为什么我的时间总是不够?

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你应该经常碰到这样的情况吧：

昨天该给你报告的同事赖到了今天，导致你昨天无所事事了一天，今天却不得不忙到脚不沾地。

每天光是处理临时丢过来的新邮件和各种电话就已经花去了半天时间，但下午还必须得抽根烟、喝杯咖啡、吃个关东煮，不然更没有工作的情绪。计划中的工作要到下午快4点的时候才能开始做，加班是显然的了。

感觉自己花两天时间一定可以干完的活，却经常流泪加班去赶那个该死的deadline。

怎么样才能正确地估算自己的工作能力和进度的确是个令人头疼的问题，你可能会因此无法顺利完成工作 、频繁加班，甚至上老板的“黑名单”。但这个

问题并非无解。

如何搞清任务预期？

“估算好一个任务所要花费的时间，最重要的是在接到任务时跟直属上司的第一番谈话”。CEO领导力发展机构VISTAGE（中国）运营总监张舒雅认为，在你满口答应之前，应该搞清楚三个基本的问题：

1.上司的预期。

2.汇报的节奏和方式。

3.你可能需要的人手。

上司的预期：

当然你不能直接问你的上司，你是需要一个糊弄版的，还是精编版的？聪明的做法是多问问这个任务需要服务的场合、是给什么人看的、用来实现什么目的、什么时候需要？是做一个应付商业客串的PPT，还是要用在客户招商会上的形象展示，这决定了你需要投入的精力和时间的总体情况。

汇报的方式：

此外你还需要确认汇报的节奏和方式。一般有三种常用的方式可以借鉴：进度每日简报；推进遇到问题时汇报；约定时间节点汇报阶段总状况。

汇报不会浪费时间和精力，它反而是建立你与上司的信任感，及时修正误差的一个有效的方法。一个上司想要的“好作品”和你心中的完美形象往往是大相径庭的。经常可以看到双方在deadline到来之际才发现情况与预期差别之大。而一旦这样的情况发生，不仅是严重的时间浪费，工作中的信任感也会被打破，你就很难再获得委任重要事情的机会。

你可能需要的人手：

重点在于，你要让老板知道你的工作需要哪些部门的支持，并且由他提供最高层级的支持。在部门繁杂庞大的公司，遇到复杂的项目时，甚至需要发起一个启动会，召集所有相关部门的负责人讲述你的计划和任务分配，让各部门的管理者帮助你指定负责协助的具体人选。因为由较高级别的负责人配合你的工作，也是简化工作流程的有效方法，可以避免突发状

况发生的几率。

确定了这些内容，你对此任务的执行计划应该就初具轮廓了。接下来应该在最短的时间内制作一个项目计划书，把你能想到的内容尽可能详细地做一个描述。如果时间不够，包含有时间点、任务、配合部门以及责任人的流程表格也是非常不错的选择。这也是关键的一步，目的有两个—把你对上司的任务预期的理解呈现出来，确认或加以修正；为你获得更多帮助开辟道路。

时间是怎么算出来的？

完成了上述准备工作，你实际上就基本搞定了80%的任务。那接下来究竟如何估算出一个合理的项目时间？参照公司历史同类型项目的执行情况是最有效的途径。如果是完全的新项目，则可以分别将各部门所要完成的任务整理出来，让各负责人估算属于自己部分的完成时间。当然大多数情况下，你要跟随上司给你的时间节点来安排工作。

那么，如何判断这个时间对你来说是否足够？首先，你要能够准确计算出自己与额外任务无关的岗位职责工作需要消耗多少时间，明确哪些事情是你的职责，这点HR和你的直属上司都可以给出答案。

像市场部，或者前台、助理等“职业被打扰者”要把应对各种突发打扰的成本也计算进去。如果你接到了一项需要专注精力才能完成的事情，是否有同事能分担属于自己必须被打扰的工作内容也是时间估算的重要考核因素。每天的8小时工作时间减去上述部分，才可以算做你能为额外任务投入的工作时间。

接下来就是做任务分割。每份计划里，都参照你能做出决定的最长期限为节点，然后以“必须完成的 ”、“ 争取完成的 ”、“ 有剩余时间再完成 ”的等级做优先级的划分。

有了计划，更关键的是执行。张舒雅认为：必须让别人知道并尊重自己的工作规则。集中固定的时间段完成可以合并同类项的工作任务是她保持自己工作节奏的重要方法。而对于决定能力有限的基层员工，这些计划也是你委婉拒绝意外任务，或者争取最大程度帮助的有力证据。

碰到意外怎么办？

上海某软件公司的工程总监陶然建议，除了任务本身的正常耗时，还需要添加各种意外的耗时：专用资源时间，包括兼职人员和专用资源所需时间；返工的工作量和时间；项目本身的管理时间，用来进行项目的管理和协调各部门、各项目成员的工作，一般需要增加15%；做一项并不完全确定的工作可能需要增加50%、75%甚至更多的时间。

总的来说，陌生项目最好争取预估时间一倍以上的操作时间，如果以前你已经多次做过这样的项目，你的意外时间可能很小，保留5%的比例即可。

假如你没法按时完成任务，应对情况要遵循几个原则：

1.一旦察觉发生了可控范围之外，且会影响时间进度的事情，及时汇报给上司，让他来做判断。

2.如果是你主观的原因，要给对方留出足够的补救时间。

3.沟通优先级从高到低为面对面、电话、邮件。

4.最好提供备选方案，比如说一个稍微简略的版本，或是不影响实现下一步目标的调整方案。

5.不怕严厉的措辞和指出问题，但是对事不对人，避免在责任归属上做过多讨论，你的出发点始终要站在怎么解决问题。