档案馆业务外包的风险控制分析

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摘要：档案馆业务外包是一种新型的管理理念与方式，它促进了档案馆资源的合理配置，提高了档案馆的工作效率。但是，双方在外包过程中还存在着各种利益冲突。因此，首先分析了档案馆业务外包中的各种风险因素，并提出了针对这些风险的控制策略。

关键词：档案馆；业务外包；风险控制

中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1673-291X（2011）03-0227-02

业务外包，这一现代企业经营管理方法已经在企业外的很多领域得到了广泛的运用。对于业务外包这种管理形式，档案馆管理者如果能够运用得当，必将促进档案馆更好地利用外部资源，加快自身发展，使之更好地为国家和社会保存有价值的档案，最大限度地提供档案利用，充分发挥档案馆的社会效益和经济效益。尽管外包被称为“战略联盟”，但是参与方之间仍然存在利益冲突，因此我们有必要对档案馆业务外包中的风险进行分析并提出控制策略。这样不仅有利于对外包绩效作出全面客观的评价，而且也便于引导和规范档案馆业务外包工作。

一、档案馆业务外包中的风险分析

1.合作双方经营目的存在差异。业务外包以省钱为目的，对于经费向来拮据的档案部门来说更是如此。在外包过程中，档案馆关心的是如何省钱，而外包企业关心的是如何获得持续稳定的收入，双方在业务外包中存在着观念差异和经营矛盾。作为委托方的档案馆，必然最大限度地降低外包的成本，把外包业务以最低价格委托给企业，如果价格过低，将使企业难以获得合理的利润，导致企业千方百计地降低外包业务的生产成本，带来外包业务质量下降。如果一旦出现成本上涨等经营环境的改变，企业在无法完成外包业务或无法获得相应利润时，可能不愿意履行外包合约，导致档案馆业务外包失败。

2.档案人员学习和创新能力的削弱。档案馆的业务外包使档案馆对外包企业的依赖增大，有可能削弱内部的学习能力和创新能力。档案馆业务外包不仅包括事务性工作，还包含了部分传统的基础工作和档案信息化工作，档案馆将一些现代化开发技术外包之后，虽然弥补了本部门人员在技术上的不足，获得了高质量的产品，但同时也失去了获得关键技能和构建未来核心能力的机会，有可能会助长档案人员不求上进、不钻研业务的惰性。

3.忽视业务外包的冲击。在实际工作中，档案馆的业务外包给业务工作带来相当大的冲击和改变，而许多档案馆并未对这些冲击和改变作出相应调整和准备，使原有顺畅运作的工作流程造成混乱。此外，一些技术业务工作的外包使原来从事该项业务的人员丧失了原有工作地位，感到长期掌握的知识和技巧不再受到重视而倍感失落，引起他们对自身地位和未来发展的焦虑，从而丧失工作热情，影响档案馆服务工作质量。

4.双方信息不对称可能导致的风险。档案馆在与外包企业建立业务联系之前并无任何关系，双方并不了解对方的具体情况。但作为向档案馆提供服务的外包企业而言，他们在业务外包活动中占据着一定的优势地位。外包企业比档案馆更加了解自己的资源、真实的技术实力、人员实力，并可能向档案馆提供不充分或者不真实的信息，由此形成了两者在业务外包活动过程中的信息不对称。在外包业务展开之后，一旦开展外包的企业在经营过程中出现风险，档案馆不可能在第一时间掌握风险的发生以及造成的损失情况，也就无法在第一时间采取相应的措施来弥补风险造成的损失。而且，由于双方的这种信息不对称，在业务活动展开之前，特别是对于软件开发而言，双方沟通得不完善也会导致最后产品开发的不完善。由此，可能会造成以后的反复修改，不仅浪费了大量的时间，也浪费了大量的人力资源。

5.外包决策失误。在业务外包过程中，档案馆的决策失误主要有两方面：一是业务外包范围决策的失误。二是外包企业选择的失误。外包企业的技术水平良莠不齐，有些档案馆将价格高低、规模大小作为选择标准，忽视外包企业的技术、信誉以及该企业是否适合成为本馆的外包合作伙伴等因素，这些决策的失误将不可避免地成为档案馆业务外包的风险隐患。

6.沟通不畅的问题。在外包过程中，双方的沟通也存在一定的风险。档案馆和外包企业是两个独立的个体，二者之间在战略目标、管理理念等方面都存在差异。这往往造成沟通障碍，容易产生误会。而此时如果没有共同的利益为基础，没有权责明晰的合作合同为约束，合同的双方就会互不信任、相互推诿、相互指责，那么有效的合作将难以持续进行，外包执行成本和实施成本将激增，甚至导致业务外包最终流产。

二、档案馆业务外包的风险规避策略

总的来说，档案馆实行业务外包，是为了实现效率的优化、降低成本以及获取最大的效益。通过对目前档案馆业务外包的风险分析，我们可以发现其中存在的一些问题，但是应该说，档案馆业务外包还是具有一定的实际应用意义的。如何避免一些风险问题的发生，更好地实现预期的目标，将是在今后档案业务外包工作中值得关注的问题。

1.建立与外包企业双赢的合作理念。为了避免恶性竞争和双方互不信任，参与外包的双方特别是档案馆方面应当在明确双方合作关系的前提下，尽可能消除双方的观念差异和经营矛盾。根据博弈论观点，档案馆与外包企业均可从双方合作中获益，并且合作所得利益大于不合作所得利益。

为了使业务外包实现预期目的，档案馆需要协调与外包企业之间的关系，充分考虑外包企业的利益，做到利润、知识、技术及其他资源的共享，与外包企业形成利益共同体；在合作过程中着力营造相互信任与合作的文化氛围，相互间的坦诚与信用有利于信息的有效沟通，增进相互间的理解与支持，从而有利于相互间的有效协作，达到最有效地实现内外部资源的整合。

2.营造学习型气氛。档案人员必须不断学习，勇于创新，才能不被时代淘汰。此外，档案馆管理层也应不断创造机会，为档案人员的职业生涯发展创造条件，协调因业务外包而引发的内部冲突，围绕战略发展目标塑造学习氛围，在馆内形成一种创新的紧张感，鼓励员工扩展知识基础，改变他们的行为方式。

3.及时做好外包过渡期的调整工作。外包业务实施后，档案馆的有关部门、运作机构、人事和规程应及时作出调整，建立与外包相适应的新的管理机制与管理系统，撤销一些不相适应的部门和职位，并在系统组织、人员之间开展衔接工作，注重与旧的管理机制和管理系统的互相衔接和配合，以适应业务外包管理方法带来的变化，减少外包冲击带来的损失。外包的实施必然影响档案馆内部一些从业人员的利益，导致他们出现各种不稳定情况。这些人当中不乏各方面专家能手，应将他们组织起来，充分利用他们的专业知识和经验，组成相关外包管理机构，从事管理、验收和评价外包企业等工作，以利于业务外包的成功开展。

4.制定合适的外包决策。首先，在确定档案馆业务外包范围的时候，相关的内部因素和外部因素非常多，档案馆要实现真正有效的外包，必须权衡各种因素和关系的影响。在外包前，档案馆首先需要确定自己的核心业务。核心业务关系到档案馆的发展，是不应该外包的。对非核心业务而言，也不是所有的都可以外包，将来可能成为重要业务环节的部分就不应该外包。其次，选择合适的外包企业是外包过程中非常重要的一环。目前，中国档案馆业务外包市场还处于探索阶段，外包市场还很不成熟，档案馆除考虑价格因素外，更应对外包企业的整体能力进行综合评估。外包企业的装备水平、服务质量、技术状况和市场信誉决定了其承包业务的执行水平和服务质量，因此外包企业选择的好坏直接关系到外包业务的成功与否。

5.建立沟通和冲突解决机制。双方在业务外包执行过程中不可避免地会发生一定程度的冲突。双方高层应该经常进行沟通，在战略层次上达成共识，引导双方人员在外包过程中正确对待冲突。这将有利于降低外包交易的执行成本和监管成本。首先，建立沟通机制。外包双方应尽力实施双赢策略，即采取有益的对话和沟通，把问题确定为中立的、公开交流的和避免威胁的，将有利于相互理解和解决争端。其次，引进第三方顾问。当冲突激烈并且持续时间较长时，双方成员会出现多疑和不合作现象，这时可从组织外部引进专家型的第三方顾问，充当调解、解释、沟通和矫正信息的角色。事实证明，这种做法在很大程度上可促进建立合作的态度，并且减少后续冲突的发生。

6.对外包企业的过程监控和持续监督。档案馆要把风险防范机制贯穿于业务外包的整个过程中，保持对外部业务的实时检测评估，定期或不定期对外包企业进行追踪调查，了解他们的具体工作情况，及时发现问题，重视对外包企业的持续监督，加强与同行的沟通，注意各种信息反馈，关注外包企业的发展、经营状况，降低来自于外包企业的风险。

档案馆的业务外包体现了在知识经济时代，传统档案馆向现代化档案馆转型过程中，档案馆职能社会化的必然发展趋势。在这一过程中我们必须认识到其中存在着风险因素，从而采取对应的措施对其进行分析、研究、控制和规避，促进档案馆节省成本、提升效率，使档案馆在发展中不断地提高业务水平和服务质量。

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