建立高校档案馆内部过程管理监控体系探索

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摘要：建立高校档案馆内部过程管理机制，以档案工作国家一级目标管理要求和档案工作年度评估优秀为目标，以健全的制度为依托，以电子统计表格的形式对档案工作的八个环节进行有效监控，保证高校内部应归档的各类档案材料收集齐全完整、整理规范及时、统计数据准确等，本文探讨建立高校档案馆内部过程管理监控体系的作用和方法及措施。

关键词： 过程管理；监控；作用；方法

中图分类号：G647 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）08-0156-02

0引言

过程管理是现代组织为使组织有效运行所采用的以过程方法管理相互关联和相互作用事物的过程，过程管理通过使用实践方法、技术和工具来策划、控制和改进过程的效果、效率和适应性。

档案工作，是档案馆（室）对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。

建立高校档案馆内部过程管理监控体系是高校档案馆为维护档案完整，保证各项统计信息正确而在馆内部建立并实施的对各项档案管理活动进行系统监督检查和调整的机制。在高校档案馆内部建立过程管理体系，方便档案馆领导对档案馆业务工作过程进行有效控制。建立高校档案馆内部过程管理监督体系，首先必须建立档案统计制度和建立健全档案统计台账，掌握档案的移交、整理、利用、移出、销毁等各种数据。这样才能更好地掌握我校的档案工作基本情况，便于对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施及制定发展规划和综合利用开发档案信息资源，更好地发挥档案信息资源的经济效益和社会效益。

1建立高校档案馆内部过程管理监控体系的作用

建立高校档案馆内部过程管理监控体系，能对学校各部门文件材料归档是否及时、完整、准确，文件材料整理是否符合国家、行业标准规范要求，档案分类是否清楚、排列是否有序、文件目录是否全部录入档案管理系统、编目是否符合规范要求进行监控，从而保证案卷质量。

健全有效的内部控制，利用统计、业务等制度规划及有关报告，把档案工作的收集、整理、提供利用等工作结合在一起。严密的监督与考核，能真实的反映工作实绩，配合合理的奖惩制度，能够激发员工的工作热情及潜能，从而提高档案馆工作效率。

1.1 有利于及时掌握档案工作进展高校档案工作具有档案门类多，内容杂，档案材料形成的时间跨度长的特点，历史悠久、在校学生人数大的传统老校，其档案工作大多采取分工管理方式，每位档案人员管理几个门类档案，由于档案工作的环节较多，几个环节均由各人完成，如果没有有效的监控措施，馆领导很难掌握到各门类档案收集、整理情况方面信息，极易造成收集不齐全、整理不及时，目录未及时录入系统，职工工作量难核实，对年度评估结果难把握，所以档案馆必须建立内部过程管理体系，才能对管理过程进行有效监控。

1.2 有时于及时掌握档案工作状况健全完善的内部监控体系，可以保证档案材料信息的采集、归类、记录和汇总过程，从而真实的反映档案工作的实际情况，保证各项统计信息的真实性和准确性，从统计数据中并及时发现和纠正各种错弊，找出问题，发现问题，及时补录或删除重复案卷目录数据。

1.3 有利于及时掌握和核实档案库藏数据保证数据有效，有来源，每个数字都有依据，可由不同人员统计得出统一数据如果没有措施，只能靠各岗位人员自觉去做，馆领导很难掌握到实际状况高校档案门类多，每门类又有很多种，由不同人员整理立卷，档案门类多、由多部门移交、不同人员整理、移交以后整理程序长，包括移交、整理、编号、编目、目录打印、案卷说明、装订成册等工序，有时案卷处于半整理状态跨年度，很容易隔年重复报送数据，造成数据不一致，此外，统计时不同门类档案有些以件计，有些以案卷计，统计口径不一也容易造成数据不平衡。如果综合统计时只是将各人上报的新增数据累加，几年后下来很容易搞不清楚，造成每年统计报表上报数据很难核，从而造成掌握数字不真实。

2建立高校档案馆内部过程管理监控体系的方法

2.1 建立归档统计台帐建立归档登记表，对各部门移交材料进行编号登记，表格格式如表1。

2.2 建立各门类档案库藏统计台帐结合各门类档案案卷排架方式，按一级类目、二级类目对库藏档案的卷、长度进行统计，利用EXCEL工作表格的强大的计算功能，进行小计和累计。

2.3 按照本单位库藏档案情况，建立各门类档案综合统计报表（表4）建立了档案管理基本情况统计台帐，统计内容全面、数据准确，同时作为向有关部门填报有关报表的基础。根据档案馆每年二月份和十月份统计报表填报要求，按国家档案局制定的全国档案事业统计年报的内容及广东省档案工作年度评估报表的统计内容建立档案分类统计表格式，要求各位档案人员每年九月二十日前报本人管理的档案上半年的统计数据、每年一月二十日前报上一年度的档案统计数据，档案分类统计表报至室主任，再由室主任汇总上报上级单位。

3建立高校档案馆内部过程管理体系的措施

3.1 建章立制，不断完善档案的管理体制和措施建立了档案工作管理网络体系，对各部门文件材料收集、归档提出了明确要求，建立了归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用、保密、补充更改、电子文件管理、特殊载体档案管理等制度、建立了档案部门参加产品定型、科研课题鉴定、设备开箱验收、基建工程竣工验收、重大活动和重要会议等工作制度。根据单位实际制定了文件材料归档范围、保管期限表等业务规范，并根据工作实际不断拓展归档范围，建立了档案分类方案、各类档案整理办法等业务规范。

3.2 明确职责、狠抓落实，按时完成立卷高校档案门类多，各人分工工作不同、如果没有建立相关制度，馆领导难以掌握业务工作情况，档案馆内部各个部门、各个岗位的职责，统计要求：每位档案工作人员应做到能随时提供自己管理的档案的统计数字。为保证各类统计数据的真实、客观和科学，新增档案数据必须与各人当年的档案移交清单相对应，每年一月底报统计数据的同时还必须将按要求整理好的上一年度档案移交清单交至文书档案室主任，以便及早补充进全宗卷。室主任负责综合统计工作，每位档案工作人员按要求统计本人所管理的档案数据（包括历年和当年的数据）。分室保管的档案（如现代教育技术中心声像档案），保管单位应有专人负责统计并提供数据。

3.3 在具体工作中实行几个结合，确保统计数据准确准确的统计数字才能做出准确的判断，保证数据准确、一致的几个措施：

3.3.1 统计数上报与移交清单、全宗卷立卷相结合年度新移交案卷数与年度新立卷案卷数相结合，有利于有效监控各门类档案的立卷情况。每人将手中移交清单分年度与案卷一样整理进全宗卷，使每年案卷目录打印装订好并与当年新增案卷数对应将各门类档案年度新增数与各门类档案的年度移交清单及全宗卷立卷结合起来，保证全宗卷每年得到补充。整理目录格式规范、手续清楚。

3.3.2 机读目录与实体数据相结合，保证百分之百数据案卷目录、卷内目录入数据库以各门类档案统计台帐和系统中机读目录数对照，可以对目录100%进系统进行清查，如果不一致时要查原因，及时发现漏录或重录案卷目录，并按具体情况进行补录或删除重复录入目录。各门类档案机读目录数与各门类档案实体数据相对应，才能保证案卷目录、卷内目录百分之百入数据库。

3.3.3 统计口径一致，避免人员变动造成统计口径不一致按本单位档案形成情况，明确规定档案统计口径，保证每年的统计口径统一。除实物、印章、奖励证书、专利证书、房地产证书、底图、大张合照以件计，照片和光盘以张计外，其余纸质材料档案一概按卷计，避免今后统计人员变动而造成统计口径不一致。

3.3.4 实行馆内年终互查、上级部门评估前互查制度，避免整理工作拖延档案工作由于不象其他办公室工作一样每人只是整体工作中的一环，受前后左右的限制要按时完成。如果没有督促、日常工作中没有形成好习惯，很容易拖延（前端部门不移交，档案部门不立卷），如果上级部门或馆领导检查监控措施不到位则很容易造成拖拉，待到上级部门要检查时才组织人力物力花大力气去整理。只有采取有效措施落实到位，单位及个人以高度负责的态度，按要求严肃认真地做好自查工作，才能保证工作任务的完成。以电子统计表格的形式对档案工作的八个环节进行全面质量监控，通过强化过程管理来提高档案管理和服务质量、是提高档案管理部门执行力的有效办法。

参考文献：

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[2]李凤娥.浅谈高校档案馆网络化建设[J].河套大学学报(自然科学版)， 2006，(01).

[3]平闽.试论高校档案的价值鉴定[J].机电兵船档案,2008,(04).