保护+提醒,我的报表不出错

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一大早上班就被领导训了一顿,原因是昨天提交的报表数据有错误,让我重做。回到座位上后,仔细查看了一下发给领导的报表,发现数据并没有错,为什么领导那边的数据错了呢?难道?被领导误改了……

苦于没有十足的证据,只好在报表上再下点工夫了,一方面是防止报表被领导误修改,另一方面也是让自己的报表准确性更高些。

我的报表你别改

如果发给领导的报表,领导只能看不能改这样不就解决了因领导误修改而造成的错误了吗。

在Excel 2007中,如果表格尚未保存则直接执行保存命令,如果已经保存过了,则需要执行“另存为”命令,在打开的“另存为”对话框中,单击“保存”按钮左侧的“工具”,在弹出的菜单中选择“常规选项”,然后在“常规选项”对话框中设置“修改权限密码”,单击“确定”按钮后再次“确认密码”即可(见图1)。

经过上面设置后,再次打开该文档时,便会弹出提示要求输入密码了,如果没有密码直接单击“只读”按钮(见图2)可以打开查看数据但是不能修改数据了。

万千数据,只许改一部分

上面的方法虽然有效保护了数据,但有点太“绝”了,如果我们自己在做报表时误修改了数据怎么办呢?显然“只读”也是有点靠不住的。

在日常做报表时,通常很多内容都是固定的,如一些固定的格式,某些单元格中是直接使用公式根据其他单元格中的数据计算得来的,针对这一部分每次不需要修改内容的区域,如果能将其固定不被修改,在实际做报表的过程中只输入一些特定单元格数据,显然也可以大大减少出错的机会。

首先右键单击表格的最左上角区域(全选表格的区域),在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”,在打开的“自定义序列”对话框中切换到“保护”标签,然后将“锁定”项取消勾选,最后单击“确定”按钮(见图3)。

然后按住Ctrl键,依次选中需要保护的区域,选择结束后,右键单击被选中的任意区域,参照前面的操作将“保护”标签中的“锁定”项勾选,然后确定。

为关键数据请个“监督员”

在做报表时,因为数据量非常大,难免会出现数据输入错误的情况,特别是多输一位或者少输一位的情况。如果某些区域的“合法数据”存在一定的规律,那么我们就可以给这些区域请一个“监督员”,当数据超出这个范围的时候给我们以提醒。

如某一数据区域中的数值只有在80到100之间才有可能是正确的,如果超出这个范围肯定是错误的。这时我们可以通过设定当这一数据区域中的数据超出这一范围时单元格自动显示为浅红色。

选中数据区域,单击“开始”命令标签“样式”功能区域中的“条件格式”按钮,在打开的下拉菜单中选择“突出显示单元格规则”“大于”,在打开的“大于”对话框中输入100,实际的填充效果可根据自己的需要选择,然后单击“确定”按钮(见图4)。

按类似的方法再设置小于80的条件格式,经过这样设置后,当设置区域中的数据超出这一范围时,单元格的背景色就会变成浅红色了。有了颜色的提醒,就能为报表数据的准确性增加一分保证了。

Excel内置的条件格式非常丰富,并且还可以根据自己的需要自定义条件格式,因此设置条件格式的关键就是找出数据的规律,通常情况下只要能找到一定的规律,都可以通过条件格式来设置超出“规律”的提醒方式。

还在为报表中容易出现错误数据而发愁吗?试试上面的这几招吧,相信把这几招适当地用好了,可以节约大量的核对数据的时间。