Access中报表设计的教学研究

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摘要：针对非计算机专业学生在学习access中的报表设计时遇到的一些问题，从课堂教学和实验教学两个方面，合理安排课堂教学实例，重视实验教学中存在的普遍问题，对报表设计中的编辑报表，纵栏式报表、表格报表、主子报表、多列报表等的教学方法和教学技巧进行了研究和探讨。实践教学证明取得的效果良好，能使学生够轻松掌握报表设计知识。

关键词：Access；报表设计；教学研究；实验教学

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）10-2315-02

Access 是办公软件的重要组成部分之一，是最常见的小型数据库管理系统之一，Access 数据库程序设计课程是非计算机专业的必修课程，许多教师都对此课程的教学方法有一定的研究[1-3]。而这些研究大多是从宏观的方面对整个课程的教学方法的研究，很少涉及到报表设计的研究。

报表是Access数据库中的一种对象，用来打印输出数据库中的数据。利用报表不仅可以排序、分组、统计计算数据，而且可以控制打印内容和格式，从数据库中提取有用信息，作为人们的决策依据，因此报表在实际应用中也是非常常见和重要的[4]。多年的教学经验中得知，报表设计是学生学习中的薄弱环节，很多学生对该知识点的掌握不是很好。该文从课堂教学环节和实验教学设计方面对报表设计的教学方法进行研究和探讨。

1 课堂教学

报表设计的课堂教学方法主要是把握基本概念，合理安排教学实例，从易到难的阶梯式教学方法，分析对比方法，帮助学生正确理解基本概念，熟练掌握各种报表设计的方法。对报表设计的教学主要从以下几个方面进行课堂教学。

1.1 报表的概述

报表概述中主要讲解和交代一些报表的基本概念，概念比较枯燥，需要指出的是，在教学经验中本人总结出了一些提高学生的兴趣和更好的说明这些概念的方法。多媒体教学为教师的教学提供了极大的方便，可以让教师在有限的教学时间内给学生传递更多的知识。所以在讲解本节的概念是，可以提前做好一些例子，用例子展示和对比的方法，让学生用更加直观的方法去观察和理解。这就需要教师提前花更多的时间去准备，带来的好处就是学生能够更加快速的理解概念。需要给学生交代清楚的有以下几个方面的内容。

第一，什么是报表。在access数据库中，窗体和报表都是用户界面。窗体用来设计屏幕操作界面，具有交互功能，可以输入、浏览、查询、编辑数据库中的数据。报表用来设计的是数据的输出打印格式，不具备交互功能。学生已经学习过窗体设计，在讲解报表的概念的时候就可以通过和前面已经讲过的窗体加以对比，使得学生能够更快的在思想上接受报表的概念，相比只讲解报表的概念效果更好。同时，打开已经设计好的一个窗体（窗体1）和报表（报表1）的例子让学生再观看一次，让学生形成更加深刻的印象，需要说明的是，此处的窗体可以举一个登陆系统的首界面的例子，报表可以举一个打印学生成绩表的例子，主要突出和让学生观察的是是否具有进行交互功能。

第二，报表的作用。从三个方面讲解报表的作用，控制格式、分析计算、输出直观。报表以表、查询、或SQL语句作为数据来源，报表中的文本框以常理、字段、函数和表达式作为数据源。在设计报表的外观和打印格式使得打印输出整齐美观。设置报表的属性，可以改变报表的外观；设置控件的属性可以控制数据的打印格式。把提前设计好的一个简单的学生表信息的报表（报表2）展示给学生，让学生分别查看报表的属性和控件的属性。利用报表不仅可以打印输出原始数据，如刚才的报表，展示的就是学生表中的原始数据，而且还可以统计分析数据，获得综合信息和汇总信息，如计数、求和、求最大值、最小值等。报表还具有排序和分组功能。向学生展示两个报表，一个是选课人数和最高分的例子（报表3），另外一个是分别统计每个班级的学生的成绩的报表（报表4）。

第三，报表结构。在设计报表时，可以使用三种视图方式。“设计视图”用于创建和编辑图表；“打印预览”视图用于查看报表的打印效果；“版面预览”视图用于查看报表的版面设计。在“设计视图”中，报表的结构类似于窗体设计视图，由不同的节构成。不同的节有不同的作用，报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、主题、组页眉和组页脚。报表页眉位于报表顶部，用来打印和显示报表标题文本、标志图案、时间日期等信息。报表页眉中的信息仅在报表第一页的开头打印或者显示一次，相反报表页脚仅在最后一页打印或显示一次。页面页眉用来打印或显示每页的页头信息，每页开头打印或显示一次，通常放置字段名称或字段标题。相反页面页脚用来显示每页页末的内容，如页码、日期等。主题节用来显示记录数据，每条记录打印或显示一次，通常放置文本框或复选框，也可以包含计算字段。组页眉也页脚用来显示分组之后每个组的统计信息。可以打开已经做好的报表4，让学生清晰的看到报表的每个部分，但此处每个部分的功能不需要讲解太细，只是为后面的讲解打下基础，具体内容在这几报表中再详细讲解。

第四，报表类型。报表类型主要有纵栏式报表（报表5）、表格式报表（报表6）、图表报表（报表7）、标签报表（报表8）。直接用已经做好的几个报表向学生展示并说明每种类型报表的特点。

向学生展示完一些报表的实例，学生已经产生的兴趣，很迫切的想要知道如何去创建和编辑这样的报表。创建报表比较简单，难点是编辑报表。创建报表的步骤可以用报表1、报表2和报表8这几个比较简单的例子来给学生讲解。需要说明的是，报表8是一个标签报表，给学生举例比如，需要打印全班学生的基本信息，但是要展示出标签的效果，就可以采用标签报表的形式。由于举例内容和学生接触的内容密切相关，所以很能引起学生的兴趣，使得学生很快的接受，并感觉到是简单的，从思想上没有压力。从简单到复杂，进一步讲解如何编辑报表。

用向导创建的报表的特点是快速简单方便，但是在实际应用中，由于具体问题不同，所以还需要在设计视图中对报表进行编辑。可以全面设计报表，使得报表更加完美。添加背景图片、自动套用格式、插入页码等都非常简单。编辑报表的难点有两个：第一，如何编辑纵栏式报表和表格式报表；第二，在于在不同的节内放置不同的控件具有不同的意义。

针对这两点，教学中通过设计巧妙的能够引起学生兴趣的例题帮助学生理解。通过讲解报表5和报表6来解决第一个难点，报表5是一个纵栏式的报表，显示的信息是学生成绩表中的内容，注意添加所有字段，这样可以让学生看到纵栏式的报表的特点是每行显示一个字段，每页显示一个学生的信息，如果想要查看下一个学生的信息，可以点击下一页的按钮进行查看。

通过讲解报表4解决第二个难点，报表4中由于涉及到了按照班级进行分组，用到了组页眉和组页脚，在组页眉和组页脚中添加统计每个班级平均分的函数和每个班级人数的函数，在页面页眉和页面页脚中添加标签提示信息和页码信息，在报表页眉和报表页脚中添加学生人数、平均分信息的相关函数和标签；报表4这个例子很好的让学生认识到了报表的五大组成部分的含义，各个节的不同作用，同时也很好的讲复习和巩固了分组的含义。多年的实践教学经验表明，这些例子都是十分经典和十分贴切的例子，也是非常容易理解的例子，学生们的反应都非常的好。

1.3 主子报表

主子报表的概念的引入非常重要，这里有一个非常简单的引入方法，就是直接把主子窗体的例子展示给学生，告诉学生它们的唯一区别就是一个用于浏览，一个用于打印，其他都是一样的。这样以来在学习窗体时已经学的很好的学生马上就可以理解，为了照顾大部分其他的学生，即使窗体没有学好，通过下面的报表实例也可以很快的让学生理解。

需要强调的是创建主子报表的前提：创建表间关系，使主报表中的记录和字报表中的记录保持对应关系。主报表输出“一方”表中记录，子报表输出“多方”表中的记录。

1.4 打印报表

为了保证打印出来的报表外表精美且符合要求，在打印报表之前，需要设置报表的打印页面，制定报表的打印列数，预览报表的打印效果，最后再将报表打印出来。预览报表不仅可以显示打印版面，查看报表的页面布局，而且可以预览报表的内容，确认数据是否正确。

页面设置比较简单，打印报表中可以通过一个多列打印的例子来全面掌握打印设置。如果打印纸张较宽，而打印数据较窄，可以设计多列报表，关键步骤是设置页面设置中的列选项卡为多列报表。

需要提醒学生注意的关键问题是：在设置列尺寸的宽度时，注意报表的组页眉节、组页脚节和主体节中显示的数据将受到列宽限制。列宽应大于打印数据的宽度，如果宽度过小，超宽数据无法打印出来，如果宽度过大，第二列数据记录可能无法与字段标题对齐。知道了这些，可以在实际设置过程中，适当调整数据内容，反复预览，直到预览效果满意为止。

2 实验教学

实验教学是对课堂教学的进一步巩固，是学生真正掌握知识的一个关键步骤。

多年的实验教学中发现学生存在的主要问题有以下几点：

第一，还没有真正理解纵栏式报表和表格式报表的区别及设计特点。

第二，不能很好的掌握分组报表的设计中分组节的设置及统计字段的设计。

第三，主子报表的链接字段设置存在的问题较多。

根据上述教学经验中存在的问题，可以采取以下措施，一方面在实验辅导中安排相关的实验内容，比如第一个问题，可以安排两个实验题目，纵栏式报表的实验题目和表格式报表的实验题目，并让学生写出实验的心得，而不是单纯的完成作业。另一方面在学生做完实验之后再给学生举相应的例子进行讲解，让学生再做一次实验，同时写出第二次的心得。这样以来大部分学生都能很好的掌握实验内容，起到了实验教学的目的。

3 结束语

随着Access数据库技术的应用越来越广泛，Access的教学方法和教学技巧也需要与时俱进，教师也在探索新的教学思路和教学方法，但是归根结底，还是需要先打好基础，在最基础的最薄弱的地方下手。只有把基础教学做好了，才能为后续的应用做好准备。在教学过程中，教师应培养学生的学习能力，实践能力，创新能力，提高学生的兴趣和主动性，以此为教学目标，不断进行探索和提高[5]。该文设计的课堂教学和实验教学在实践中证明了可以提高学生的兴趣和主动学习的态度，取得了良好的教学效果。

参考文献：

[1] 侯松鹂，李媛，《Access程序设计》课程的教学改革与探索[J].福建电脑，2012，5：189-190.

[2] 孟庆芳.浅谈小组合作教学法在Access 实践教学中的应用[J].电脑知识与技术，2012，8（2）：402-405.

[3] 赵洪帅.浅谈我校计算机等级考试（二级Access）教学改革[J].中央民族大学学报（自然科学版），2010，19（4）：89-92.

[4] 申石磊，季超，楚艳萍.Access 程序设计[M].北京：中国科学技术出版社，2009：141-166.

[5] 吴立峰.以培养能力为核心的Access数据库教学改革探讨[J].中国现代教育装备，2011，12（23）：111-112.