基于ACCESS数据库的高职院校预算执行动态监控新机制
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【摘要】文章对目前高职院校预算管理工作现状进行了分析，设计出基于access数据库的预算执行监控系统，建立了事前事中事后一体化的预算执行动态监控新机制，旨在进一步加强预算执行管理，实现了预算管理的科学化、精细化，更好地为高职院校的快速发展服务。
【关键词】高职院校 ACCESS数据库 预算监控
一、高职院校预算执行监控中存在的主要问题
1、从事预算执行监控的工作人员力量不强
部门预算执行监控工作是一项技术要求高、工作任务重、涉及面广的工作。但是许多高职院校目前只配备一人或临时指定人员负责此项工作，预算执行监控工作尚未能做到实时监控，也未能及时向上级反映预算执行情况，缺少一些基础资料的积累，收支预算管理只能凭经验，导致部门预算收支预算不完整，各类预算科目也只能根据以往的支出水平进行编报，预算管理难以真正执行。
2、对预算执行监控重视不够
预算的编制与执行只是财务预算的开始，其重点是反馈与控制。目前，一些高职院校虽然设置了专门的预算机构，但很少对预算执行进行跟踪调查和预算调整。这说明高校对于预算的执行并未给予高度的重视，这架空了预算控制的职能，也严重削弱了预算的激励作用。为此，从预算的编制、跟踪执行过程、差异的分析到预算调整都应建立规范的流程。
3、预算科目细化不完善
为了提高预算真实性，增强预算权威性，财务部门要不断完善预算科目，在编制预算时将各项财政收支落实到最末一级科目，并分解到预算单位、项目和人头，有利于监控预算的执行。同时，在预算科目的设计方面，要求做到会计科目与预算科目的衔接，可以减少预算执行的监控工作量，提高工作效率。
4、项目预算执行不到位
长期以来，在专项支出预算的安排上往往是先由财政切块分解资金，再由主管部门将资金落实到具体项目或执行单位。许多项目并没有经过专家审定和招标就安排了预算，有相当一部分专项资金在部门预算中落实不到具体项目，在执行中临时安排，影响了预算执行的监控力度。
1、预算执行实行四级监控，建立岗位责任制度
各部门特别是财务部门要指定一名同志专管此项工作，负责与其他部门经办人员的信息沟通、疑点核实、情况反映、经验交流等，具体实行四级监控，如图1所示。一级监控为预算执行机构自控，由各部门的负责人负责具体业务的预算标准执行督促和控制，根据本部门的责任预算控制资金的支出，努力达成工作任务；二级监控为财务部门审核监控，由财务部门安排预算管理专人依据预算标准对预算执行部门的各种经济行为实施事中审核，确保预算执行机构在预算标准运行；三级监控为院校领导审批监控，由院校务会议对各预算执行机构的预算外行为进行审批控制；四级监控为院校审计处负责独立监控，由审计人员通过不定期抽查等方式对单笔业务的预算执行控制情况和预算体系的制度有效性实施监控。
2、落实二级监控，建立预算预警机制
编制好部门预算，是预算执行的基础，而预算监控能否取得成功，关键在于所编制的部门预算是否在实际工作中得到了严格执行。为了保证部门预算执行监控的质量，要求各部门严格按照制定的报账流程进行账务报销，并相应地在以财务部门为主的二级监控中建立起“预算预警机制”。
（1）预警机制的三种基本功能。第一，预算内事项在其实际发生额接近预算额度时出具的预警提示――预算内事项预警。主要是通过财务核算的实际与预算进行比较后系统自动通过字体颜色变化发出的警告，它提醒有关人员注意预算的执行情况，看其是否将超出预算并确定应该采取何种措施。第二，预算内事项实际发生数己经或将要超出预算额度时出具的预警提示――超预算事项预警。作用同第一，预算内事项预警和超预算事项预警的预警额在系统中可以设定为80%-90%间的比例。第三，预算方案中没有但执行过程中即将发生某项工作事项时而出具的预警提示――预算外事项预警。严格按照预算开支项目和审批程序及要求开支，不得超出预算范围开支或跨开支项目使用，以便提高预算资金的使用效益。
（2）二级监控的报账流程。在部门预算执行监控工作中，一是依照《预算法》规定，严肃部门预算执行纪律，硬化部门预算在执行中的约束力。规定部门预算一经批复下达，任何单位或个人都无权随意调整，包括项目与项目之间的调整。确需调整的，要按照规定程序，经学院院务会议审批后才能进行。二是强化对部门预算执行的监控检查力度。规定财务部门要充分发挥财政监控检查职能，全方位、全过程地跟踪督查各部门、各单位在执行部门预算过程中的基本情况，并要严格和及时地采取相应整改措施，从而较好地保证高职院校实施部门预算执行监控工作的顺利推进。
具体而言，分为以下五个环节：原始凭据整理：报销人将单张或多张原始凭据贴在粘贴单分类整齐贴在粘贴单上，并交给经办人登记“经费预算使用本”，经办人审查，部门领导审批。填写报销单：财务部门统一提供汇总报账凭据及粘贴单，审核是预算内支出还是预算外支出。预算外支出，事先应由使用部门提出书面申请，经分管院领导和院长审批后方可报销。审批签字：财务部门预算经费一审，利用部门经费预算执行监控系统审核“经费预算使用本”的余额，是预算内事项还是超预算事项，审查报账单据和预算经费使用本是否根据审批权限由经手人、证明或验收人、部门负责人和院领导签名。填制记账凭证：财务部门预算经费二审，将报账单据和“预算经费使用本”交财务部门会计岗填制记账凭证。复核：财务部门预算经费三审，经财务部门复核人员复核签字，同时出纳付款或填写支票，现金业务经办人须在记账凭证上收款人处签名，领支票须在支票头上签名。
三、设计基于ACCESS数据库的高职院校预算执行监控系统
笔者结合高职院校预算经费执行情况，设计基于ACCESS数据库的预算执行监控系统，可以直观的反映主管预算部门及所属单位的整体预算执行情况，目标在于立足于部门预算编制的特点，以辅助财务人员快速、准确、全面的实现预算执行情况的监控工作。
1、预算执行监控系统的功能结构
根据监控要求将上述构建的高职院校预算执行动态监控新机制进行需求分析，通过数据库概念模型的结构设计，可以把院校监控需求分析抽象成一个模型，把这个模型用结构图画出来就是系统的功能模块图，如图2所示。
2、预算执行监控系统的数据初始化
该系统包括两表、两查询、两报表和一个窗体，主要包括以下几个方面：预算开支项目表：按照已设定的字段格式，可以先建立EXCEL数据表格再导入数据库，也可以按重要次序的顺序录入每一项预算开支项目的原始数据在该数据库中。预算经费使用表的设计：按经济业务发生时间的顺序录入每一项预算发生业务的原始数据，以ID的自动编号功能作为基准坐标。开支项目报销金额与余额查询的创建：目的是为了查询与统计分析每项开支项目的累计报销金额与余额，可以细化和监控开支项目的细节。部门报销金额与余额查询的创建：可以分部门查询累计报销金额与余额。预算经费使用登记表：主要列明编号、开支项目、摘要、备注、凭证号、报销时间、报销金额、报销人，部门负责人，分管院领导、院长或书记等录入项目。目的是方便按业务发生登记预算经费使用。部门预算开支项目监控表和部门预算余额监控表的创建：在期末或是期中，可以从开支项目预算和部门预算的角度进行监控分析，做到事中监控。
四、实施高职院校预算执行动态监控新机制的经验总结
1、建立信息系统，实行动态监控
运用计算机技术对财政资金运行及具体活动进行实时监控的重要手段，在预算执行管理中日益发挥出强大的威慑作用。按照事先规定的报账处理流程，对整个学校及下属各学院（部门）的预算计划及执行情况进行实时监控，严格控制资金流向，一旦发现超计划或无计划用款现象，可以做到立刻提出预警或禁止信息。
2、主动加强预算管理，为决策提供依据
利用学校内部局域网等工具及时将整个学校和各学院（部门）的预算执行进度和情况传递给学校决策者和各责任单位，使他们能及时了解相关信息、做出相应决策，以保证预算计划的顺利完成。同时，各部门以责任预算为目标，根据财务部门提供的预算执行进度和情况，及时总结经验或分析偏差原因，提出改进措施，并将相关信息反馈给财务部门。这样的上下互动，可以使高校内部预算执行情况的信息传递与反馈网络能及时、高效地运行，完善预算管理工作。
3、增强财务公开化，变事后监督为全过程监督
凡是关系教职工、学生切身利益、干部廉洁自律等方面的重要情况的财务活动，都要按照法律、法规和高校规章制度范围内，按照一定的程序，适时、规范、如实地向教职工、学生和社会公布。实行高职院校预算执行监控系统，可以做到分月、分季度，及时、快速地进行统计分析，将预算与预算执行结果定期向广大教职工公布，增强了财务公开化，提高了透明度，变事后监督为事前、事中、事后全过程监督，从而实现广大教职工全员参与的系统工程。
总之，建立基于ACCESS数据库的高职院校预算执行动态监控新机制既是对沿用多年的传统预算执行监控方法从观念到内容的改革，又是对现有管理思路的调整和对资金管理权力的规范与约束，是一项复杂的系统工程，涉及面广、关联性强、难度大。因此，要更细地做好预算工作，还需要不断地总结，随时将实际运行情况与预算相对比，控制预算执行过程，不断提高预算执行监控质量，做好部门预算执行监控工作。
【参考文献】
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