如何开展企业档案数字化建设
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自20世纪90年代开始，独立的目录级档案管理系统就已在很多企业得到逐步的开发和应用并发挥了一定作用，但随着网络化技术的发展，网络基础平台的建设和信息技术在企业内部管理各业务中的不断渗透，原有的封闭式的档案管理系统对档案利用需求的满足、信息的提供程度与方式等已远远落后于企业信息化的发展需求。那么如何适应企业的信息化步伐，实现档案信息数字化管理和传播，促使档案信息得到有效的利用和共享，则无疑是近阶段档案管理领域较长期探索的课题。
一、档案数字化管理在企业管理中的意义
档案数字化管理的含义包括两个方面：一是档案信息的数字化；二是档案管理手段信息化。在现今社会的各大中型企业中，档案信息现代化管理作为企业信息管理中的一个重要内容，其价值能否得到充分的实现将直接反映企业的管理水平。档案管理数字化不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来方便迅速，从而避免了资料反复复制、多份保存等造成的纸张、空间和人力的浪费；开发利用企业档案网络信息资源，根据企业实际需要提供档案信息，使档案系统具有收集迅速、输出快捷的反应能力，促进企业生产效率的提高；通过网络提供的多途径检索路径快速便捷的同时供多个利用者浏览下载使用，最大限度地实现档案的价值，大大提高了企业档案的利用效率，给企业带来显著的经济效益和管理效益。
二、企业档案信息化工作现状分析
目前，各大中型企业的档案信息化发展状况参差不齐，硬件设施、管理水平、人员素质都有很大的差距，各企业档案信息管理系统大都是根据各自的业务特点组织开发设计的，由于各开发公司的研发水平不同，技术保密等因素，普遍存在着缺乏统一的功能和技术衡量标准，系统缺乏较强的兼容性，与其他办公业务系统间不能顺利衔接，数据信息共享性较差；档案管理标准制度不能适应信息化管理的需要；档案管理人员信息化管理水平、人员知识结构有待改善和提高，这些都制约了企业档案管理信息化的进程。
实现企业档案数字化是一项系统工程，它不仅涉及到档案管理业务流程的规范，也涉及到构成数字档案管理系统基础平台的建设。因此，要做好企业档案数字化建设就必须有步骤、有计划地协调实施。
（一）基础平台设施建设是企业档案数字化建设的基础
基础设施建设主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器以及操作管理系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络，计算机网络按照网络连结的距离可分为局域网、广域网和互联网三种类型。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
（二）档案数字化建设的核心是建设高质量的档案信息数据库
数据信息应具备准确性、完整性、规范性、稳定性等要求，其主要包括检索性数据库和文件性数据库的建立，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库主要用于完整的载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式发生了本质的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索。信息的超时空流动使数字化档案成为“无墙界档案”，档案管理也从注重文件实体的保管逐步变为以提供信息利用服务为中心的管理活动，为用户提供方便、高效的服务。
（三）建立适应数字化特点的标准化、规范化的技术、管理标准体系
随着档案数字化建设的推进，档案管理的各项管理和技术标准、规范都需要及时适应数字化的特点进行修订和完善，如：对数字档案的元数据的管理、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证等的规定和软硬件基础设施建设技术标准、数字水印、加密技术等的要求。因此，各企业在档案信息化建设过程中应依据国家相关的标准规范并结合本企业本部门实际制定相应的管理办法和措施，建立涉及信息资源收集与归档，信息资源利用、信息资源鉴定等的制度标准、数据信息存储与迁移标准、信息著录标准、数据安全性管理标准、系统建设与维护的标准、元数据标准等各方面的管理程序和制度。
（四）实现档案信息管理系统与其他业务系统的紧密衔接
企业信息化的建设最终是要达到企业信息的充分共享与便捷利用，因此作为企业信息化建设重要组成部分的档案信息管理系统的开发必须打破传统的“信息孤岛”问题，建立各档案信息系统间及档案信息系统与企业内部各应用管理系统间的无缝衔接，达到一体化管理。企业各应用管理系统中存在大量与档案实体密切相关的信息，是数字化建设的重要信息源，档案信息管理系统应具有档案信息资源采集平台的功能，成为各应用系统信息流程终点站、网络信息资源的最终汇集点，实现网上实时归档，保证数字档案信息的完整、准确、及时的收集归档和有效利用。
四、企业档案数字化建设中应着重处理好的三个问题
（一）注重馆藏档案数字化的效益性
档案数字化的目的不外乎两个方面，一是为保护珍贵档案；二是为实现网络环境下的档案信息的共享利用。无论出于何种目的，都只需要进行有限范围的数字化工作，从实际利用效益的角度分析，大部分档案是不值得数字化的。尤其企业是以追求效益为目的经营实体，因此，企业档案数字化工作一定要树立成本效益观念，在开展纸质档案数字化工作之前，应做好档案的优化工作，对馆藏档案的内容、价值进行鉴定，提高企业档案数字化建设的经济性和效益性，避免不必要的浪费。
（二）注重档案信息管理的“前端控制”和“全程管理”
档案部门在档案信息系统的开发和应用工作中应突破原有的纸质档案管理的思路，充分考虑电子化、信息化、自动化的技术特点，调整优化原有的传统手工管理模式下归档、编目、著录环节滞后的文档管理流程，贯彻“前端控制”和“全程管理”的思想，即从文件产生时就开始控制电子文件的归档活动，明确规定归档对象、归档范围、归档步骤、方法和检验标准等，对文件价值及保存期限实施鉴定；简化实体整理的规则和要求，强调信息著录工作的细化，多角度多层次的揭示文件信息及自动化的检索手段来解决档案实体管理的单线排列和多元化检索途径的矛盾，实现电子文件管理的“前端控制”。同时，电子文件的生成是一个动态、不断叠加积累的过程，归档活动很难一次完成，因此，电子文件的归档还应强调“全程管理”，这尤其是对于“实时归档”的电子文件来说，必须随着文件活动的开展，不断的补充完善记录，归档相关的修改、变更补充文件和各版本文件，保证归档电子文件的完整性和准确有效性。
（三）注重档案信息的安全保障管理
档案信息的安全问题是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。信息内容涉及知识产权、技术秘密、商业秘密，甚至国家秘密等问题，在信息的利用中需要有严格的权限控制。在档案数字化建设中，必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全，其中包括档案信息载体的安全和信息内容的安全与完整。一是建立健全安全保护管理制度体系，针对电子文件和电子档案及时制定收集、检验、鉴定、保护和利用制度，保证其安全性和真实有效性；二是采取相应的技术防范措施，在应用过程中，防入侵、防泄露、防篡改、防病毒、密码技术、迁移技术、载体转换技术和访问控制技术等功能的应用与实施是档案信息管理系统的安全管理核心。
（作者单位：中国核电工程有限公司郑州分公司档案信息中心）