对财务软件中自动转账模块的几点建议
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自动转账是指在计算机中预先一次性定义好各个转账分录，然后由计算机自动编制凭证，将指定账户的发生额或余额利用自动转账公式转入另一指定账户，从而实现凭证数据的自动高速输入。但根据国内多家通用财务软件的使用情况，发现其中有的环节设计不太理想，因而也就增加了操作人员的主观判断，没有充分发挥软件的检测功能，如转账业务无级别设置、转账业务无级别校验、凭证记账无级别校验、转账业务无原始凭证生成等等。
1.转账业务无级别设置
在手工情况下，会计的转账业务一般有：分配制造费用、分配辅助生产成本、计提固定资产折旧、计提职工福利费、计提工会经费、计提职工教育经费、计提坏账准备、各项收入转利润、各项费用支出转利润、计提所得税、利润分配、年末结转等。在实际会计工作中，这些转账业务是有先后顺序的，因此也就形成了期末转账业务的级别。根据实际工作中会计业务发生的先后顺序，进行会计业务的转账处理，才能形成正确的会计数据，这是每个会计从业人员所共知的。但在财务软件的自动转账模块中却没有设置转账业务的级别，致使会计业务不熟练的人员操作时出现自动转账凭证数据错误。
2.转账业务无级别校验功能
通用财务软件的自动转账业务模块应当根据手工情况下会计转账业务的顺序来设计，同时要利用软件和计算机的特殊功能，对转账业务级别进行校验，以免转账级别较高的记账凭证先生成，或低级别的凭证在未记账的情况下生成高级别的凭证，从而造成财务数据的错误。我在会计电算化教学中就曾发现学生多人次对同一笔经济业务利用期末自动转账功能生成不同数据的现象，尤其是会计知识掌握不够扎实的学生更容易出错。因此对会计软件中的自动转账业务应该设置转账业务级别校验功能。
3.凭证记账无级别校验
在财务软件的使用过程中，经常会出现这种情况：低级别的凭证已经生成，但尚未审核记账，这时生成高一级别的凭证时系统也允许生成，从而导致生成的自动转账凭证数据错误。因此应在自动转账模块中增加凭证记账级别校验功能。
4.转账业务无原始凭证生成
从事会计工作的人员都知道，编制记账凭证的依据是原始凭证，而自动转账模块生成自动转账凭证时如果不把数据来源公式打印下来作为原始凭证，自动转账凭证的数据就无从查验，从而给审计、财税检查等工作造成不便。现在通用的财务软件大多无此功能。
二、建议
1.设置转账业务级别
对于一般企业来说，转账业务应按下表所示设置级别：
在自动转账模块应增加转账业务级别设置功能，以划分转账业务的先后顺序及层次。只有这样，才能避免在低级别的凭证没有生成时生成高级别的凭证，或在低级别的凭证没有记账就生成高级别的凭证，造成自动转账模块生成的记账凭证数据错误。
2.增加转账业务级别校验功能
增加转账业务级别校验功能，由软件校验转账业务属于哪一级别的业务，并检测本级转账业务是否全部生成，若有未生成的转账凭证，系统应给予报告，提示操作人员是否继续生成高一级凭证。
在自动转账模块中增加转账业务级别校验功能时，要对每级别进行校验，而不是对每一笔业务进行校验，这样既减少人机对话，又能做到有效校验。有的软件对每一笔业务都进行校验，但却不能对低级别的凭证是否已经生成进行校验，这就有可能造成在低级别的凭证未记账的情况下生成高级别的凭证，从而导致会计数据的错误。有的软件根本没有校验功能，应当增加。例如某通用会计软件在计提工会经费时，首次生成凭证时系统无提示，第二次生成该凭证时，系统提示“有未记账凭证，是否生成？”，若选“是”，系统仍会生成凭证，导致一项业务生成多张凭证，而系统竟然没有检测出是同一笔经济业务。可见，在财务软件中增加级别校验功能已成为当务之急。
3.增加凭证记账校验功能，确保自动转账层次低的凭证均已记账
在进行期末转账业务的凭证制作时，若本级凭证未全部生成，当生成高一级别的凭证时，系统应提示“尚有低一级别的凭证未生成，是否继续Y/N”，如果本级凭证存在漏编，则键入“N”，继续生成本级凭证。如果本级本层次的凭证确已全部生成，则键入“Y”，准备生成高一级凭证。当键入“Y”后提示“前一级凭证尚未记账”，则应先进行前一级凭证的审核、记账，之后再进行高一级别凭证的生成。
4.增加自动转账业务公式打印功能，给后续财税检查及审计留下线索
每笔自动转账业务生成后，存盘时系统应提示“是否打印公式来源及数据?Y/N”，键入“N”，则跳过打印。键入“Y”，则打印本项业务的计算公式及数据，作为记账凭证的原始凭证，以备财税检查及审计。现在的通用会计软件大都没有此功能，从而给后续检查及审计工作造成不便，因此应增加自动转账业务公式的打印功能。
总之，财务软件中的自动转账功能是会计电算化中一个非常快捷的功能模块，我们应不断对其完善，以便使其充分发挥应有的作用，从而大大提高工作效率。