浅析中小企业应收账款管理的内部控制

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【摘 要】中小企业要想在激烈竞争的市场经济条件下生存谋发展，不仅要把产品销售出去，而更重要的是把货款及时收回来，以保证中小企业资金的正常周转。因此，中小企业管理好应收账款，提高资金的使用效率，事关中小企业的生存与发展。本文旨在分析中小企业在应收账款管理中存在主要问题的基础上，有针对性地提出完善中小企业管理应收账款的内部控制措施。

【关键词】中小企业；应收账款；管理；内部控制

一、中小企业应收账款管理中存在的主要问题

1.整体管理水平不高。一些中小企业的高层领导，由于管理水平不高、管理理念落后，往往采取经验管理模式对应收账款进行管理，而不是采用现代的管理技术、管理方法对应收账款进行管理。

2.产品缺乏核竞争力，只好通过放宽信用条件来扩大销售。多数中小企业由于受资金的限制，机器设备陈旧、技术水平落后，其生产的产品科技含量低、质量不高，缺乏核心的竞争力。为了扩大销售、占领市场，企业只好通过降低信用条件来吸引顾客。这样势必形成大量的应收账款，形成较大的财务风险销售。

3.应收账款内部控制制度不健全，造成应收账款余额年年攀升。一些中小企业应收账款内部控制制度薄弱，在销售人员的业绩考核上，只考核了销售收入，未将应收账款的的回收纳入考核体系，致使应收账款余额年年攀升；对于逾期的应收账款，也没有采取切实可行的催收措施，以致于大量资金不能回笼；还有一些中小企业在赊销业务的谈判中，没有吸收技术、财务、法律等专业人员的参与，致使合同条款订立不严谨，这就给应收账款的清收和处理带来了困难，形成悬而未决的逾期应收账款。

4.应收账款管理流于形式，执行、监督不力，账龄老化。在客户资质评价上，一些中小企业的信用调查人员没有采取谨慎认真的态度，所调查的信息不全面，有的甚至不真实，且长期没有进行更新，造成对客户的偿债能力估计过高，给予客户的赊销额度大大超过了该客户的承受能力，至使债权人在约定的时间内不能按期收回货款。

二、完善中小企业应收账款内部控制的措施

应收账款的实质是企业为取得利润而进行的一种特殊投资，既然是投资，应收账款存在风险是不可避免的。应收账款内部控制的目标是将应收账款的风险降低到尽可能低的程度。针对这一目标和中小企业应收账款管理中存在的主要问题，中小企业必须对应收账款进行事前、事中和事后的全过程内部控制，以加速应收账款的回笼，降低应收账款的成本，实现企业利润最大化。

（一）中小企业应收账款的事前控制

1.客户信用管理

（1）设立专门的信用管理部门，对赊销业务进行管理。企业信用管理是一项专业性、技术性和综合性较强的工作，因此，中小企业应当设立信用管理职能部门来组织管理应收账款。信用管理职能部门应对拟赊销客户进行深入、细致的资信调查工作，收集客户的经营情况、财务状况、注册资金和信誉等信用资料，建立客户信用档案或者数据库；定期对客户的资信情况进行评估，企业应根据信用评定的结果，就不同的客户明确其信用额度、信用期、折扣标准，选择信用评估等级高的客户开展赊销业务。

（2）认真分析企业承受财务风险能力，确定企业应收账款的规模。这可从周期规模和总体两个方面来设定。企业将应收账款总体规模分解到每一个生产经营周期内，形成每一周期的具体规模，有了应收账款的每一周期具体规模，可以避免应收账款集中产生；设置应收账款总体规模，可以避免企业因外部经营环境恶化而对企业造成经营危机。

（3）建立健全赊销业务的授权制度和审核批准制度。授权制度是指企业在处理经济业务时，必须经过授权批准的部门和人员方可以办理该业务，未经授权的任何部门和人员都不能办理该业务。企业授予客户的信用额度，只有在企业主管领导审批后才允许执行。各部门严格按规定的权限和程序办理赊销业务。

2.完善销售业务内部分工，明确岗位职责，责任落实到位

管理好应收账款管理是一项系统工作。根据《企业内部控制应用指引第9号—销售业务》之规定，企业应建立岗位责任制，健全合同洽谈、配货、发货、开票、出门、收款等业务的一系列管理制度，在管理制度中要明确各岗位职责和业务操作流程。销售与收款的业务的不相容岗位的业务应当由不同部门的人员完成，确保不相容岗位相互分离，以便各部门间相互制约、相互监督。

3.建立应收账款坏账准备制度，防范财务风险

根据《企业会计制度》、《企业会计准则第22号——金融工具的确认与计量》第四十二条之规定，执行《企业会计制度》或《企业会计准则》的中小企业应当制定计提坏账准备的政策，明确计提坏账的范围、提取方法和提取比例等事项。根据《小企业会计准则》第六条、第十条之规定，执行《小企业会计准则》的小型企业是不能计提坏账准备。

4.提高产品核心竞争力，减少应收账款的发生

中小企业通过增加企业产品的品种，提高产品的质量，增加产品的科技含量，提高产品核心竞争力，尽可能减少赊销业务，尽量压缩应收账款发生的额度与频率，降低经营风险。

（二）中小企业应收账款的事中控制

1.加强合同管理，规范经营行为

中小企业签订赊销合同必须按规定程序办理。

（1）在销售合同订立前，应授权专门人员就信用政策、标的物的数量、价格、质量及交货期、交货地点、结算方式、违约责任等具体事项与客户进行谈判，金额重大的销售业务谈判还应当吸收技术、财务、法律等专业人员参与，并形成完整的书面记录。

（2）企业组织有关人员认真开展合同评审工作。对客户欲购标的物数量、价格、质量、交货期、交货地点、付款方式及违约责任进行严格审查，决定是否接受订单，并建立客户信息档案。最后由企业法律顾问对合同的条款加以确认，明确双方的权利和义务，防止合同条款约定不清，违约责任不明确。

（3）授权有关人员与客户签订销售合同。销售合同草案经审核批准后，企业应当授权有关人员与客户签订正式销售合同。未经授权，任何人不得随意签订销售合同。

（4）在签订合同后，合同正本由销售部门专人保管，财务部门应备有复印件，以监督合同的执行。相关部门要定期检查合同的执行情况，加强合同管理。

2.加强销售业务处理过程的管理

对销售、发货、结算、收款等关键环节的管理，是应收账款控制的关键所在。

（1）组织销售。企业销售部门应当根据批准的销售合同向发货部门下达销售通知单、向财会部门下达销售发票通知单，财会部门审核无误后，根据销售发票通知单向客户开具销售发票。

（2）组织发货。企业发货部门应当对销售发货单进行审核，严格按照销售通知单所列的发货品种、规格、数量、时间、方式组织发货，并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制。

（3）货款结算。发货后，根据提货单等及时向客户开具发票，办理货款结算。

（4）组织收款。客户送交的货款，由授权批准的财务人员及时收取、开具收据，并进行账务处理。对于收到的银行承兑汇票及时办理查询，以确保银行承兑汇票的真实性和有效性。

3.加强销售与收款业务的会计系统控制

企业应当加强销售与收款业务的会计系统控制，详细记录销售客户、销售合同、销售通知、发运凭证、商业票据、货款收回等情况，并定期与销售部门、仓储保管部门进行核对，以确保会计记录的真实性。

（三）中小企业应收账款的事后控制

1.实施销售业务的内部审计制度。内部审计与监督是内部控制的重要组成部分。对于应收账款业务主要审计应收账款的收款记录、应收账款总账与明细账、应收账款是否进行了账龄分析、是否向债务人定期对账等方面。通过内部审计找出应收账款管理存在的问题，健全应收账款的内部控制制度。

2.建立健全应收账款账龄分析制度。财务部门要定期统计各笔应收账款的账龄及增减变动情况，并及时将相关情况反馈给企业领导及销售部门。财务部门负责对应收账款的回收情况进行监督。

3.建立健全应收账款催收制度。中小企业销售部门应区别应收账款账龄的长短，制定经济可行的收账政策，采取灵活多样的催收方式催讨货款。同时中小企业销售部门对催收记录（包括往来电话、信函等）进行妥善保存，以作为催收活动的法律证据。

4.实行货款回笼业绩考核和责任追究制。中小企业应当按“谁销售，谁负责收款”的原则将货款回笼分解到每个销售人员身上，并制定切实可行的收款计划，明确收款金额和期限。将销售人员的工资、奖金与货款回笼挂钩，每月根据货款回笼计划完成情况对销售人员进行业绩考核，在工资、奖金中兑现。对于因人为原因造成款项无法收回的，追究销售人员的责任。

5.实行定期对账制度，确保债权金额正确有效。企业财务部门应当授权有关人员定期或至少每年年末通过函证等方式与客户核对应收账款账面余额，避免发生差错，并保存好有关材料，确保债权法定追索权的延续。如不相符合，应查明原因，及时处理。

建立健全应收账款的内部控制制度事关中小企业的生存与发展。但中小企业应收账款内部控制是一个制度体系，不可能在短期内就能建成，也不可能单靠企业自身就能建成。要建立适合中小企业特点的应收账款内部控制体系，需要国家、企业和社会的共同参与。

参考文献：

[1]王本哲.会计制度设计[M].中国财政经济出版社.

[2]褚颖.加强应收账款管理防范销售风险[J].财会通讯，2007（3）.

[3]冯秋玲.中小企业应收账款管理存在的问题及对策[J].财会通讯，2010（7）.