开会不超时

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韵澄在刚刚开始接手这项工作的时候，经常掌握不好会议的节奏，每次开会最后不是变成了“茶话会”就是变成了“牢骚会”，话题撒开了想往回收就收不回来了，而且参加项目进展会的都是相关部门的领导，随意打断人家的话题日后也不好相处。经过一点时间的观察，韵澄发现严格控制会议流程是他这个主持人必须要做的，严格执行会议流程，这样既能突出主题，也能解决实际问题（会议定时器下载：goo.gl/LknIQ）。

韵澄每次开会前都会把会议流程发给每一个参与者，而且对发言时间做了严格的限制，开会前利用会议定时器，韵澄设置好铃声、警告时间、参与者的人数以及会议的长度，并勾选了铃声和设置警告时间，可以起到提醒发言者的作用。像韵澄组织这样的会，一般要开一个下午，就需要勾选“长度可变的会议”，再输入会议的实际时间。

韵澄刚刚开始用计时器的时候，需要逐一设置开会的部门，在“设置―团队”里逐一“新增”公司所有需要开会的部门，建立后以后开会就可以直接从列表中选择了。

比如如果部门开个小会5个人要开20分钟的会，于是参加者的数量输入5，会议的长度选择“20分钟”，团队选择“业务”。

开会

项目报告会开始的时间到了，第一个同事上台开始发言，韵澄点击“开始”，会议计时开始，总共5个人，从第一个同事时间开始倒计时。

第一个同事发言结束，下一个同事就接着发言，于是韵澄按下“下一个”按钮，屏幕上显示出了这位发言者的次序（“2/5”，5人中第2位发言），当前发言者余下的时间“3:34”，以及整个会议的剩余时间19:09，显示得一清二楚，再加上提醒铃声，想超时都不太可能了。

开会如何控制好时间

守时是开好会议的一个主要因素，会议组织者在开会前应该把制定的详细的会议流程发送给所有参会的相关人员，会议流程要精确到分，要明确标示出给每个发言人的发言时间，以便发言者组织讲话内容，会议流程中要预留出足够的讨论时间，以便针对参会者在开会过程中遇到或想到的问题，有充分的讨论时间。

开会时，主持人首先要明确会议主题“今天我们就××××项目的进展进行汇报和沟通，会议预计在6：00结束。”这样每个参会者就能够明确会议的主题，所有的议题和讨论都会围绕这个主题，避免跑题现象的产生。

开会时，主持人可以利用时钟、提醒器及时提醒发言者的时间控制。对于集体讨论，主持人既要做到讨论热烈又要做到能够话题集中，对于超出会议主题的话题，主持人需要及时的引导和制止。