破解电话营销的奥秘
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公司想要筹组电话行销业务组织或是搭建相关支持系统，最伤脑筋的可能就是找不到资讯，以协助规划者了解怎样做和为什么要这样做。
本文以全方位的角度，向您详细传授实用的电话营销知识，想要了解电话行销的朋友，千万不可错过呦。
1997年，全美电话行销费用为581亿美元，比起1992年的408亿美元成长了将近50%。通过电话行销的营业额也同样的由2930亿美元增加到4245亿美元，预估到2002年将增加为6660亿美元。在对经济前景并不被看好的未来，电话营销将更能显示节省成本的优势，尤其利用退休业务人员或年事渐长的销售人员转战营销领域，充分发挥这些人销售经验丰富的特点，必将使电话营销开创一个新的高峰。
在《》这本书中，通过探讨“电话行销讨不讨人厌？”这个问题，作者介绍了做得非常出色的几个电话营销案例。同其它直复营销相比，作者非常看好电话营销这个市场。利用电子邮件营销，虽然成本低，但问题是能寄对人吗？电子邮件来来回回数趟，可能也还是无法让消费者下定决心成交；在做生意可能还停在“见面三分情”的今天，面对面销售可能更加容易，但是成本很高，在紧要关头往往发现缺这个资料，缺那个表单；如果使用电话进行资料库直复整合营销，就可以同时解决上述两个问题，以最低的成本达到最及时的销售效果。怎样的电话营销中心才不令人讨厌，既能降低成本，又能成功的销售？如何配合使用资料库进行直复营销，以提升销售成绩，让顾客觉得满意？
避免资料失真
建立正确顾客资料库是做好电话直复营销的基础工作。资料库中，需要翔实地记录交易记录和客户资料。但不管是企业自己的资料库还是外部取得的名单，因为时间的关系，资料通常都会失真。建立正确的资料库是电话营销的首要任务，若资料库不正确，往往会造成错误的营销预测，乃至产生令人失望的营销结果。建立完整的资讯系统之后，客服人员可以在拨出电话或接到电话时，通过适当的话术引导，顺便确认顾客资料的正确性，有错就随时进行修正，为后续的资料库营销打下良好的基础。
混合编制 协助销售
电话营销可分来电式（In Bound）与去电式(Out Bound)，来电式通常需配合大众营销活动（如媒体广告）一起实施才能见到功效。一般公司的客服中心可能又将接听来电的电话人员再编为两组，一组专司服务，一组专司销售；这样的编制也会有问题产生，如果目标区内的客户来电要求其他服务时，很可能因为组织编制的原因或是信息未能传达，而没能适时把握时机进行销售，这样岂不白白坐失商机？尤其当顾客很满意某个服务人员的时候，更是如此。如何解决存在的问题呢？营销人员与客服人员的混合编制恐怕是这个问题的最佳答案。企业在做促销活动之前，通常都会先进行市场调研，一般作专门的抽样市场调研的成本都不会低，在混合编制客服中心的来电中，可以顺道作抽样问卷调查，这样可收一箭双雕之效。如果再搭配广告或其他试卖等促销活动，就可以同时评估活动效果了。
掌握顾客忠诚度
要能随时了解目标区内的客户，让他们自投罗网不是一件容易的事，光有带出基本客户资料的机制（一般称Screen Pop up）是不够的，冗长的交易明细与联系资料对于营销人员完全是一种负担，所以必须事先做好顾客资料的分析，顾客终生价值、顾客忠诚度与贡献度分析也必须随时备妥，总之，顾客知识管理系统必须预先建立。这样可以让混合编制的客户服务或营销人员，在接到电话时就知道肥羊上门了。靠着客户知识管理、产品信息和话术的设计，营销人员可以随时应付各种不同的状况，可以随时在接到服务电话后，转向另一销售话题，开展产品交叉销售（Cross Selling）或升级销售（Up Selling）。有了这样的工作经历，混合编制的行销客户服务人员就可以在很短的时间内，变得聪明起来，一如拥有数年经验的业务经理。
多管齐下，广拓客源
销售不可能全部通过电话中心进行，结合运用各种媒体是更好的方式。顾客通过网页广告、电子邮件、传真，前来询问产品资料时，回拨电话不但不会造成对顾客的骚扰，还会让顾客对公司的反应迅速感到满意，并因此增加销售机会。当顾客从不同渠道要求获得产品信息的时候，销售人员必须知道顾客是从何处来？想了解什么产品？顾客在哪家公司工作？进而采取最正确有效的回应，当然，回应也必须通过这些多样化的渠道回复。
及时销售，致胜关键
除了面对面行销外，不论是电子邮件营销，还是信函营销，都没有电话营销更具及时性和有效性，但这都必须建立在一种前提下，那就是信息的充分整合与运用。信息必须很快就能获得，试想如果有顾客拨通电话进来，解答一个问题，客户服务人员需要翻阅数十页的客户资料或产品资料，或者是要转接好几次，寻找不同的人员，这样有可能达成销售吗？最后如果没变成投诉电话已属万幸了。
CII系统，提升效率
对客户服务中心的外拨电话，如果采用列印名单再平均分派给营销人员手动外拨，拨完后再由专人把结果重新输入电脑的办法，那么营销人员大部分时间都会花在拨电话与等待上，根本没空去展现其迷人的销售口才。通过对电脑与电话的整合（CII）技术，可将营销人员的生产力发挥到极至。
一般外拨式电话可分为下列三种：
手动式
（图一）
拨号10秒 判断与等待30秒至40秒 不通，结果登录20秒
拨下次
拨号10秒 判断与等待30秒至40秒 不通，结果登录20秒
拨下次
拨号10秒 判断与等待30秒至40秒 讲话时间（约三分钟）结果登录20秒
如图一，假设每拨3次电话成功1次（在某些时段，拨10次可能只成功1次），依上图所示，在每次成功拨通电话前，手动式拨号有将近一半的时间是浪费在拨号与铃声等待上，若能将这些时间消除掉，人员成本至少省一半，如果拨通比例低于1/3，节省成本将更为客观。不只拨号会产生效率低下的问题，在拨号前的工作与后续名单管理系统的配合上更容易发生问题，例如名单若不是通过整合的电脑信息系统管理，每次拨号的名单都必须先打印出来，分派到电话营销人员手里，然后经手动式的拨号处理后再收回，并输入原系统；因此，重拨号，遗漏跟踪都是经常发生的现象。
预览式
预览式外拨必须与信息系统相整合：在看完由电脑分配的名单与资料，准备好应对话术之后，按键确认，并由拨号器将电话拨出。如果仅从时间来看，此种模式的效益与手动式差不多，每次电话节省约5-10秒时间，其实它的重点在此后名单的连动与管理。
比起预测式拨号模式，这种方式可依据营销人员的经验来选择拨出号码，而不是按照电脑预先定义好的号码来拨号。另一个特点是由电脑分配名单，有经验的营销人员可以尽情发挥，并由电脑记录绩效，以消除人工记录绩效时的不公平问题。
预览式外拨模式通常用于需事先浏览顾客资料，然后根据不同顾客，采取不同话术的场合，比如对多样化产品的营销。
预测式
要进一步消除人员等待时间，就必须靠电脑来执行拨号，并且要不断的拨号，否则就无法节省等待时间。若假设每三次拨打中会成功一次，有100个客服人员就可先拨300次，其中拨成功的100次就会转接至营销人员继续通话。这种转接判断的时间必须非常短，否则对方就会挂断。值班营销人员必须按接通率机动调整，以确保营销人员的接听率最高且不会白白等待。因此，预测式外拨的控制方式可按此分成两种：追求客户服务品质的控制方式；追求营销人员生产力的控制方式。如果实行超拨，在电话接通后可能没有营销人员接听电话，这样就会造成客户不耐烦而挂断电话，更甚者有可能被认为是骚扰电话。因此要维持客户服务的质量，就不允许让顾客有太长的等待时间；如果要保证营销人员能够100%在线接听，就意味着要随时要有人等待在电话机旁。这两种控制方式显然是有冲突的，我们只能在两者当中寻求一个最佳平衡点。
预测式外拨模式通常适用于雷同度高的特定产品行销，一拨通电话就讲固定的话术，例如问候关怀或者是问卷调查的开场白。
或许有人会产生疑问，电话会不会因超拨增加成本？回答是绝不会，因我们只是把原本就预计要打的电话名单在较短时间内打完，让电话行销人员的时间运用的更有效而已。
如表一，外拨电话结果的分析统计是很重要的学习依据。相同的产品，相同的促销活动，相同的一组名单，在不同的时间用电话行销，可能会产生不同的结果，光接通率就可能不一样，这些数据资料都是进行下一次电话行销的最佳依据。
跟催的技巧
不管是哪种形式的外拨电话，事后跟催绝对是关键。电话不通可以再打，若打通了，顾客因不方便讨论或是要求营销人员留下电话时，如果没有适当的机制来处理，前面的营销电话就等于白打了。例如，有时候电话营销人员选择的时间（如吃饭时间）不恰当，让顾客却不知道如何回电，或是回电时是由不明白此事的另一组人员接听，都可能造成抱怨。除了利用以前已建立的产品知识共享机制，把接听电话的客户服务人员训练成懂得如何用产品营销之外，顾客联系的记录也必须输入资料库中，以让任何一组人员都能承接后续追踪事宜。
若外拨名单与营销人员业绩无关，由谁来处理都无所谓，但若与业绩相关，客户服务人员就可能怕该顾客再次打电话时，不是自己接听而损失业绩，因此不愿拿出顾客电话。如何解决这种“自己吃不到，别人也休想”的现象呢？可以用分红制，预留跟催名单稍后再拨的方式解决，但营销人员有可能因此为争业绩而预留太多名单，结果却消化不完或未能如期处理。所以跟催名单需由主管控制，并且不能将名单预留的太多或太久，以免造成顾客的抱怨和服务质量的下降。
利用统计资料，提高成功率
单是提高拨号效率是不够的，如果准备促销的名单都不是潜在顾客，即使按名单挨个把电话都打完，也不会得到预期的销售额。对外拨电话来说，根据统计的数据，成功比率是一个定值，如卖车，成功的比率可能只有20%；如果是促销旅游，成功的比率可能会提高到50%。
通过统计资料对客户资料库进行消费行为、族群的统计分析，可以做为开发新产品或交叉销售产品选择的依据。在此基础上，如果再加上行销人员的点子，就可决定每次促销活动的内容。不过，由于全面营销的成本过高，就算能获得比较高的成功率，最终的利润往往也并不会令人满意。
如何使用最少的电话数达成最多的销售，是对电话营销的另一个挑战。我们可以利用对资料进行统计分析，从全部名单中找出最有可能的潜在消费者，从而提高电话行销的成功率，使得营销更加有效。当最后的销售成功数是一样时，通过对资料的统计分析，获得一份经过加工的名单，只要按照这份名单拨打大约1/3的电话，就可获得原来总名单80%的销售成功率；如果拨打了2/3的电话，就差不多能涵盖全部销售对象，剩下的就不用再打了。
电话营销科学与艺术的结合
营销本身是一门艺术。科技只能提高营销的效率和加强营销的管理，即便有准确的信息和对市场的正确评估，但采取的营销手段如果不恰当，整个营销计划也只能以失败告终。对一个不吸引人的营销手段，科技所能做的就是证明确实它不吸引人，需要换另一种产品或营销方式试试看。
电话营销中所采用的话术也是一门艺术。就好比邮购目录，精美的邮购目录会令人爱不释手；烂目录，很可能就被随手一扔，弃之如敝履。同样，好的说话技巧，能够吸引顾客的注意，成交机会就会很大；不好的话术，可能换来的就是被挂断电话。虽然现在已经有了电脑辅助提示，但话术还是需要灵活变通，不能一成不变，有经验与没经验的电话营销人员的差别就在于此。
运用科技手段，投资电话营销
有很强技术支持的电话营销客户服务中心，除了电话营销一个功用之外，还可以有其它的衍生用途：用来倾听顾客的意见与抱怨，回答顾客问题；搜集顾客对产品的反应，进行产品改善或开发；搜集顾客信息，进行消费行为分析；建立与顾客的良好关系，加强顾客忠诚度。因此，运用科技手段来辅助电话营销绝对是一项物有所值的投资。