浅议企业档案人员所应俱备的意识与能力

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摘要：可以说，人是社会生产力中最活跃的因素,人的素质和能力在事业建设与发展中具有重要的影响。档案事业进步与否，取决于从事档案人员的素质，档案管理人员的素质包括身体素质、政治思想素质、文化水平和业务素质，概括起来讲就是从事档案工作所应俱备的意识和能力。企业的档案室是企业的信息中心,面对办公自动化日益普及的现状,档案室该怎样为利用者提供信息服务,为城市的发展建设服务，档案管理人员应该具备怎样的意识和能力成为档案人必须思考的问题。

关键词：企业档案；能力

一、现代档案人应具备的五种意识

1、树立强烈的保密意识

1988年1月1日起实施的《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)规定:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。因此,档案信息在一定时期、一定范围内存在保密性。档案信息能否公开、何时公开,必须依据相关法规经专人鉴定、解密后才能公开,这就要求档案管理员牢固树立保密意识,确保档案信息的安全。

从大的方面来讲，档案是党和国家的核心秘密，关系到党和国家的安全，从小的方面来讲，以哈市华能供热有限公司的管网建设为例，档案对于企业还关系到企业建设的进程。因此档案管理人员要严格贯彻落实《保密法》，提高自身的保密素质，要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识、严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续合法。

2、树立较高的法律意识

为了保障档案管理工作的顺利开展,国家颁布了一系列的档案法律法规,比如《档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《归档文件整理规则》(DAT/22-2000)，为搞好档案管理工作指明了方向，这就要求档案管理人员必须按国家的有关法律规定进行管理，在工作中要有法纪意识,严格按照相关规范管理档案材料,对违反档案法的行为要严厉制止，这样既有利于规范自身工作，同时又使档案管理工作逐步走上依法治档的轨道。

3、树立较强的时代意识

档案因其保密性,一直以来被罩上神秘的色彩,“看摊守点”成为传统档案管理的常规模式。但是,伴随社会的进步,人们需求的变化,观念的更新,对档案管理也提出了新的要求。档案管理员必须具有时代意识,与时俱进,才能促进档案事业的蓬勃发展。要充分认识到信息时代档案管理不仅仅是保管档案,更重要的是为社会和人类积累财富和提供信息服务。

4、树立较先进的创新意识

意识对行为具有指导作用,先进的意识可以帮助人们采取有效的行动,促进事业的进步与发展。正如同志所说,创新是民族进步的不竭动力。档案事业要获得良好的发展,依赖于档案人的创新意识。

5、树立较为自觉的服务意识

《档案法》规定:中华人民共和国公民和组织,持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明,可以利用已开放的档案。可见档案管理的最终目的是为组织和个人提供信息服务,这是档案事业的根本使命。树立并强化档案服务意识,实质上是关注档案事业生存与发展的具体体现。档案工作的职业活动、社会职能、工作手段，决定了它本身是一种服务性很强的工作，因此要求档案管理人员必须想使用者之所想，急使用者之所急，要在工作中树立以人为本的思想服务意识。在服务态度上，对待工程的甲、乙方能够作到主动、热情、周到、细致，注重人文关怀,树立档案“人文”服务新观念,坚持以人为本,全心全意为公众、为社会服务的思想坚持以人为中心,尊重人的需要,做好信息服务工作。

二、企业档案管理人员应具备的四种精神和能力。

1、档案管理人员要有较强的事业心和开拓进取精神。

在企业从事档案管理的人员不仅要有热爱档案事业的事业心、责任感，更要有不图名利、不畏困难，为档案事业的发展努力工作，献计献策的决心，愿将全部的工作精力投入到档案管理的平凡工作中。

随着社会的进步，经济的快速发展、市场经济的不断完善，办公自动化的普及，电子文件的产生将对档案工作提出新的挑战，还有社会及企业自身对档案管理提出新的要求，都要求在业务上保持与时俱进，所以为了适应时展的需求,档案人要树立终身学习的意识,努力培养自主学习的能力,积极主动地通过学历教育、网络培训、行业论坛、工作交流等途径,不断增加、更新自身知识结构。

2、恪尽职守、兢兢业业的奉献精神。

在企业的各项工作中，档案管理工作可以说是一项基础性很强的工作，也是提供专业服务的工作。档案的严格、规范管理虽不能为企业带来直接的、明显的经济效益，但档案管理为企业顺畅运行提供了保障，是一项很平凡但很重要的工作，档案管理人员既是脑力劳动者，又是体力劳动者，这不仅要求从业人员要以事业为重，淡泊名利，就需要有这种恪尽职守、兢兢业业的奉献精神。

管理档案材料整理、鉴定、保管等工作均是操作性很强的工作,只动口不动手是做不好档案工作的。实践中,档案人员要在充分理解有关管理办法的基础上,严格按照规定对材料进行分类、整理、装订、编目,完成档案材料的规范管理。此外,在现代办公自动化环境下,由于计算机的普及应用,档案呈现出数字化的新特征,成为融入整个企业、社会网络之中的信息资源。因此, 恪尽职守、兢兢业业的奉献精神时代要求对提高现代办公设备的操作运用能力提出的新要求,是科学管档的基础。

3、要具有较强的综合协调能力

档案管理是指有关档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和。档案材料来源的广泛性决定了档案管理人员要面对方方面面的单位和个人,尤其是华能供热集团有限责任公司在管网的建设期及设备的维护期中，经常与不同的单位与个人进行工作交接，在这个过程中,档案人员应具备一定的协调、应对能力,处理好各方关系,做好早期的材料收集和后期的利用服务工作。

4、要具有较强的科学研究能力

档案管理是一项专业性很强且与时展密切相关的工作,如果档案人员不具备科学研究的能力,就不会有档案管理的创新。所以,管理人员既要有档案专业基础知识,又要有探究学科前沿知识的能力。通过科学研究、实践,在档案材料的保管、档案信息的开发、档案服务内容与方式的更新和扩展等方面有所创新,实现科学管档。

三、总结语

同志曾提出：“档案工作不是一下子就能作好的，要靠平时下苦功夫才行。”当今社会，档案既是维权的凭证,也是社会共同的文化遗产。而档案管理则是为社会提供集体记忆,既满足当代人的利用需要,还保持人类社会和历史的整体性和延续性。所以，新时期的企业档案人员站在新的起跑线上更应忠于职守、钻研业务、献身事业，不断总结经验，提高管理水平，以良好的自身素质为国家、为企业贡献自已全部的力量。