谈如何做好档案的保密工作

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摘要：档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。特别是市场经济管理中，管好用好档案，对资源开发起着重要作用。针对一些问题，结合本人工作实践谈几点体会。

关键词：档案管理； 保密； 利用； 制度； 措施； 关系

一、要意识到档案保密工作的重要性

档案信息是党和国家的宝贵财富,是企事业单位的无形资产,重视档案管理工作,有效维护档案资料的完整性、保密性,是确保档案信息资源不流失的根本措施.大量的工作实践使我们体会到,在推进档案基础工作规范化、标准化管理的进程中,不断加强宏观指导,努力提高从业人员的认识,切实做好档案管理过程中的保密工作尤为重要.

二、要把握和处理好制度与措施的关系

建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等，规定不同的审批手续，做到档案利用工作有章可循。与此同时，按照中央相关法律法规，对收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，建立相关工作措施。为保证各项制度和各项措施的落实，建立了由主要领导同志任组长的保密工作领导小组，定期监督检查。由于有多项制度和措施保证了档案保密与利用有章可循、有条不紊实施，收到较好的实效。

三、要把握和处理好的转化关系

在思想认识上，一成不变地看待档案的性，无视性的时效和范围是不对的。而缺乏保密观念，对档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。档案工作者必须对档案进行科学管理，及时区分保密期限，掌握“死”与“活”。严格划清活密与死密的界限，确定哪些档案可开发利用；哪些在一定范围内利用；哪些还不能提供利用。使死档案复活，最大限度地开放利用。

四、要把握和处理软件与硬件的关系

根据档案保密管理的要求，设立了专门的档案库房，与办公室分开，配备温湿度机、去湿机和粉碎机等专用设备。与此同时，广泛开展宣传教育，特别是对人员、管理部门工作人员、新进和调离重要岗位的工作人员进行档案保密和利用教育。要求全体工作人员，对不该知道的秘密不问、不看、不记；不在通信中涉及国家秘密；不与亲属、朋友等无关人员及在公开场合谈论秘密；不向外泄露领导同志的地址、电话及行踪；不向外泄露尚未公布的突发事件；不隐瞒泄密事件。

五、要把握好纸质档案和电子档案的关系

纸质档案作为传统档案，是做好档案保密与利用工作的基础部分。这个基础必须夯实。作为档案工作者对所保管的档案务必做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密，为开发利用档案信息资源作贡献。同时，随着科学技术的发展，电子档案异军突起，已与纸质档案并驾齐驱。做好电子档案的保密和开发利用工作，应对高科技的挑战，已是当务之急。凡网络一定要与互联网实行物理隔离；定期进行网上信息检查，确保信息不上网。笔者以本单位工作实际为例，在内外网密级文件管理上，按规定做到专机专用，使计算机不联网、文件不上网、上网文件不，内网上的各类信息资料不转载到外网上或其他公共网，也不在与非计算机之间互用。移动盘不上联网计算机，硬盘带数据的变旧电脑须统一处理等。由于妥善处理两种不同功能的档案关系，使档案的保密利用工作，取得较好的收效。

六、进一步做好档案开放中的保密工作

(1)做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:一是初审,档案馆工作人员根据标准,对开放期限内的档案逐件进行审查,初步判定开放与控制使用范围;二是中审,由具有较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍;三是终审,由有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准档案的开放与否。

(2)做好档案的解密工作。保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值,为此我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理,这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案,要开放,必须先进行划密解密,把未解密的列入控制使用的范围。过去,许多档案馆,对其所保管的注有密级的档案,没有定期解密,影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作,应当遵循保密法的有关规定,即:“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的,原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”这也就是说,解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

(3)做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作,即: ①提高开放档案案卷的内在质量,利用原有基础,进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求; ②建立健全档号,要适应开放后检索与管理的要求;③ 编制检索工具,一是基础性检索工具,如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具,如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具,如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等,使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主,以基础性检索工具为辅,以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系,实现检索途径的多元化; ④准备好副本,对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,搞好档案副本。

七、档案管理人员的职责

档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，促进档案工作持续稳定发展。同时，要加强对现有档案人员的继续教育。

1、根据国家和本校档案工作的法规和制度，拟定档案工作的各项管理制度，并在实际中贯彻执行；

2、坚持文书部门立卷归档制度，指导、监督、协助各部门文书立卷人员做好文件材料的收集、整理和归档工作；

3、对接收入库的档案进行分类、整理、编目上架并编制检索工具，为学校教学管理工作及社会提供档案信息服务。做好档案的借阅记、利用效果的登记及统计工作；

4、做好入库档案保密和“六防”（防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防高低温）以维护档案安全。定期对全宗档案进行检查，发现问题及时解决；

5、负责对校内各单位（部门）档案员的业务培训；

6、做好保管期已满的档案的鉴定，销毁不需保存的档案。按照有关规定，定期向档案馆移交永久、长期保存的档案，并办好交接手续。

7、积极主动开展档案的利用工作，收集、整理、保管与本机关档案有关的内部书刊资料，配合档案提供作用，为机关各项工作服务。

8、严格按《档案法》、《保密法》及有关制度办事，主动向市国土资源局档案部门、同级档案部门、保密部门反映情况，接受其指导监督。■

参考文献

[1]李激 档案的保密工作要处理好五方面的关系 ;中国管理信息化 2011―05

[2]刘艳；如何做好档案保密工作的探讨 吉林商业高等专科学校学报 2006-12

[3]左秀珍；试论档案工作中的保密；北京档案；1999-02