谈如何加强电力企业建设工程档案管理
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【摘 要】：本文简单介绍了电力施工企业工程档案的特点，分析了电力施工企业工程档案形成时的常见问题；提出了加强电力企业建设工程档案管理的措施。
【关键词】：设计；建筑设计；环境艺术
中图分类号：S611 文献标识码：A 文章编号：
引言
改革开放以来，我国的电力建设事业发展迅速，与此同时，也形成了大量的电力工程档案，而电力工程档案是电力建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件，在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，工程档案管理作为工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好电力工程档案既是工程本身的需要，也是电力工程档案管理发展的要求。
1电力施工企业工程档案的特点
1）单一独立性。即以单位工程为组卷原则，体现档案的整体性、连贯性，这是工程档案最突出、最重要的特点。
2）真实性。工程档案是该项工程实体建设过程中的真实写照。因为工程档案材料的形成是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，从工程档案中就可查证其工程质量，它是工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
3）实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案材料，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
2电力施工企业工程档案形成时常见问题
1）工程项目重要往来文件及会议纪要不全或没有收集，具体体现在文件有来无往；来文缺附件或缺图纸；会议纪要有后一次的无前一次的等。
2）施工文件常见施工联系单不全；设计变更单未封闭；工程质量检查及验评记录、隐蔽工程记录不全；原材料出厂证明和检验报告不符合归档要求等等。
3）在工程量签证单上直接修改，档案的真实性受质疑。
4）用复印件归档。如一些水泥、钢材等原材料试验报告为复印件归档等。
5）案卷及文件题名太笼统，不准确，不能揭示其案卷或文件内容。
3.1做好档案资料的收集工作
1）提高专职档案人员的素质。知识经济的到来，企业档案工作发生了显著变化。档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化，对档案工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了挑战。为适应新的形势，档案人员应自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工作的同时，要求早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并及时提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。电力企业档案人员只有真正融入企业管理，主动关心企业发展，以知识与创新为导向，不断更新知识，档案工作才能与企业同步发展。
2）完善兼职档案人员网络体系。加大档案的宣传力度，增强员工档案意识，在员工中树立档案是企业资产的理念，培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系，档案兼职人员深入在企业各方面工作中，能将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。档案工作通过网络做到层层有人管、处处有人抓，档案收集自然全面到位。
3.2规范档案管理制度
由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广量大，各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档寨管理的本质要求。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，档案室应向各施工单位发放本企业的建设项目档案管理制度汇编，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。
3.3力求档案收集的完整性和准确性
施工单位工程竣工档案是电力建设工程档案中非常重要的一部分，形成一套高质量的竣工档案，首先各专业工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性，然后档案管理员负责检验档案的标准化、规化。为了能保证施工单位工程档案的移交，从工程一开始，档案管理人员应通过开会、到施工单位现场指导等方式与各施工单位强沟通，就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题向各专职资料员明确具体档案要求，学习项目档案管理政策法规，统一思想、统一认识、统一做法，有效地控制档案的形成质量，减少因意见不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。
3.4规范电子文件归档
电子文件的大量产生和应用，使得档案快速向数字化方面发展和积累。数字化技术的应用和普及，推动了档案室的数字化建设，为档案信息化管理注入了新的活力，对历史数据更能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以对电子文档的前期收集工作就显得相当重要。在工程建设过程中，各施工单位会产生大量的电子文件，为保证电子文件归档的完整率，要求施工单位在纸质文件归档的同时，相应的电子文件应同时归档。文字档案严格按照规定进行数字化，要求统一载体、统一格式，电子文档的规范化提高了档案信息的实效性和检索的便捷性，实现了在企业各部门之间实现资源共享，也对档案编研工作起到了一个快速整合的作用。一份真实、完整的工程档案是一个工程全过程的反映，是一项可以利用的宝贵资源，而工程档案的收集工作是一项基础性的工作，必须扎扎实实地从一点一滴做起，以求真务实的工作作风，与档案管理的其它方面一起与时俱进，有效地控制这项工作，从而更好地利用这项资源。
3.5抓好项目工程档案的管理
随着电力事业的飞速发展，火电机组的容量也不断增加。由于参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂，单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案收集工作带来～定难度。因此，要加大对工程档案的管理力度，狠抓工程档案管理“三同步”(即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行：工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行：工程竣工验收时，要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行)。要确保项目工程档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对档案的收集和积累，就必须把事后控制改为事前控制，将项目档案的管理从末端移到前沿，将后续工作变为前置条件，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系，要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，、与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。
结束语
工程档案是电力建设工程全过程的反映,是一项可以利用的宝贵资源，而工程档案的管理工作是一项基础性的工作，我们必须要扎扎实实地，从一点一滴做起，以求真务实的工作作风，与档案管理的其它方面一起与时俱进，有效地管好这项工作,从而更好地利用这项资源
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