转变观念 科学管理 打造现代化档案信息库共享平台

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新时代档案管理的目标是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。档案信息资源的收集与利用实际上就是档案工作的“两个体系”，如何建设一个布局合理、运行高效的档案信息资源体系和档案利用服务体系，更好地服务于“三个文明”建设，值得我们档案工作者认真探索。

一、将现代化档案资源体系建设作为档案馆的基础工作

为将现有的档案“资源”逐步转变成发展“资本”，从而进入档案“资讯”时代，档案局在过去的一年里，进行了孜孜探索，并创新性地提出“内生驱动、创新转型”的发展战略，以及推进档案质量标准、技术服务、资源管理、资讯平台等体系建设，为现代化档案资源体系建设总体构架的提出，进行了充分的研究和论证：一是加大特色档案的收集力度。实行主动收集、创造收集，创新载体，建立网络，多渠道、全方位地收集、征集具有地方文化特色的档案资料，构建系统完善的文化资源中心。二是开展档案资源集约化管理试点。选定一个城市区作试点，对区内机关、企事业单位所有门类、载体的档案资源实行集中统一管理，探索纸质档案移交、寄存、电子文件即时归档的集约化管理服务模式。三是自主开发档案管理软件，逐步构建档案资讯平台。在全县推广规范档案管理软件的安装使用，2012年建成10家县直机关数字档案室，强化档案网站的资讯服务功能，实现数字档案信息的安全存储、永久保存及档案信息资源网上利用和社会共享服务。

二、档案信息的合理利用

1.打破旧观众，树立新理念

各级综合档案馆，要彻底打破守旧思想观念，转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务，轻为群众服务的传统观念和认识，树立人民群众是历史创造者的唯物史观、树立以国家综合档案馆为主体、树立人民群众是档案所有者三种新的理念。

2.探索档案管理体制创新之路

档案行政管理部门要走出一条制度创新之路，进一步强化国家综合档案馆和档案行政管理部门的职能以及两者的良性互动机制，及时修订与现实需要不适应的法规、技术标准。同时，在全社会开展与新时期档案管理与利用相适应的档案普法宣传教育工作，以创造一个有利于新时期档案管理与利用的社会环境。探索档案管理体制创新之路，从体制上调整部门综合档案室、专门档案馆与同级综合档案馆的关系，将其他档案室作为为综合档案馆的分室。这样的体制创新不仅有助于制止综合档案馆功能弱化的势头，增强综合档案馆核心地位，而且对于提高综合档案馆在我国档案事业中的主体地位来说也是必需的。如有些地区将城建、土地、房产档案并入综合档案馆，就是为顺应新形势下对档案工作要求而作出的大胆尝试。

3.建立覆盖人民群众的档案资源利用服务体系

建立方便人民群众的档案利用服务体系，档案资源建设是主体。对档案资源进行整合就是要突破其来源（各种所有制、级别的机构法人或自然人而形成）的限制，充分集聚各种档案资源的特殊优势，最终实现区域范围内档案资源的高度系统性要求，在见证历史、传承文化和维系国家的长治久安方面会具有广泛而长久利用价值，成为对区域可持续发展所必需的信息资源，成为公共信息资源的重要组成部分。综合档案馆作为县委和政府直属的文化事业机构，亟须在国家档案资源整合方面唱好集聚与辐射这台重头戏。要以馆藏档案“全覆盖”为预期目标，打破档案资源部门分割的局面，将各类专业档案和其他领域的民生档案，按一定方式集中到档案馆统一管理、统一利用，建立以国家档案资源为主、非国家档案资源为辅的公共服务资源库，最大限度地集聚国家档案信息资源，为综合档案馆发挥全方位的辐射作用，使档案馆成为真正意义上的档案集聚中心和档案信息社会共享平台。

4.在增强开放、服务上实现创新突破，提高利用服务效率

（1）建立方便快捷的档案信息开发体系。建立方便人民群众的档案利用服务体系，档案信息化建设是手段。县级综合档案馆要以档案信息化建设为重点，强化档案信息开放开发功能，大力推进档案信息化建设，本着“利用优先、分步实施”的原则。一是要进一步完善档案目录数据库、重要档案全文数据库和多媒体数据库建设，各单位档案建成档案目录中心，有序推进数字档案馆工程，逐步建立起区域内、多层次、分布式、规范化的各类档案数据库群，并通过各类信息网络平台实现档案信息资源共享；二是制定一个致力于以社会效益为价值取向的文化发展和文化创新策略，积极推进档案信息产品的专题开发和加工，深化档案信息资源的开发和利用；三是提升档案网站服务功能，建成自己的档案网站，配合已公开现行文件中心的建设，实现已开放档案的微机检索，逐步做到各单位实现电子文件归档，各级各类档案馆实现电子档案的接收保管和利用。

（2）建立优质高效的档案公共服务体系。服务是档案工作永恒的主题，档案工作的宗旨是利用，档案工作的生命力在于服务。档案利用体系建设应坚持以服务为主线，不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务效果，扩大社会影响，使档案工作服务贴近“中心”，贴近社会，贴近群众，贴近现实。

在经济不断发展中，档案部门要认真牢牢抓住档案工作的“收、管、用”三个关键环节，将档案工作建设与现代化要求结合起来，将档案工作与服务经济社会发展、服务人民群众有机统一起来，努力探索档案工作新机制、创新档案工作新模式，不断提升档案管理、服务新水平。