新形势下医院档案管理现代化问题及对策

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【摘要】 档案是医院管理的重要组成部分，其重要作用不能被忽视。新形势下医院档案管理现代化存在着急待解决的问题，必须采取积极有效的对策，档案管理工作才能为医院科学发展提供方便、快捷、高效的服务。

【关键词】 档案管理； 医院发展； 问题； 对策

随着我国卫生事业改革的不断深入，为医院档案管理工作提出了新任务和新要求。因此，医院档案管理工作者要抓住发展的机遇，还要对改革中面临的困难进行不断挑战并克服，以为教学、医疗及科研等工作更好地服务，就必须采取积极的对策，不断解决档案管理中存在的问题，努力为医院科学发展提供服务[1]。

1 医院档案管理现代化面临的问题

1.1 不重视档案管理，不能很好地利用档案 在医院中历来都是把医疗工作作为头等大事来抓，而忽略了对档案的管理，尤其是领导干部对档案管理工作从意识上也不重视，他们总是从医院的经济效益出发，而不能考虑到档案对医院的发展、医疗经验的传承及科研工作等的重要性，因此，对档案管理工作的投入就较少，甚至忽略。档案管理工作者对做好这项工作及其现代化的意识就更淡薄，总是持着旧的思路来做工作，不求改进，使得档案的利用率较低，实际上档案室成了医院的一种摆设。

1.2 档案管理不规范，归档内容不清晰 现代社会科技发展迅猛，医院档案管理工作的标准也越来越陈旧，也不规范，工作者甚至连归档的内容也不能很好地界定，医院总是根据自己的需要进行档案的收集和管理，盲目性和随意性较大，使许多有价值的档案资料未得到足够的重视和有效收集，影响了档案工作的完整性[2]。随着医院档案内涵和外沿的变化，医院档案管理工作必须要有统一规范的管理标准和模式，否则难已适应新形势下医院经营管理的需要。

1.3 档案管理的制度不完善，归档工作不积极 医院管理考核体系中没有考核档案管理的内容，缺乏档案管理的组织架构、管理流程和制度、职责，更缺少对档案管理具体情况的检查考评措施。由于管理制度不健全、措施不到位，工作者的积极性不高，普遍存在档案移交不及时、收集困难、效率不高的现象，严重影响了医院档案信息的有效利用。

1.4 档案监管机制不健全、信息安全难保障。有些医院的档案管理仍处于各自为政、各科室分散管理的状态，缺乏统一的监管机制与体系。这样的管理方式既不利于档案统一规范管理，更不能充分发挥档案信息资源整体优势，对档案信息安全保障也有一定的难度。还有部分借阅档案人员，长期借阅不能及时归还，以至于档案遗失、破损，从而丧失了档案应有的价值与功能。

1.5 档案管理工作人员科学文化水平较低，业务能力落后 医院在人才培养方面，往往把医疗一线工作人员放在首位，而不重视对档案管理工作人员的培养，甚至长期不进行培训或学习深造，还经常把一些年龄偏大的老同志放在档案管理岗位。他们既没有进修学习的机会，还缺乏系统的档案知识培训，知识面窄和知识老化严重，思想观念和管理水平很难适应新形势下医院档案管理的新要求。

1.6 档案管理投入不足、管理手段落后 还有些医院以医疗用房紧张为由，挤压档案用房，档案管理设备陈旧、管理手段落后的现状，制约着医院档案工作的发展。在计算机及网络技术在医院管理中广泛运用的今天，医院已步入计算机及网络技术时代，而档案管理仍以手工收集、检索信息为主，增加了档案收集、开发和利用的难度，直接影响着档案管理现代化的实现[3]。

2 档案对医院管理工作及医院发展的意义

2.1 档案可以为医院管理工作提供动力 档案作为一种无形资产是医院资产的重要组成部分，它对医院的管理起到精神推动作用，可以把档案投入到医院管理、经营、临床与科研等实践活动中，并把这些活动的全部过程完整地记录下来，成为推动医院可持续发展的动力。同时，医院档案资料中蕴藏着丰富的智力资源，把这些智力资源运用到医院管理实践中，可以充分调动医院职工的工作积极性、主动性和创造性，从而实现医学知识创新和医院管理的现代化与科学化[4]。

2.2 档案为医院管理工作提供了信息源 档案把往复不断的现象和过程真实的记录下来，使瞬间变成永恒，成为人们研究事物本质、准确寻找事物内在规律的可靠依据。凭借档案的真实记录，可以了解过去、把握今日、创新明天。医院档案正是通过文字、数据、图表、影像等资料反映出医疗、教学、科研等信息的持续积累，为提高医疗技术水平和服务质量提供了原始素材，使医院管理者在管理实践中得以深刻地总结过去、正确地把握现在、科学地开创未来，从而加快医院全面协调发展的步伐[5]。

2.3 档案为医院管理者科学决策提供依据 在医院管理过程中，把档案的信息源功能渗透到医院管理工作的每个环节中，通过档案信息资料的积累和传承，医院管理工作不断发展。如利用档案加强医疗质量管理，对开展新业务、新技术可以提供准确科学的原始依据，是医院落实“以质量为核心”的重要保障；利用档案促进医学科研成果与医学技术形成、推广与应用，对常见病、多发病、疑难病进行综合研究、系统分析，从而提高诊疗技术水平，实现科研带动和科技兴院战略[6]；利用档案推动医院管理决策的科学化、系统化、规范化，医院管理者通过档案信息的收集、汇总、加工、储存、分析过程，形成科学决策的有效依据，从而提高医院管理者的能力与水平。

2.4 档案开发利用要为医院发展战略服务 档案是医院建设与发展历史最真实面貌的反映，是提高医疗质量与技术水平的必要条件。特别是在制定医院中长期发展规划战略和制定工作目标时，依靠各种档案资料提供的翔实依据，才能做到有的放矢和少走弯路，这些都离不开档案资料与信息的支持和保障[7]。

3 新形势下加强医院档案管理的对策

3.1 领导重视，纳入规划，使全体员工意识到档案工作的重要性 要想把档案管理落到实处，取得成效，并充分发挥其应有的作用，首先院领导要高度重视，要把档案管理工作纳入整个医院工作，使档案管理工作的发展成为医院整体发展中的一部分，可以把档案工作和医院的医疗、科研等工作一起规划[2]，把档案工作也提上日程，考虑到目前医院档案管理工作的落后，企图把它更快更好地加以发展起来，可以把做好档案管理工作的重要意义，通过不同的方式向中层领导及员工宣传，让其充分认识到做好该项工作的重要意义，进而形成一种领导重视、员工支持的全院统一的积极的发展档案管理工作意识格局。

3.2 侧重服务，充分发挥档案的作用 做档案工作就是看重了档案资料凝结着医疗、科研及医院发展的成果，这是它本身所具有的价值，同时档案还可以促进医疗、科研及教学工作的发展，只所以要做好这项工作，也就是看到了档案工作为医院的健康快速发展提供信息服务，提供智力支撑，提供精神动力，因此，作为档案管理工作者要具备这种服务其他部门或其他领域的意识，通过多种渠道、多种途径、多种方式积极主动地去开发利用档案资源，有较高价值的档案，还可以进行深层次加工，进行整理汇编，以更好地为临床及科研服务。同时，档案管理工作在运作的过程中还要注意对资源利用的反馈信息，要始终清醒地认识到档案工作所处的状态，还要加强与兄弟医院的同类工作加强联系，这样可以共享档案资源，在实践中使档案的信息作用得到充分发挥。

3.3 建立并规范制度，健全体系，确保档案管理工作的规范化 目前的档案管理工作缺少相关的工作制度，也没有一个健全的体系，这严重制约的档案管理工作的科学发展，因此，一定制定相关的规章制度，并严格按制度来办事，同时，还要健全一套管理体系，使得档案管理工作从整体上得到发展，这也是实现档案管理工作规范化、科学发展的关键，也是其科学发展的有力措施和可靠保证[8]。档案管理者可以按照《医药卫生档案管理办法》、《档案法》等相关法规，进一步明确档案管理职能、健全组织、落实专职人员，制订出统一、完整、科学的标准，对不同的档案资料可以分类收集，统一管理，综合考核，不断提高医院档案开发利用效率。

3.4 加强对档案管理工作人员的培训力度，提升其整体素质 档案管理人员业务素质将直接制约着档案管理工作的发展，因此，要将档案工作人员的培养纳入医院整体培养规划中来，通过对其进行业务培训、进行深造等方式来加强其对业务知识的学习，进一步提高其业务能力。同时，档案管理工作还要受到工作人员的科学知识、思想品德及人文素质的影响，因此，还要注重对档案工作人员在这方面的培训，最终提高档案工作人员的整体素质，使其努力掌握科学管理的原则和方法，提高档案管理工作效率，提高档案管理工作质量。另外，档案工作人员还在注重在实践中提升自身的素质，可以深入临床、科研及教学一线了解目前对档案的需求形势，以做到档案管理工作能适应形势的需要，并不断提高档案管理工作的水平[9]。

3.5 投入资金，更新配备，做到档案管理的现代化 要做好档案管理工作，必须加大资金投入力度，引进能改进工作的先进的技术及设备，这是真正实现档案管理现代化的必备条件。只有实现医院档案现代化，才能为医院管理提供全方位、内容新、质量高的档案信息产品[10]。首先要更新改进硬件，如现代化的库房、橱柜、桌子、除湿空调及灭火灭虫设备等，要引进一批计算机，同时对计算机还要安装先进的软件系统，以更好地储存、运营及管理医院的档案业务，这样还方便了对信息资料的检索，节省时间，也节省了保存档案所占的空间、人力及物力，使档案管理实现信息化、网络化，是医院档案管理现代化必不可少的重要内容。

总之，在新形势下，要使医院档案管理有新的进展和突破，必须要紧密联系时展要求，从观念上更新，采取有效措施，积极探索医院档案现代管理模式，才能为医院管理科学化、规范化、现代化作出新贡献。

参考文献

[1] 陈石.落实管理是推动医院科学发展的保证[J].现代医院，2009，9（7）：107-109.

[2] 郭敏. 如何加强医院的档案管理[J].档案管理，2012，196（3）：87.

[3] 秦爱华.浅议档案管理现代化问题[J].档案管理，2012，196（3）：83.

[4] 阮美丽，陈石.谈加强医院档案管理[J].档案管理，2008，171（2）：87.

[5] 付善锋.医院档案管理实践探索[J].中国医学创新，2012，7（7）：117-118.

[6] 卫立群.创新档案管理机制提升医疗科技档案工作管理质量[J].现代医院，2012，3（4）：20.

[7] 阮美丽，陈石.档案在构建和谐医院中的独特作用[J].档案管理，2009，177（2）：83.

[8] 付善锋.医院档案管理标准化[J].中国医学创新，2012，2（10）：96-97.

[9] 沈培林.新时期医院档案管理工作探讨[J].现代医院，2010，10（9）：137.

[10] 赵杰.谈医院人事档案科学管理[J].档案管理，2012，197（4）：95.

（收稿日期：2012-10-16） （本文编辑：车艳）