新西兰关于地震后抢救档案和文件的指南

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近日，新西兰国家档案馆在其官方网站上告知利用者，在地震后，新西兰克赖斯特彻奇市档案局的工作人员和馆藏文件都是安全的，但该市档案局在另行通知以前仍将继续关闭。新西兰国家档案馆还在网站上公布了关于档案与文件灾后恢复的指南。

这个指南包括关于克赖斯特彻奇市地震后抢救档案与文件的一般性建议，适用于公共机构以及其他档案文件保存机构。关于家庭档案灾后恢复的指导在新西兰文化材料保管部的网站上，这个网站包括了一系列关于多种介质和材料的文件之恢复指南的链接。指南的主要内容包括以下基本步骤。

开始抢救工作之前：指派人员协调文件灾后恢复工作。协调者将进行如下工作：1.把建立工作区域、恢复档案和文件等任务分配给工作者团队。2.确保采取基本的健康和安全措施。3.确保制定一份行动文件。这对于记录在此期间档案文件的转移是很重要的，尤其是当你必须迁移馆藏文件；同时鉴定哪些馆藏材料受损。4.寻求和订购一切必要的用品。5.调整各成员团队之间的通讯系统和联系清单。6.与紧急状况或灾难的第一响应者如救火队、建筑工程师或城市官员保持联络，把保存在建筑物中的档案文件及其他重要馆藏告诉他们。7.关于建筑物最初的评估应当包括：检查每个保管区域以记录损坏类型(如实体损坏、火灾、水灾)。注意：这个评估只有在建筑物是安全的条件下才能进行，也许是在灾后几天或几星期。8.排架和储存设施也应在恢复工作开始前被检查，以确保它们是安全的。9.在任何工作开始前拍摄照片。10.确定作为恢复工作基地的区域。11.记录迁移文件的地点。12.确保所有团队成员都有个人保护装备，如手套、防尘口罩或呼吸器、保护眼镜、安全帽、工作靴、一次性卫生服等，并且确保他们使用这些装备。13.确定恢复区域的其他危险。

提供抢救所需的物资：1.团队成员的个人防护装备。2.桌子和工作台面。3.能吸水的清洁纸，如没有印字的新闻纸、吸墨纸甚至是干净的毛巾。4.风扇、除湿机。5.照明设备。6.帮助干燥大量档案或文件的推压器。7.用于隔离和盛放单个受损档案文件或是受湿材料的塑料盆或托盘。8.塑料薄膜。9.使用保持开放的楔形物。10.标签、纸、铅笔和钢笔。11.用于临时存放干燥材料的清洁的容器。12.相机和摄像机。大多数抢救所需物资可以在五金店、艺术品店甚至是当地超市里买到。

抢救工作：1.明确并且处理需要优先处置的档案或文件(最珍贵的、最易碎的、最有意义的文件等等)。2.如果某个区域仍然进水，则应采取行动，如用防水布覆盖该区域、尽快搬移档案，以及切断进水的源头。3.如果档案或文件被水毁坏，请登录新西兰文化材料保管局的网站查询更具体的关于各种介质和格式文件的恢复步骤。4.把遭受水灾的材料迁移到恢复工作区进行评估。如果存放材料的容器损坏了，使用其他支持物如托盘、干净的盒子或塑料盆来移动受损容器。5.保持恢复工作区通风良好，用风扇使空气流通，但不要直接吹到档案或文件。便携式除湿机也可用于降低湿度和干燥空气。6.如果有大量遭受水淹的材料，以至于不能把它们晾干，则应在干燥前冷冻文件，以阻止文件发霉。与新西兰国家档案馆保管部联系可以得到更多信息。准备冷冻和进一步冷冻干燥的档案或文件应该从容器中取出，贴上标签，然后用塑料包裹或封存在透明塑料袋中，分成约60毫米厚的片段。7.在可以风干文件的地方，纸质文件应该成扇形展开，以确保受潮的文件内部可以干燥。不可试图分开牢固地粘在一块儿的纸质文件。8.如果替换直接放在尚未受损的架子上或储存器中的档案或文件是安全的，在替换文件前应确保这些区域是干净和干燥的。同样地，首先应检查档案或文件以标记文件或文件储存器的损坏。9.对所有移动的文件贴上标签，并记录下地点的变迁。记录受损档案，并且记录损坏类型，在需要时进行拍照。

抢救后的工作：确保排架和储存器以最合适的方法受到保护。1.简单的措施如穿过排架的包装带可以是阻止文件从架上掉下的简便易行的固定方法。2.为非常易碎的文件购买保护性储存物件。3.制定应对灾难的计划或更新现有计划，并确保所有工作人员知晓计划和受到培训。更新计划并定期培训是重要的。4.为档案或文件储存区购买最新的灾后恢复用品，并存放在明显易见的区域。

关于抢救所有类型的馆藏材料的更详细指导，见新西兰文化材料保管局网站。