有效载体；对全校教师的健康状况开展评价，掌握高校内多发病、常见病、慢性病等动态变化，以便有针对性地开展健康教育、医疗、预防、保健和康复等服务。随着高校教师健康体检工作的常规化，体检档案管理工作的重要性也越来越突出。医院领导应从思想上重视档案管理工作，给予大力的关心和支持。适时建立健康档案，妥善保管，以便客观、真实、全方位了解教师健康演变过程，对疾病做到早发现、早诊断、早治疗。要让体检档案不是一叠被隔离在柜子里长期储存起来的资料，而是一份保管简便，查找方便，能充分体现其使用价值的活资料。

2.完善教工体检档案资料

完整真实的体检档案是临床医生做出正确诊断的基础，漏查项目会导致健康资料残缺不全，影响结果的综合分析。完善教工体检档案，应主要做到以下几点：①提高教师体检率。组织健康教育宣传活动，普及推广健康教育知识，提高教工对体检重要性的认识。定期键康体检可早期发现身体无主观症状的潜在疾病，以达到早发现、早诊断、早治疗的目的。通过健康体检异常指标的分析，了解引起疾病隐患的相关因素，规范人群的传染病、遗传病，保证正常工作和生活质量的重要手段。②严格执行各项操作规程。从教工基本信息、既往史、家族史等的填写，到血液的采集，血液化验结果的收集和分类，各脏器病灶的大小、形态的描述，再到检查报告，体检结果的对比分析和建议，档案管理人员要认真核对，对好档案号装入教工体检档案袋。整理过程中，档案管理人员要注意查看该年度的体检项目是否有遗漏，对于记录不完整的体检资料，或者没有按工作流程归档的资料，可拒绝收回，通知补检。③原始体检档案和电子档案必需集中管理，同时列入病案管理体系。④需要复查复诊的教工借出档案时，先到保健科办理借档手续，提取体检档案再去就医，用毕交回保健科。同时，保健科应将教工复诊的所有资料及时登记，并存入教工体检档案中。

3.建立跟踪服务制度

对教工体检结果进行对比分析、动态比较，评定教工健康状况，为教工提供有针对性和连续性的追踪服务。医生要善于观察，勤于记录，管理人员要随时登记这些资料。针对教工体检出现的普遍性问题或疾病隐患，定期通知教工去指定医院进行复查，及早治疗。进行健康教育，指导教工健康饮食，戒烟限酒，加强体育锻炼，保持良好生活方式。劳逸结合，保持良好的心态，改善综合健康指数。通过后续追踪服务，可以避免很多疾病的发生、发展，使教工体检真正成为预防疾病的重要手段。

4.完善教工体检档案管理制度

①体检档案的管理，参照病案管理的基本要求，制定相应的管理规范、报告和要求，逐步完善其书写格式和内容，提高教工体检档案管理水平，使教工体检档案管理逐步成为病案管理工作的重要组成部分。②建立短信发送平台和电子邮件发送平台，根据体检档案的统计分析、体检档案资料，及时告知教工体检结果。③制订健康促进计划方案、预测健康走向，制定并实施健康监测与健康追踪等服务体系。④组织专门人员整理资料，按要求归档。

5.建立教工体检档案的质量监控系统

只有建立教工体检档案的质量监控，才能使其管理的规范化和制度化，才能保证教工的利益，才能真正为医院的医疗提供有价值的资料和数据。具体如下：①确定主要负责质量监控人，对保健科实行定期考核和抽查；②建立体检各环节的质量监控系统，落实到人；③要逐步建立不同类别的体检档案书写、报告规范，以保证不同类别的评估和资料的编号和分类相对科学；④逐步完善电子档案管理模式，更方便、准确、简单管理档案，有利于质量监控的操作和管理。

6.加强体检档案管理的保密工作

随着体检档案开发利用工作的日益增强，体检者的隐私保护应成为重要内容之一。①强化职业道德建设和保密意识，使档案管理人员认识自己的岗位职责。②建立档案保密制度，规范管理。通过业务技能、专业知识的继续教育，及时更新和拓宽档案管理人员的知识面，增强及时解决问题的能力，把保密隐患消灭在萌芽状况，确保体检档案的安全。③制定岗位责任制，实行工作责任细化，使各项工作责任到岗、责任到人，切实提高工作效能。体检档案中的文字资料输入计算机应加密，设专人管理，不能暴露个人隐私。任何人不得查阅他人的体检结果；体检报告单必须由本人或家属领取，其他人不得代领。

对体检档案实施管理，使教工体检档案得到及时、正确、规范、连续、保密的处理。能动态地对教师个人或教师人群的危险因素与健康状态进行全面检测、分析、评估、预防和干预。随着医院管理者及病案管理人员对体检工作的认识加强，各项档案管理制度的健全，高校教工体检档案管理工作将会有较大的提高。

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