谈办公自动化系统在高校中的推广与应用
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摘 要 借助电子科技的软硬件快速发展，办公自动化系统成为数字化校园建设中的重要组成部分，在高等院校行政管理工作中的作用越来越重要。文章以文献研究的方式，对在高校中推广办公自动化系统的意义、推广和应用中遇到的阻碍和解决方案，以及应用办公自动化系统后，高校行政管理工作方式的变化进行了详细阐述。
关键词 办公自动化 高校 推广 应用
中图分类号：G640 文献标识码：A
Talking about the Promotion and Application of
Office Automation Systems in Universities
JIANG Jie
（Nanjing University of Science and Technology， Nanjing， Jiangsu 210094）
Abstract With the rapid development of hardware and software of electronic technology， office automation systems become an important part of digital campus construction， the role in the administration in colleges and universities is increasingly important. This article by way of literature research， for the obstacles encountered and solutions in the promotion of office automation system in colleges and universities significance， promotion and application， as well as the application of office automation systems， changes in university administration work were elaborated.
Key words office automation； college； promotion； application
1 在高校中推广办公自动化系统的意义
1.1 办公自动化系统的功能
完整的办公自动化系统应具备信息的采集、加工、传输和保存这四个方面的功能，其工作任务是为各个系统使用者提供所需的信息。具体来说，办公自动化主要实现的业务工作有公文流转、会议管理、发文传阅、公共信息、请示报告、远程办公、掌上OA（Office Automation，办公自动化的英文缩写）、通讯录以及领导日程安排等方面。
1.2 推进扁平化管理，提高决策水平
行政管理的顶层设计应推行扁平化方式，减少管理层次，使决策层和操作层之间的中间管理层级尽可能减少，以便快速地将决策权延至工作的最前线，使用富有弹性的新型管理模式，从而提高行政工作效率。
办公自动化借助于多种先进的信息科学技术，提升在工作流转中管理层的决策水平，以提高工作效率。它是推行扁平化管理的一种技术手段，在高校办公室的日常工作中，办公自动化系统的运用越来越多。
1.3 提高工作效率，规范工作流程
办公自动化系统的推广和应用是高校自身建设发展的需要。高等院校的核心目标可概括为决策层充分发挥管理职能，通过计划、组织和实施等步骤开展行政管理工作，引领全校教职工和学生，合理支配学校可用的资源，有效完成学校以教学和科研为中心的各项任务。当前高等院校行政管理体制发展滞后，导致出现工作流程不规范，行政工作效率较低的情况。因此，建设一个安全、可靠、高效的办公自动化系统，为高等院校管理部门提供智能化的办公环境及开放式的综合信息服务平台，是如今各高等院校行政管理部门的重点工作之一。
1.4 节约资源，降低办公成本
伴随着办公自动化技术在我国的快速发展，政府企事业单位逐步推广应用办公自动化技术，高校也逐渐提高了自动化办公的水平，进一步提高工作效率。随着办公自动化技术的广泛使用，被一直大力提倡的绿色无纸化办公有了实现的可能。
从高校的工作而言，公文的行文流程由原先的纸质流转，可以变为电子化的方式在网络上流转，起草、审阅、签阅、修改、、归档和查阅一系列的流程均可以电子化的方式实现。在操作中提高了效率，大大节约了人力物力资源，使得归档和查阅、传递和输出变得准确高效，便于管理，体现出了纸质文件不能比拟的优势。
2 实施办公自动化系统推广中的问题与解决方案
2.1.1 少数管理者墨守成规
存在一些管理者对办公自动化系统的推广和使用积极性不高，尤其当办公自动化系统作为新的工具在初期使用时，总会出现少量问题，有些是技术问题，有些是工作人员误操作导致，有可能会降低工作效率，管理者就会否定办公自动化的优点，强调原先纸质文件和手工操作与传递的优点，在一定程度上阻碍了办公自动化的推广和使用。
2.1.2 个人工作习惯不易改变
一个人的工作习惯是多年工作养成的规律，在短时间内改变比较困难。OA系统试运行阶段，公文流转是纸质和OA系统同步运行，很多工作人员仍习惯与纸质流转，而时常忽略通过OA系统来进行文件的流转，在系统运行初期阻力较大。
2.2 解决的方案
2.2.1 领导重视是推广应用的保障
办公自动化是一个系统工程，也是体现管理者的决策水平的一种方式，当办公室着手建设办公自动化时，领导重视是关键。领导若能积极参与办公自动化的前期调研，建设实施，推广应用中来，作为办公自动化系统推广应用的先锋模范，起到领导和表率作用，那么办公自动化在全校范围内推广也会变得更加顺利。反之，如果领导的重视程度不够，自己都不太愿意尝试使用办公自动化系统，这样本来就在学校中推广应用存在的困难阻力无形中就会增大。所以领导如能好好谋划办公自动化的顶层设计，积极参与指挥办公自动化在校园中的推广和应用，为办公自动化系统营造良好的资源和发展环境，那么办公自动化的推广和应用将会顺利进行。
2.2.2 加强服务意识，健全各项规章制度是基础
近年来信息化发展十分迅速，应该建立相应的规章制度以保证办公自动化系统被正确、高效、稳定和规范地使用。根据实际使用情况，针对系统安全及保障信息快速传递，制定规范日常管理的工作职责和制度。使得工作有条不紊，有章可循。使用办公自动化系统，可以使管理更加民主和人性化，在提升工作质量的同时，提高工作效率。信息公开、党政文件和校园公共服务等亦可以通过办公自动化系统来，更具时效性。建立起有效的规章制度的重要性不言而喻，且根据实际使用情况，做好调研和修善，确保规章制度能促进办公自动化系统的推广和应用。
2.2.3 充分准备，做好人员培训是关键
办公自动化技术是一门新兴学科，它借助于计算机技术、通信技术、信息技术及多种先进自动化设备来实现，这就要求我们使用者必须具备相应的业务知识和掌握一定的操作技术，否则办公自动化的实现也就无从谈起。在系统试运行之前，应组织全校办公自动化的使用者进行系统培训，内容应有计算机基础，办公自动化基础知识及操作技巧，并针对不同的用户做相应的培训，部门领导、OA秘书、OA管理员和学校领导的操作内容各不一样，开培训讲座，做针对性的讲解。在试运行初期，应当从纸质文件和电子文件流转并行，慢慢变为采用电子化流转的方式，让使用者逐步适应并能熟练操作办公自动化的流程。对运转正常有效的单位和个人进行表扬，充分调动积极性。
3 使用办公自动化系统后的工作转变
办公自动化系统在高校中的推广与使用，一定会对高校的行政管理工作的方式带来变化，对秘书办文、办会、办事的工作方式也会带来影响，这些转变有很大一部分是积极的，当然也会产生对工作不利的影响，我们在使用办公自动化系统时，应注意扬长避短，提高工作效率，最大限度地发挥系统的作用。
3.1 大幅度提高工作效率，有效节约成本
办公自动化系统运行之前，公文的流转需要指定专人负责上传和下达，会议的通知也需要人工一一电话通知的形式，极大地影响办事效率，造成人力物力财力的浪费。办公自动化系统正式运行后，公文处理，发文传阅、会议管理、请示、报告等均可以通过网上进行流转，使得执行工作更加快速有效和规范，省去了老工作方式中不必要的流程节点，可在线直接发送文件、通知和公告，可在线直接沟通，省去了打印和人工传递的环节，沟通变得及时有效，节约了时间和资源，提高工作效率。
3.2 规范工作流程，转变工作作风
办公流程更加规范高效，尽量减少工作失误。在办公自动化系统运行之前，虽然有工作规章制度可以参照，但是缺乏有效的落实，办公流程不可监督，时常导致工作职责不明确，有失误大家都互相推诿，难以问责。使用办公自动化系统之后，审批流程规范化，严格按照系统行文流程来控制，切实依据规章制度办事，有效解决部门交叉及协同管理问题，部门和工作人员的责任明确，避免了以往责任不明，互相推诿工作的现象，转变了工作作风，提高了工作效率。
3.3 减少行政审批手续，提高工作积极性
在办公自动化系统运行之前，低效率的重复劳动，导致工作人员情绪消极，工作向前推进十分缓慢，如此恶性循环导致工作人员严重缺乏工作热情。使用办公自动化系统之后，有了高效便捷的工作沟通渠道，严格按照规章制度实现工作流程，减少了不必要的行政审批手续，使得团队协作和个人工作效率明显提高，工作积极性和热情被重新调动起来。
3.4 电子文件与纸质文件同步管理
在办公自动化系统运行的影响下，纸质文件大幅度减少，工作基本都以无纸化的办公形式在运作。当然电子文件还无法在各个环节上都取代纸质文件，例如在归档环节，纸质文件作为实实在在存在的物质，具备的原始性、真实性、永久性保存和档案性是电子文件无可取代的，再者，对待某些文件的办理，网络不能百分之百确保安全性，还是得使用传统的纸质文件进行传递和办理。所以，在实际工作中必须采取电子文件和纸质文件相结合的方式，取长补短，建立处理电子和纸质一体化的办公自动化综合系统。
3.5 办公自动化系统的不利影响
办公自动化系统的推广应用不是一帆风顺的，也有阻力和干扰的存在，而且办公自动化带来的办公方式的革新，也不全是正面的影响，多少还是存在一些负面的影响。例如容易让办公秘书养成拖沓的工作习惯，过度依赖使用计算机办公，忽略了以往手工操作的业务，而且久坐在计算机前，会导致身体健康状况下降，而且在互联网上的办公自动化系统有一定的安全隐患，容易被黑客攻击，存在信息泄露的危险。
4 结语
办公自动化系统的在高校中的推广和应用，必将带来办公方式的新革命，办公自动化不仅是一门科学技术，更重要的是带来引领工作方式转变的先进理念，管理模式的变革，推进扁平化的管理，快速提高工作效率。当然我们也应当注意到推广中出现的负面影响，例如OA系统功能不完善，不够人性化，人机界面不友好，表单设计粗糙，使用率低，流程管理和政策变化的矛盾等等。办公自动化系统的推广和应用是一项长期工程，我们发挥它的优势，尽量避免不足之处带来的负面影响，最大限度地发挥办公自动化系统的管理和服务功能，提高决策水平，提升工作效率，使行政工作质量达到一个更好的水准。