企业数码照片档案管理问题及对策探究

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随着数码相机的普遍使用，大量的历史瞬间被数码照片记录下来，为丰富企业的档案库存提供了有利条件，但目前数码照片档案的管理却很不规范，管理状况不容乐观。因此，积极研究数码照片档案的特点，了解管理中存在的问题并探索其对策，有利于做好企业数码照片档案的管理工作。

一、数码照片档案的特点

数码照片是利用感光电子元件将光学信号转换为数字信息，在存储载体上记录和保存起来的，从根本上看是一种电子文件，故可以将数码照片定义为“用扫描仪、数码相机等设备获得的，以数字形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在网络上传送的静态图像文件”。“数码照片档案是指那些具有记录属性和保存价值的、符合相关要求的、归档保存的数码照片”。

1.数码照片档案的优点。一是存储久，质量不变。数码照片档案只要存到了计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不褪色，不变形。二是连接快，应用广泛。数码照片档案可以在数码相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相链接，通过网上，可以大大扩展应用范围。与传统照片档案相比，传统照片档案管理要求底片、说明、照片三位一体，才是一份完整的照片档案，但实际收集时，常常不是缺说明就是少底片。而数码照片档案可以很好地解决这些问题，其数据既是照片又是底片。可以生成或填入标题、时间、作者等信息，这些信息是自动随着图像数据可以复制的，避免了底片、照片、说明之间对应时产生的差错。传统照片档案经过扫描或翻拍可以转成数码照片档案，便于管理和利用。

2.数码照片档案的缺点。一是对软硬件的依赖性。数码照片档案依赖于计算机软硬件和操作系统进行读取和操作，从形成到归档全过程均依赖计算机完成。如果计算机硬件损坏、数据误删除会造成数码照片档案的毁灭性损坏。二是信息的易改性。通过计算机对数码照片的增、删、改非常容易，一般看不出痕迹。三是缺乏数据标准。可导致数据不能兼容共享，影响开发利用，需要统一数据标准来保证数码照片档案的完整性和有效性。四是数码照片档案信息与载体的可分离性。数码照片可以根据需要随时扩展、缩小或改变储存空间，如果原照片没有备份很难辨其真伪。

二、数码照片档案管理存在的问题

1.管理制度和规范不健全。尽管国家档案局制定了“照片档案管理规范”，但目前还没有专门的数码照片档案管理的标准和规范。虽然有的地方和企业自行制定了诸如“特殊载体档案管理办法”、“音像档案管理办法”等，但都没有专门的数码照片档案管理制度。因此数码照片档案的管理目前仍处于无法可依、无章可循的状态，影响了企业数码照片档案的规范化管理。

2.收集归档难度大。数码照片的形成不易监控，除拍摄者外，其他人不了解拍摄的事件主题、事件过程等情况，损失、漏归现象比较常见。数码照片的拍摄者和档案管理人员职责不明确，人员变动频繁，也是造成数码照片收集归档困难的原因。

3.整理不及时、不规范。数码照片的整理工作包括鉴定、筛选、重新命名、编写单元说明、照片题名等，这一系列工作完成的质量，直接影响数码照片档案的真实性、完整性、准确性和有效性。目前企业普遍的做法，是拍摄人员在完成拍摄任务后，将数码照片文件夹简单地标注一下，然后转存于计算机或企业内网共享文件夹中，没有及时整理，也没有归档移交，由档案人员去完成从筛选、整理到归档的所有工作。而档案人员对数码照片的事件主题、事件过程、重要人物等具体情况掌握有限，数码照片档案的真实性、完整性、准确性和有效性难以得到保证。

4.数码照片数据的保管有难度。由于数码照片数据的保存和使用完全依赖于计算机硬件、操作系统和应用软件，因此任何电脑病毒、硬件故障、软件升级、网络传输过程等因素的影响，都容易导致出错和误操作，造成数据文件的破坏或丢失。常用的光盘存储存在着数据无法读取等问题。

5.检索查阅、开发利用有局限。许多企业的档案管理工作都应用了综合档案管理软件或者电子文件管理系统，但在应用过程中，普遍存在只能检索到数码照片档案的文字信息条目，看不到数码照片。数码照片档案查阅难的问题较普遍，数码照片档案资源没有得到有效的开发利用。

三、采取的措施及对策

1.加大宣传力度，提高对数码照片档案重要性的认识。结合企业特色，大力宣传档案法规、档案知识以及档案战线上的先进群体和个人，提高档案管理人员的地位，调动档案管理人员的工作积极性，获得人们对档案工作的理解、关心和支持，有利于增强全员档案意识、优化档案工作的外部环境。可以采取内网信息传播、利用现代沟通工具传播、宣传栏、座谈会等方式进行档案宣传工作，使广大员工了解档案工作的作用，充分认识到档案工作的重要性，自觉关心和支持档案工作，是做好企业数码照片档案管理工作的前提。

2.建立制度、狠抓落实，从制度上规范数码照片档案管理工作。首先，企业应尽快建立一个切合实际的数码照片档案管理制度。根据国家标准、行业标准和企业实际情况，从数码照片的生成到归档，建立一套专门的制度和办法，并具有较强的指导性和操作性，细化和完善企业数码照片档案的管理工作，保证数码照片档案管理工作的有序进行。制度中不仅要明确职责，还要对收集、整理、归档、保管、存储格式等方面有详细、明确、严格的规定和要求。其次，狠抓制度的落实。明确责任，依法管理，确保制度的有效执行并落到实处。切实做到有章可循、有法必依，从制度上规范数码照片档案的管理工作。

3.加强指导、前端控制，确保数码照片收集全面、整理规范。建立收集制度，实施前端控制，保证数码照片的全面收集。一是档案管理人员要对预立卷部门进行有针对性的业务指导，使他们清楚自己的职责，清楚归档的范围和要求。在收集工作中档案部门要坚持前端控制并参与指导，确保收集及时、完整和准确。二是改变方式，多管齐下收集数码照片。为确保数码照片档案的完整齐全，档案部门要尽量关注企业动态，对企业重大活动、重大项目采取跟踪指导，指出哪些照片是必须拍摄的，督促其及时进行拍摄，在数码照片产生的源头就按归档要求进行拍摄。明确职责、分类科学，做好数码照片档案的规范整理和归档移交。明确责任部门，实现档案部门不再重复整理的目标。整理前，需要对数码照片进行筛选，择优归档。鉴于数码照片的数量巨大而成本低廉，档案管理人员应指导预立卷部门从这些照片中筛选最精华的部分，没有归档价值的或重复的照片必须剔除。在实际工作中，可以采用以下几种办法筛选：同一场景、同一内容的数码照片只选一张；同一场景、同一内容的数码照片选择最具有代表性、质量最好的照片；一组照片最好选择同一部照相机所拍摄的，这样数据格式和编码一致，元数据互相关联；要选择格式符合国家标准的数码照片；要选择内容确定、文字说明完整的数码照片。整理时，遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则，对数码照片进行科学分类。企业可以根据自身的情况选择最适合的分类方案，分类方案确定后不能随意变动，必须保持前后一致。数码照片可以按照其形成年度（或项目）进行分类立卷，不同年度（或项目）的数码照片应分别整理。每个年度（或项目）为一卷，每一卷建一个文件夹。每个文件夹下按事件（或子项）分成若干个单元，单元内照片以形成的时间顺序排列，每张照片有编号。数码照片案卷目录由一个或多个单元组成，包含单元名称、单元说明、照片数量、密级、保管期限等。同时，在综合档案管理软件或电子文件管理系统中，著录每张照片的信息，并载入照片原文。完成整理后，即可如期向档案部门进行归档移交。数码照片的归档移交和接收工作可在内网上进行，并符合相关保密规定，经档案部门检查合格后办理移交手续。

4.结合实际、创造条件，确保数码照片档案的妥善保管。一是在综合档案管理软件或者电子文件管理系统中对数码照片档案进行在线备份；二是利用稳定的载体进行脱机备份，以利于长期安全保存；三是对于重要的和利用频率高的数码照片档案冲印成纸质照片实现双套保存。到目前为止，无论硬盘和光盘，我们都没有充分的证据证实其能够永久保存数据。为保证数码照片档案的数据信息不被修改，在通过计算机转移刻录到只读光盘上进行脱机保存时，要注意选用品牌好、质量好的刻录光盘。刻录时，同一年度（或项目）的数码照片档案可刻录在一盘或多光盘中，不同年度（或项目）的数码照片档案不能存储在同一光盘中。光盘一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。光盘每四年转存一次，以保证数码照片档案信息能够长久地保存下去。同时，建立数码照片档案检查制度，定期对数码照片档案读取设备和相应软件进行检查，发现问题，及时解决。

5.方式灵活多样，做好数码照片档案的开发利用工作。一方面通过应用软件或系统提供利用服务。根据数码照片档案的直观性、生动性、视觉性特点，企业可以通过综合档案管理软件或电子文件管理系统，将数码照片档案原文载入或原文链接，使查阅利用更为方便快捷。可以进行单张提供利用，也可以编辑成电子相册，或制作成版面展出，展示企业的产品或服务，展现企业文化和发展历程，提高企业的知名度，为企业更好更快的发展做好宣传工作。另一方面通过内网建立方便的利用方式。在阅览室创造利用数码照片的条件，设置专用计算机让利用者自助在线检索和阅览。利用网络资源，将整理好的数码照片档案上传至企业内网或空间，以电子文件的形式在企业内网上传阅，实现数码照片档案的资源共享。如建立企业“档吧”，使员工在优雅的环境中汲取知识、了解历史，快速完成查阅利用。这样既节约了成本又方便了企业员工随时随地进行浏览，提高了数码照片档案的利用率，有利于企业数码照片档案信息资源的开发利用。第三，采用数码照片档案与其它载体档案相结合的方式，从不同的角度提供利用服务。数码照片档案是静态地反映某一事件的某一时刻，但与其它载体所反映的内容和信息又是一致的。当利用者不能从数码照片上看到更深层次的信息而需要了解具体的情况时，档案管理人员要把它与相对应的其他门类档案相结合，也可以采取提供数码照片的专题相册的方式，让利用者了解整个事件的全过程。应当注意的是，提供利用应严格遵守保密规定，有稳妥的安全保密措施，并且确定利用者的使用权限应在规定权限范围之内。

6.重视数码照片档案管理人员的培养，不断探索和完善数码照片档案的管理工作。信息技术是数码照片档案存在和发展的前提，数码照片档案既具有文件的特性信息，又是以数字信息为特点的文件。对数码照片档案的管理不仅涉及到著录、整理等档案业务工作环节，而且还涉及到档案管理软件的应用、图片处理应用等与计算机相关的专业知识，档案管理人员仅仅具备基础知识与专业技能是远远不够的。当前，数码照片档案管理还处于初级阶段，企业应当重视对数码照片档案管理人员的培养工作，为他们提供参加各种档案业务培训的机会，学习必要的信息技术和计算机软硬件操作技术，培养企业需要的复合型档案管理人才。同时，鼓励他们积极研究数码照片档案的特点，更新服务理念，发挥创新能力，不断探索和完善企业数码照片档案的管理工作。

参考文献：

[1]照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）.

[2]电子文件归档管理规范（GB/T 18894-2002）.

（作者单位：四川航天系统工程研究所）