如何做好照片档案的电子化管理
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[摘 要]通过对传统照片档案管理的弊端和照片档案电子化管理优点的论述，引出照片档案实现电子化管理已势在必行，并从照片档案实现电子化的方法、管理的具体方法、注意事项等方面阐述如何做好照片档案的电子化管理。
[关键词]照片档案；电子化；管理
照片档案是指国家机构，社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。照片档案是每个企业、单位不同发展时期客观而鲜活的历史记录，它从不同侧面反映了企业、部门走过的漫长里程。照片档案不仅对国家和社会有重要保存价值，更在企业单位的运行、经营和发展中发挥着重要作用，这些珍贵的历史镜头利用价值和再利用率越来越高。然而传统照片档案的管理已经适应不了信息时代的发展，照片档案提供利用受到了一定程度的制约。那么照片档案怎样管理才能更好的得到充分利用，才能充分实现资源的共享，与现代化相接轨呢？这就要求我们把照片档案进行电子化管理。下面就怎样做好照片档案电子化管理阐述一下自己的观点。
一、照片档案电子化管理势在必行
照片档案电子化是指用数码照相设备拍摄直接形成的静态图像文件或利用扫描仪将纸质照片、底片扫描后形成的静态图像文件转换成以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像，并按照电子档案要求进行的归档图像文件。
（一）传统照片档案保管的弊端
1、传统的照片档案是以相纸、胶片等材料为载体，对环境的要求高，耐久性差，均会随着时间的推移而出现褪色、发黄、图像模糊等现象。
2、传统的照片档案管理方法是按不同的机构、年份划分，利用人工将照片夹在相册中的，查找利用起来非常麻烦，若年份、内容不清楚，想利用那就需要一册一册的查、一页一页的找，更是大海捞针。
3、随着企业对外宣传力度的加大，照片档案更是企业的宝贵财富，为了更好地保存好这些历史形象的储存记录，留住历史的每个瞬间，更好地传承企业优秀文化历史底蕴，就必须保护这些传统的照片档案。
（二）照片档案电子化管理的优点
1、检索快捷，提高工作效率。照片档案电子化管理检索起来非常方便，只需输入要查询的照片内容，随时随地都可以找到需要的照片档案，立查即可，这样为档案工作人员节省大量查阅时间，降低了劳动强度，提高了工作效率。
2、成像、传输快，提高档案利用率。从利用这个角度看，只要有通讯网络，照片档案不受时空限制，既可以直接拷贝，还可以以邮件形式迅速传出，便于利用，充分实现档案资源共享，适应了现代社会高效率快节奏的要求。
3、保存安全方便，节省档案库房存储空间。照片档案电子化管理，使得档案的载体变成光盘、磁盘或移动硬盘。这些载体不仅容量大、占用空间小、存放方便，能够节省库房存储空间，而且保存与复制不存在变质等问题。
传统的照片档案既在档案利用过程中存在复制繁锁、检索查找不便、破损照片修复方法复杂等问题，还在利用照片质量上存在问题，所以说，传统的照片档案管理方法显然已经不适应档案发展的需要，已经严重影响了照片档案的再次利用，已经不同程度地制约了档案事业的发展。那么如何做好照片档案的管理呢？这就要求实现照片档案的电子化管理。
所以说照片档案电子化管理势在必行。那么如何做好照片档案的电子化管理呢?笔者认为可以从以下几个方面着手进行。
二、照片档案实现电子化的方法
（一）传统的照片档案实现电子化的方法
1、将传统的照片档案利用扫描仪（数码相机）逐张扫描（拍照）转换成以数码形式存储于计算机或磁盘的静态图像，即转换成数码照片档案，存放在计算机中。
2、按照原传统的照片档案归档方法，按照卷号顺序、按年度、机构或问题制作照片档案目录，编制目录时新型的照片档案的文字说明与原照片文字说明要一致，不得有丝毫差错。
3、传统的照片档案与新型的照片档案要同时存档。笔者认为，传统的照片档案是不同的历史时期形成的、真实的、原始资料，即便是电子化管理，其归档方法仍按原传统照片归档方法进行，不得擅自打乱重排，要尊重历史。
（二）新型的照片档案实现电子化的方法
要想实现新型的照片档案的电子化管理，就要实现数码照片向数码照片档案的转化。
1、数码照片、数码照片档案和新型的照片档案的含义
（1）数码照片：用扫描、数码照相设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。（2）数码照片档案：法人、其他组织和个人在各项社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和对该照片的文字说明两部分组成。（3）新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。
2、新型的照片档案的形成方法
（1）收集：在收集数码照片时，不要几年一起收，最好是随时随地收集，收集的照片，原则上应为原件，以确保其原始性。修改过的照片不能作为档案归档。（2）整理：整理出主题鲜明，好辩认的数码照片归档。（3）分类：数码照片要按照其形成年度-机构（专题）进行分类。（4）排列：每一年度要建立一个照片档案文件夹。文件夹下再按机构（时间、重要程度等），以党、政、工、轻、妇等先后顺序进行排列。（5）编号:照片档案文件夹内的每一张数码照片按其排列顺序编号，即形成数码照片号，命名规则为:年度―张号，例：20110001.jpg，前4位表示年度，后4位表示张号。（6）编制照片档案目录：数码照片档案的整理应符合《照片档案管理规范》，每一张照片都应有简要、准确的文字说明，并能准确概括照片所反映的内容。否则，再珍贵的照片，随着时间的推移其使用价值也将大为逊色。（7）刻录光盘：数码照片文件存在电脑里，会占居大部分空间，从而导致计算机反应速度变慢，存储的照片档案也存在安全隐患，为了保证照片档案的安全，从长远观点看整理好的数码照片档案应脱机保存，应将照片档案刻录在光盘或存放在移动硬盘上。
第一，数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》的要求。软磁盘不能作为数码照片的存储载体。最好采用只读光盘为存储载体。第二，同一个年度的数码照片档案应刻录在一张光盘中。第三，数码照片光盘刻制内容包括光盘说明文件、数码照片文件目录、数码照片文件夹。第四，使用不含溶剂墨水的软性标签笔在光盘表面上书写光盘标签。第五，照片档案刻录成光盘就应做防写处理，避免擦划、触摸记录涂层。
三、照片档案电子化管理的具体方法
照片档案的保管应符合《照片档案管理规范》和《电子文件归档与管理规范》的要求。
（一）照片档案应一式三套。一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。
（二）存放时远离强磁场、强热源并与有害气体、强紫外线隔离。
（三）环境温度应控制在17-22℃；相对湿度选定范围为35%-45%。
（四）单片载体应装盒，竖立存放且避免挤压，有条件的单位可以购买防磁柜等现代化设备保管光盘。
（五）切勿使盘片与化学溶液接触，以免产生化学反映直接损坏光盘。
（六）正确使用光盘。不用脏手拿光盘，以免脏物附在光盘上。手拿光盘时用两个手指夹住光盘的中心孔和外缘，不要在光盘表现留下指纹。
（七）要建立定期检查制度。计算机或移动硬盘要不定期抽查，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，发现问题应及时采取措施。
随着我国经济社会的快速发展，档案工作越来越得到社会各方面的支持和重视，照片档案的利用越发彰显出突出的地位和作用。档案部门为更好地为社会发展提供全面、及时、有效的服务，就必须建立与之相适应的档案管理体系，使档案管理与单位各项工作同步推进、同步发展。照片电子化管理最大的优点就是能够通过网络迅速流动，有利于照片档案信息资源的开发利用。照片档案电子化管理将彻底改变其利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。档案部门通过互联网络开展档案利用服务已成为档案工作适应信息时展的要求的必然结果。