工程档案存在的问题与对策

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摘要：工程档案是一项来源多元化的档案，它包涵了建设、勘察、设计、施工、监理等各单位的档案。它即要保证建设项目档案的成套性，又要保证单项工程的成套性，工程档案是一个即系统，又全面的工程。本文提出工程档案移交过程中存在的问题，并提出了相应对策，以此推进今后的档案工作。

关键词：工程档案 存在问题 对策

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：

随着改革的不断深化，工程档案的收集、整理及工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要，工程档案的移交工作也显得尤为重要。近几年来由于竣工项目多，建设周期长，工程档案的移交也存在着诸多问题。本文就建设项目档案存在的问题进行分析，旨在找出有效解决这些问题的对策。1 基建档案管理存在的问题

前期手续不齐的现象普遍存在。

工程项目基本上都是先开工建设，后补充手续审批事宜，这一现象在市政工程中尤为突出。我市对工程建设一贯持有大力支持的态度，对国家重点及市重点工程更是尤为重视。

有了政策扶持，建设项目的前期开工手续进度就大大提高了，同样也有力地保证了项目的竣工时间。但是，有些项目没有按正常程序报批，而是采取的一些非常规方式完成的，确实存在问题和不足，尤其是体现在工程档案方面尤为明显。例如，以“市重点项目建设领导小组办公室的开工函”取代了“施工许可证”等现象，这样也为后期档案的归档带来大量整改工作。这种“先上车，后补票”的行为不仅给后期工程档案归档与整改带来诸多的不便，同样使得国有土地使用权证、房屋产权证以及各有关证件带来诸多的不便。1.2 主管单位的变更造成工程档案的管理混乱

工程准备阶段文件中如立项、征地、规划、设计、监理招标、施工招标、开工建设、工程款的支付等均由工程建设单位保管，但是保管人员经常变更，因此造成了工程档案无形中遗失。

有些公共建筑项目中，工程开工与竣工后项目名称不一致，这对后期工程档案的移交造成项目提名以及管理上的混乱。以某大学为例， 开工时教学楼的题名为第一教学楼，而竣工后则称为公共教学楼，这些工程竣工前后名称不一致的现象出现，这必将影响日后工程档案的归档，进而影响档案的有效利用。1.3 各中标单位移交的工程档案不规范

工程档案是一项档案来源多元化的档案，它包涵了建设、勘察、设计、施工、监理等各参建单位的档案。它即要保证建设项目档案的成套性，又要保证单项工程的成套性，整理档案是一个即系统，又全面的工程。施工中标单位经常有分包现象，并且一般情况下工程竣工后施工单位就撤离，所以对档案的移交方面有时不够重视，移交给档案管理部门的档案会出现不规范的问题。例如：施工图纸变更后未加盖设计单位公章、竣工验收报告缺少项施工单位公章等。这些看似极其简单的程序和规范，在工程档案中却是及其重要的问题。还有就是一些造价高、施工功能多的大项目中的单项工程成套性材料，施工单位的资料员由于收集不全，无法保持单项工程档案材料的有机联系，这就很大程度上影响了档案的完整性、系统性和准确性，大大影响了档案有效利用的效果。甚至一些庞大的工程，施工单位移交的资料，通常缺乏与各分包单位横向联系的材料，这也加大了工程档案的整改难度。 此外，施工项目普遍存在“重施工、轻管理，重外业、轻内业”的项目管理通病。在施工单位工程联系单及有关来函来件，编号较乱，时有编号，时而无号，没有一个规范的发函程序，这也给后期的工程竣工结算审也带来不必要的麻烦。2 工程档案管理的对策

2.1 追本溯源

要保证移交档案的质量就应从“头”抓起，加强对在建项目组档案管理有关人员的培训力度。天津市城建档案馆作为工程档案的接收并需永久、长期保存专门档案的单位，对建设工程文件归档的整理规范，以及宣传力度上做的工作很多。这就从源头上防止移交档案的错件、退件。

我馆不定期召集施工、监理、设计、勘察及各建设业主开办免费讲座或培训班，对一些在工程档案审查中时常会出现的共性问题进行讲解，这样即能够保证档案移交的质量，又能提高依法治档的自觉性和归档意识，还能达到培养档案工作人员良好的业务素质的目的，为后期竣工档案的移交工作奠定了良好的业务基础，这样就能避免在施工、监理、勘察、设计等一些共性的问题屡次进行整改，造成不必要的人力、物力和财力的浪费。还针对重大工程项目进行专门培训。譬如，天津市地铁2、3号线工程，国道112线高速公路工程等。

由于施工方的很多项目总部与分公司或者项目部都是跨区、跨市甚至跨省，为此，因档案整改问题也经常要在各地来来回回奔波。如果从源头就开始抓起，为各单位负责项目的档案管理人员进行强化培训，在工程档案移交前保证了移交件的合格率，同样也保证了工程档案审查的效率。2.2 增强意识

建设项目档案归档挂钩工程尾款的支付，以提高企业归档的积极性，及时、有效地完成归档工作。在几年的工程档案收集、指导工作中，在施工、监理、设计、勘察等部门的档案移交过程中发现各参与建设的中标单位档案意识薄弱，重视程度不足，有些资料的内容完整性、准确度、严谨性上都存在不同程度的问题。这就说明，现在各参建单位对工程档案工作抓得不够，忽视了档案工作应当与项目建设同步进行。

要特别提出的就是施工单位，一些中标施工企业相当重视工地管理，天天讲安全，日日抓质量，但是工程项目一旦竣工，项目组就撤离，然后就出现人“人走茶凉”的现象，后期的工程档案整改都是较为拖沓。比如，因设计变更需重新出图、目录更改、加晒图纸、法人补签字，单位补盖公章等问题。给档案整改以及移交工作带来相当大的困难。

对这种类似现象，建设单位一般可采取工程档案与工程尾款相挂钩的办法。即施工单位的竣工档案未移交到市城建档案馆，工程尾款即实行一票否决，并将此办法写入施工合同，合同双方都予以承诺，具有法律的约束力，这就在一定程度上做到“有法可依”吧！如能做到建档与建设项目同步进行，就不会发生这种被动的局面。为了工程档案工作能够先行一步，就像常言道：“要想马儿跑，就要多给马儿草”，要不定期组织工程档案管理人员参加业务知识培训，增强档案管理人员工作的积极性和主动性，鼓励其多学习、多提高，掌握新技术、新设备、新方法，以提高档案人员掌握和运用现代化技术的水平，确保档案人员高质量、高效率地全面完成工程档案工作。