企业数字档案馆的建立(之一)
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国家档案局“十五”重点科研项目、国内第一家企业数字档案馆──江苏省电力公司数字档案馆于2004年12月21日在南京通过了国家档案局组织的专家鉴定。中国工程院院士、北京大学信息技术学院院长何新贵教授认为：系统设计合理、技术先进、可配置性强，实现了馆藏资源数字化、档案信息结构标准化、数据传递网络化、生成空间虚拟化、信息利用全员化和档案管理自动化。该系统在电子档案的长久真实保存、馆藏数字资源的综合利用等方面具有国内领先水平。在工程档案管理上使用自定义方式进行超前控制和全过程管理、数据的集中管理、多格式安全浏览和全文检索等综合应用方面达到国际先进水平。
项目的提出及建设背景
数字档案馆的研究与建设是我国乃至世界范围内档案工作在新形势下面临的重要课题和严峻挑战。江苏省电力公司为适应信息时代的要求，主动把信息领域成熟的高新技术引入档案管理领域，在提升档案管理理念、优化档案管理方式的前提下，在清华紫光的支持下，研发建设成了具有江苏电力公司档案管理鲜明特色的企业数字档案馆。把分散于全省各地的公司系统所属各单位不同载体、不同类别的档案信息资源，以畅通的网络为输送渠道，以数字的形式采集、存储，以高度有序的自动化方式进行管理。
公司数字档案馆的建设突破了传统的、封闭的档案管理模式，实现了档案工作以手工管理为主向以计算机管理为主、以管理档案实体为主向以管理档案信息为主、以档案存储保管为主向利用服务为主的转变。数字档案馆的开放系统包容了纸质档案、实物档案、图片档案、影视档案的各方面及档案信息的产生、收集、整理、保管、利用的全过程，将不同介质、不同类别相互独立的档案信息整合成统一的资源库，并确定其相互关联关系，增加了档案管理工作的科技含量，为企业生产、经营提供了安全、优质、高效的信息服务手段，充分发挥了档案信息的经济价值和社会价值。
江苏省电力公司有着重视档案工作的优良传统。从70年代的恢复整顿，到80年代的达标升级，再到90年代的目标管理，江苏省电力公司的档案工作都有较大的发展。进入21世纪以来，随着企业整体管理水平的不断提高，现代科学技术在企业中的广泛应用，使传统的档案管理方式已不能满足日新月异的新形势的需要，主要表现在：⑴传统的档案管理是以纸质档案为主体，以手工检索为基本手段的管理方式。而目前的电力公司，从基层班组到公司的决策机关，计算机应用已十分普及，无纸化办公、CAD制图、E－mail传输日益广泛，电子文件的大量涌现，各专业应用系统广泛运用，使档案管理面临严峻挑战；⑵传统的档案管理是手工管理方式，档案管理的工作效率和质量，直接受到档案人员的思想觉悟、工作态度、文化程度、业务水平、身体条件、情绪变化等诸多因素的制约，一旦某一方面发生问题，都会给工作带来影响；⑶传统的档案管理与档案形成过程脱节，即先文后档，档案形成过程中出现的不规范、不真实的情况给档案管理造成了很大的困难，特别是工程档案图物不符的问题，一直是困扰档案部门的顽症，尽管档案部门十分重视文档一体化工作，但事实上仍然文是文，档是档。档案部门很难做到超前控制、跟踪管理。这对档案形成质量和提供利用服务的质量都会有一定有影响。
以上种种不适应新形势要求的情况，在客观上对档案工作、档案部门和档案人员在企业管理中的作用、地位和形象都会造成消极的影响，迫使我们去考虑、探索和研究档案管理改革的问题，建立企业数字档案馆已成为广大企业管理者和档案工作者的共同愿望和要求。而电力公司办公自动化、档案管理现代化起步早、基础好，网络建设覆盖全省，各应用系统广泛使用，有一支技术水平高、业务素质好的档案队伍，这些都为数字档案馆的建设提供了良好的基础条件。
项目的建设目标及研究内容
江苏省电力公司企业数字档案馆的可行性研究起始于2001年，正式立项于2002年4月，由清华紫光承建，并于2004年12月通过鉴定。
建设目标：⑴实现整个档案业务流程的全面自动化。通过建立文档一体化，实现各类电子文件及时归档；通过建立工程项目档案自动校验提示系统，为工程档案的收集齐全完整提供了保障；通过与其它系统的无缝链接，以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控，跟踪管理，实时接收，用现代化手段对档案业务各流程进行管理，保证档案信息的齐全、完整、准确，从而实现真正意义上的文档一体化。⑵建成各类数字信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为企业的生产、管理、决策提供高质量的服务。资源库不仅涵盖了文件材料，而且对语音、视频、图形图像等多媒体档案信息进行有效管理，从而通过计算机网络联接成超大规模的信息库。同时利用库藏信息资源任意组织编辑专题材料，为领导决策、技术、管理人员的工作提供及时、丰富、生动、形象的信息服务。⑶提供先进的档案利用手段，让企业内部档案利用者通过企业网或者互联网在任何时刻、任何地点都能及时享有各类档案信息利用服务。
研究内容：⑴档案生产、管理、利用一体化模式。在档案管理理念上，针对现代办公条件下电子文件和电子档案大量产生的实际情况，制定前端控制战略和文件、档案一体化管理模式。⑵信息服务模式。以新的信息服务理念为指导，强化改革创新、主动服务的意识，不断扩大服务范围，拓宽服务领域，力求面向企业的每一位员工，最大限度的开发利用档案信息资源，实现档案信息服务（在公司系统领域）的社会化。在服务手段上，充分利用计算机和网络技术，建立数据库、局域网和档案馆网页，实行新信息上网、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务，同时开展档案信息咨询服务，为用户进行定向、定题的交互式信息咨询，运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发，提供更多二次、三次加工的信息产品，拓展档案馆的服务功能，提高档案服务质量。
档案保管与维护：在档案的保管与维护上，电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体转向保护其内容，保证内容的真实性、完整性、有效性。为此，需建立文件内容、背景信息、结构信息、元数据信息的组合保管模式。
系统数字档案馆的构建与核心技术
硬件布局：数字档案馆采用集中式的硬件布局，由位于省公司的服务器组集中存储数据和提供数据管理服务。公司广域网范围内的任何客户机都可以通过网络访问中央服务器组提供的档案管理与档案利用服务。数字档案馆的核心服务器群组包括：应用服务器、文件浏览服务器、全文检索服务器、数据库服务器和流媒体服务器。NAS提供存储支持，认证服务单元提供系统进行安全操作所需要的一切安全服务。
软件体系结构：按照选择方案的标准和建设的基本目标，数字档案馆采用了J2EE的软件体系架构。J2EE是美国Sun公司推出的一种全新概念的模型，与传统的互联网应用程序模型相比，J2EE应用模型定义了一种建筑模型来让多层应用程序实现服务，提供了可伸缩、易访问和易于管理的方法和手段。
数据框架：数字档案馆系统中对不同类型的数据采用不同的存储方案。经数字扫描处理的档案的海量电子文件存储在NAS存储系统中；声像、实物、照片档案的电子文件为流格式或者图片格式，占用较大存储空间，也存储在NAS存储系统中；档案著录信息存储在数据库中；文书档案和科技档案的电子文件存储在数据库的大字段中，以期获得更好的访问控制和数据安全性。
安全架构：江苏省电力公司承担并完成了国家信息安全示范工程项目，已经建设的PKI安全体系主要提供四个方面的服务：即基于PKI技术的强身份认证、可信时间戳服务、数字签名／验签和数据加／解密。利用PKI提供的身份认证、签名、验签、加密、解密、时间戳等安全服务为数字档案馆系统构建了软件应用的安全体系，以保证档案数据的完整性、机密性及以及系统操作人员行为的不可否认性，切实增强了系统的安全强度。
核心技术：⑴电子文件的真实性保存。对于电子档案，由于其易变性和载体分离性等特点，使电子档案与传统档案相比在真实性上显得没有保障。本系统中使用了公钥基础设施，使电子文件和电子档案在其整个生命周期内，能证明其来源的不可否认性。⑵全文索引技术。为了给利用者提供高质量的档案利用手段，在数字档案馆中提供了真正实现OCR文件全文检索、多字段多条件查询检索、档案资料的复用、多语言查询检索、智能型自然语言断词和“词索引”机制、高效数据同步等功能。⑶多格式安全浏览。在企业信息化过程中，产生的电子文件格式类型各异，并且为了能在网上安全进行浏览，在本系统中采用了多格式文件安全浏览技术。⑷流媒体技术点播。为了能在网上直接利用声像档案，数字档案馆系统中采用了流媒体点播技术。