浅谈外贸英语函电写作中的七个“C”原则

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[摘 要] 商务书信写作是从事对外贸易业务人员应具备的基本技能,文章介绍了外贸英语函电写作中的七个“C”原则，并指出了它们之间的关系.

[关键词] 体谅 具体 简洁 完整

随着我国经济建设的蓬勃发展，各地区各部门对外经济贸易业务日渐频繁。外贸英语函电作为国际商务往来经常使用的联系方式，是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具。外贸英语函电写作不同于日常英语书信写作，由于关系到贸易双方的关系建立及利益获取，所以相关人员应当熟悉外贸英语函电的写作特点，准确把握在写作过程中的几个基本原则。通常情况下，我们把这些基本原则概括为七个“C”原则。

一、Courtesy（礼貌）

尽量避免使用令人不愉快，不礼貌的措辞用语，要让读者有一种被尊重、愉悦的心情。在书写之前就把握好你的语气，要让对方感觉到具有说服力又不失诚恳，要立场坚定而又不失亲切。恰当的语气会让对方感到温暖，产生兴趣。

及时回复也是一种礼貌，让客户等待回复是不礼貌的。如果你不能立即回复一封探询信息的来信，那就写信给对方解释原因并应做到尽早地给予答复。

二、Consideration（体谅）

要把握书写时的“体谅”原则，首先要求写信人持有“You-attitude”，而不是“We-attitude”，也就是要多站在对方的立场上措辞，给予对方充分的体谅和照顾，始终考虑到对方的愿望，要求以及读信时的感受。要让读者对你的来函留有良好的印象。你需要为了最好地传达信息、请求、希望等而精心设计好书信的内容。最好能够做到既拒绝了对方优惠的要求又不破坏双方的友好关系，既否定了对方打折的要求又不危及日后的往来。

即使你收到了一封不友好，粗鲁的来函，也不要以同样不友好甚至有点尖刻的语气回复对方。尽量多的使用积极，肯定的语气，尽量少的使用否定语气。

下面举几个例子体会一下态度和语气。

三、Clarity (清楚)

写信人必须要做到清楚地表达自己的意图，任何文字不严密，含糊不清的词句均应避免使用，不能让读信的一方产生误解。当你确定了想要传达的内容之后，就应该用最朴实，简单的语句表达出来，而尽量避免使用具有不同含义，意思不确定的词语。同时也要注意句子的结构安排，使用必要的连词或短语使句子连贯起来，要选择简单的，直接的句式。商务书信讲究简洁，一目了然，因此写信人还应该注意恰当地划分段落，通常情况下，一个段落围绕一个主题。清楚明了的信函显得更富有诚意。

四、Completeness (完整)

商务书信中应包括一切必要的信息。尽量不要在商务书信中使用附言，否则会让对方感觉你做事不够认真，态度不够真诚。一封不完整的商务书信有时会让对方很懊恼，从中得不到期待得到的信息。这样当然会抑制贸易往来的顺利进行，使双方的工作都受到了延误。

要想做到书信完整，最好的办法就是站在读信人的立场，不断地询问自己是否回答了对方的所有疑问。在发信之前再仔细检查一遍是完全必要的。

五、Conciseness (简洁)

力求商务书信完整清楚的同时，也要做到简洁。使用最简洁的语句表达最完整的意思。能使用单词的不使用短语，能使用短语的不使用句子，能用短句的不用长句。避免不必要的重复和过度的细节描述。但是简洁的原则是以不影响清楚为前提，清楚始终是商务书信的首要要求。

六、Concreteness (具体)

要让信函中所涉及的对象具体化，明确化。任何含糊不清或易于引起误解以致混乱的表达方式都应避免。商务书信中必须使用意义明确的表达方法。当你要确认一封来信时一定要提出它的日期、事由及编号等。

七、Correctness (正确)

这里的正确除了指语法、标点及拼写正确外，还要求使用规范的语言，恰当的叙述，精确的数值。在给商务书信签名时，应检查其内容的正确性，按照惯例检测所写内容是否合适，要正确理解并使用对外贸易中所使用的专业术语。

最后指出的是这七个“C”原则是相辅相成的，在实际使用中要做到统筹兼顾。

参考文献：

[1]尹小莹:外贸英语函电[M].西安交通大学出版社，2004.2

[2]火树钰:国际商务英语[M].清华大学出版社，2006.1

[3]余富林:大学英语外贸翻译教程[M].北京航空航天大学出版社，2000.6

[4]李雅静:涉外经贸英语函电[M].青岛海洋大学出版社，1997.9

注：“本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。”