物资采购环节中存在的风险与防范措施
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【摘要】物资采购业务作为企业内部控制的重要组成部分，规范物资采购行为、提高采购质量、防范采购风险，必须对其进行深入探讨。正确合理的分析物资采购环节存在的风险，建立行之有效的物资采购防范措施，有助于提高企业实现战略目标的能力，对确保企业内部各项业务活动顺畅具有重要意义。
【关键词】物资采购；风险；防范措施
企业物资采购主要是指以生产为目的的原料、主要材料、辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动，物资采购是企业经营的一个核心环节，是企业降低成本、获取利润的重要来源。企业的物资采购包括采购计划制订、采购审批、供应商选择、付款等诸多环节，由于受各种因素的影响，采购的各个环节中都存在各种不同的风险，正确合理的分析物资采购环节存在的风险，建立行之有效的物资采购防范措施，提高对企业物资采购风险的认识，加强对风险的控制与管理，可以为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。
一、物资采购环节存在的风险
1．计划风险。因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划管理技术不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。采购计划安排不合理，市场变化预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业停滞或资源浪费。企业物资采购部门及上报计划的单位，计划管理技术不适当或不科学，对市场价格及订购数量的预测不准、到货时间的安排不合理等原因导致采购数量、采购时间、运输计划、使用计划等与目标发生较大偏差，造成不必要的资金占用和增加仓储负担。
2．供应商风险。供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。一般采购活动都必须选择供应商，货比三家、物美价廉，这是每个企业都希望的结果。如果没有一套科学合理的供应商评价标准，并对此标准量化、分值化，选上不合适的供应商，会给企业带来损失是不可预料的。如一些供应商操纵投标环境，在投标前串通有意提高价格使企业蒙受损失。还有一种情况就是供应商提供的物资质量不符合要求，导致加工产品或检修项目未达到标准，给企业带来严重损失。
3．合同风险。合同风险主要体现在：一是合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。二是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，以某取些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。三是合同日常管理混乱。
4．验收入库风险。采购验收不规范，付款审核不严，导致采购物资、资金损失或信用受损。由于人为造成企业所采购物资在进入仓库前未按合同及制度要求，对采购物资数量、品种、规格、质量、价格、单据等多方面的审核和验收而引发的风险。如在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠、以次充好；在品种规格上货不对路不符合同要求等给企业带来损失。
二、物资采购风险的防范措施
企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关的管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效的控制措施，确保物资采购满足生产经营需要。
（1）建立采购申请制度。企业应建立采购申请制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。由各用料单位以生产经营计划、检修计划自下而上编报物资需求计划，采购部门严格审核用料单位的申请计划，充分利库，杜绝错漏、重复；要经常深入现场，核定物资的需用计划，在平衡利库的基础上，制定科学合理的采购计划。加强调剂利用，降低库存占用。（2）建立考核机制。企业应建立科学合理的考核机制，明确各单位、部门的具体工作范围和责任界定。由于需用单位少报、迟报、不报计划或计划不周、错漏、型号规格等不全，造成停工待料和超储积压，其责任由提报计划单位负责；如因采购部门采购错漏，工作失误造成影响生产、停工待料和超储积压，其责任由采购部门承担。采购部门根据年度物资需求计划，结合消耗定额，确定合理的库存储备量，降低不良库存风险。企业加强内部控制，对采购责任人进行奖惩制度，实行谁订货谁负责。由于订货造成的经济损失，追究当事人的责任，使得内部控制可执行高，提高效率。（3）建立供应商评价体系。随着经济发展和竞争环境的不断加剧，市场竞争越来越激烈，供应商管理已经成为企业的提高竞争力的重要手段。从企业实现战略目标以及防范采购风险的角度出发，建立一套合理的供应商平价体系是非常重要的。平价供应商的合作意愿和动机、产品质量、风险程度、产品价格、企业信誉、经营环境等方面，选出优秀的供应商建立合作长期伙伴关系。从采购环节中清除不合格供应商。（4）建立严格的验收制度。企业应当建立严格的验收制度，确定验收方式，有专门验收机构或验收人员对购买物资进行验收，出具验收证明。验收过程中发现的异常情况，负责验收机构或人员应及时向有关部门报告，有关部门应查明原因并及时处理。（5）加强业务人员的培训。企业应当建立科学合理的培训制度，加强计划、采购、验收人员的业务培训，提高人员素质及业务水平。同时加强职业道德培训，从思想意识、道德观念和具体行为上负起社会责任，降低风险。