浅析学校教师业务档案的建立与管理
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摘 要： 教师业务档案的有效管理是学校教学管理工作的重要组成部分，也是抓好师资队伍建设的重要依据。我们应当根据当前学校管理的基本目标，采取有力措施，搞好教学业务档案的管理工作。
教师业务档案是学校档案的有机组成部分，是学校教学管理工作和抓好师资队伍建设的重要依据之一，它在个体上，反映了教师个人的专业知识水平、业务能力、科研能力及工作业绩；在群体上，反映了学校师资素质、队伍结构、科研能力和办学水平。本文从三个方面入手，浅谈教师业务档案的建立和管理。
一、教师业务档案管理的意义
加强教师业务档案的建立和管理，可以充实、丰富教学科研档案的内容，有效地防止一部分重要教学档案的遗失；可以弥补人事、组织档案的不足，共同构成选择人才的信息库；可以为正确评价教师业绩，形成公平合理的竞争机制、激励机制提供可靠的依据。因此，教师业务档案的建立和管理在深化学校改革，实现教育管理科学化中具有深远意义。其意义和作用主要体现在以下方面：
1.建立教师业务档案，可以全面了解学校师资队伍现状，研究制定合乎实际的师资队伍建设规划、措施，培养一支结构合理、质量优良、适应学校教学、科研需要的师资队伍，从而不断满足社会发展对人才培养提出的更高要求。
2.加强教师业务档案管理，为教师的考核、晋升、培养选拔等提供确凿的原始材料和数据，真实地反映每一位教师的素质和教学科研能力，最具有科学性、准确性和可比性，从而最大限度地避免仅凭大概印象、靠关系等弊端。有助于促进教师在教学科研等方面的不断提高，使学校形成浓厚的学术氛围。
3.管理好教师业务档案，可以使教师职称评定更具有可操作性。业务档案以其真实的内容和准确的量化尺度，来公平、公开、公正地评定职称，体现了优胜劣汰的竞争原则，对师资队伍的建设起到了积极作用。
4.做好教师业务档案管理，可以为学校领导综合掌握学校人才的情况，合理配置和利用人才资源提供可靠依据。如在学校内部各层管理人员的选拔和各类骨干梯队的建立或为上级机关、用人单位推荐人才的过程中，真正做到选贤举能、择优录用，更好地服务于领导的决策。
二、教师业务档案的主要内容
教师的业务档案不同于人事档案，它主要是教师教学和科研情况的如实记录，是教师评优、评先、评职、聘任最原始的证明材料和依据。立档的具体内容如下：
1.各类教师本人的基本情况。
教师基本情况登记表、学历、学位证书复印件，以及任职、评职等情况。
2.教学档案收集。
（1）每年度的教学、科研学术情况，主要有教师每年度的教学、科研情况。包括专业课、公开课、实验课、实习课、讲座等的授课数量、优秀教案、教学质量评价结果。（2）教学科研文献的收集。主要包括论文的收集：教师在报刊上公开发表的论文，各种学术会议上宣读的论文；论著的收集：教师公开出版的专著、合著、教材，优秀教师的教案，著名教师的手稿、画作等；科研课题的收集：科研课题是反映教师科研能力的一个重要方面，也是教师创新能力的具体体现，有的已公开发表、有的尚未发表，科研课题由于具有较强的技术性和保密性，可由本人提供摘要或获奖情况，但一经发表就要立即收集。
3.反映教师业务培训提高材料的收集。
包括教师参加各类各层次的业务培训，进修的毕业证书复印件、成绩单、鉴定表，以及综合反映教师在培训期间的表现及业务水平提高的证明材料。
4.奖罚情况。
教师在教学、科研情况过程中获得的各种奖励、荣誉称号、获奖证书复印件、奖牌、奖杯的照片、声像资料等，以及对教师教学事故处理的结论等。
三、教师业务档案的管理
现代教育的发展对教师业务档案的管理工作提出了更高要求。除了做好业务档案管理的五个要素，即收集、整理、鉴定、保管、提供利用等以外，还有赖于业务档案管理工作现代化、标准化、规范化的实现。
1.正确处理经常性收集与集中收集的关系，明确和规范业务档案的建档范围，是做好管理的重要前提。
每个教师的个人简历、业务能力、科研水平和教学工作不尽相同，而且是发展变化的。散存在学校各部门或个人手中的文件、照片、音像资料，在尚未归档立卷前，还不能算是档案，只有收集起来，经过整理、鉴定、统计、归档、编研等一系列工作程序，才能转化为档案。因此，档案工作人员要处理好经常性收集和集中收集的关系。档案工作人员在平时要了解有关部门的工作动态，掌握材料形成的信息，例如科研成果、论文、获得的奖状证书。在日常工作中形成的材料要随时收归档，对于职称评审、评比先进、年终总结和业务考核,所形成的材料比较集中,就抓住时机进行集中收集。
2.严密科学的保管是做好业务档案工作的关键。
教师业务档案的管理在强调材料完整性的同时，要在教师业务档案的数量达到一定规模时，抓住重点门类、重点项目、重点材料，取其精华，严把质量关。业务档案的保管应按以下四个程序进行：
（1）以“人头”为建档单位实行组卷。将学校教师各教学实体（部、室）的教师以“人头”为建档单位，实行组卷，档案按姓氏笔画顺序排列上架。这样既能避免遗漏，查找起来又简便快捷。
（2）分门别类，编写目录。业务档案要按材料分类，编写卷内目录，以时间先后顺序装进档案袋中即可，同时，按各教学实体教师姓名的姓氏笔画顺序编写出档案目录，以便索骥。
（3）建立索引卡片，便于把握。将每一位教师的业务档案都建立一张索引卡，卡片上将教师的姓名、业务档案有效的位置、出生日期、学历、职称等具体情况都反映清楚。
（4）及时剔除增补，进行动态跟踪保管。离退休教师退出教学工作岗位，其业务档案的记载也随之终结，并将其档案单独上架，作为历史资料保存。调动离校的教师的业务档案也随之移送给对方单位职能部门。外单位调入的教师，及时向对方职能部门索取业务档案。对新分配来的教师及时建立业务档案。
3.引入现代化管理手段，大力开发信息资源，提供利用，是档案管理的最终目的。
计算机在各行业的广泛应用给我们带来了巨大的方便，从目前情况看，各学校都在尽力创造条件，推进以应用计算机技术为核心的现代化管理，在档案实体的管理、信息的管理、开发信息上网等方面，实现了真正的资源共享。例如，在检索手段上，变简单手工检索为手工检索与计算机检索相结合，查阅的工作效率大大提高。同时利用计算机建立不同类型的数据（教师基本情况数据库、教学质量评估数据库、进修状况数据库），开发师资管理适用软件，解决档案信息的快速加工、传递，并为教师的综合素质、业务能力等提供量化的依据，从而实现计算机对教师业务档案完整、准确、动态和全方位的管理。
总之，建立和管理好教师业务档案是学校教育事业发展的需要，是开发智力资源、合理使用人才、更好地服务于教学的需要，同时也是一项科学性、技术性很强的工作，有许多问题需要学习和探索。档案工作者应该克服困难尽力建立教师业务档案，真正达到建档、管档在于用档的目的，给领导的科学管理提供准确信息，为使学校逐步形成一支结构合理、素质优良的教师队伍而努力。