浅析S公司经营处的合同执行管理

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摘要：本文从营销项目经理的视角出发，对合同执行的基本流程、工作范畴加以分析和研究。通过这些分析和梳理，明确了项目经理和相关业务职能部门的职责，有利于合同的顺利执行，缩短内部沟通反应时间，提升客户满意度，从而增强企业的竞争能力，赢得市场的声誉。

关键词：合同执行项目流程项目组织架构工作范畴

中图分类号：D923.6文献标识码： A 文章编号：

随着金融危机的日趋影响，市场总体需求仍在逐年减少，重型机械加工制造企业逐渐感觉到步履维艰。面对严峻的市场形势和残酷的市场竞争，如何执行好在手合同，如何满足用户日趋苛刻的质量和交货期要求，如何防控市场风险，将有限的资金用到“刀刃”上？这是我们当下必须慎重思考、面对和解决的问题。因此，合同执行管理的研究与加强便显得尤为必要。

经营处是S公司的营销部门之一，所承接的合同产品主要有冶金设备、磨煤机设备和压机设备三大部分。合同的特点是：①内容包含产品设计、工艺设计、采购、制造装配、检验、涂装发运、现场安装服务等各环节；②具有时间约束性，合同中规定了明确的交货时间，各项工作有机结合，确保按规定交货期将合格的产品交付客户；③具有成本约束性，项目必须依据合同规定的价格进行各项活动。④产品是按单生产，具有技术密集与资本密集的特征，其产品的设计、生产和交付具有典型的临时性和独特性特点。

一个制造项目的完成是一个复杂的过程，从前期的项目信息获得、跟踪，到后期的现场安装、调试、验收合格，一般需要3-5年左右的时间，因此项目管理的难度大，要求高，需要公司各个不同的部门，包括外协厂家协同合作，各负其责，同步推进，才能保证项目的顺利进行和准时履约。项目的全生命周期主要包括三个阶段：项目获得阶段、项目执行阶段、项目交付阶段，项目流程为：信息获得跟踪交流投标中标合同谈判合同签订项目启动技术准备采购生产检验包装发运现场安装调试验收合格。

一、项目获取阶段，从信息获得至签订合同。

在项目获得阶段，营销部起主要作用。销售人员首先通过网络、老客户、商等各中途径获得项目信息，联合技术部门确认信息的可操作性之后，与客户接触，进行相关的商务和技术交流。接到客户的招标邀请后，制作投标文件投标投标。若中标，与客户进行合同条款的具体商谈，双方达成一致后签订合同。

二、项目执行阶段，从项目启动至设备检验包装结束。

在项目执行阶段，主要由生产系统各业务部门完成。合同签订后，销售人员即下发至各相关业务部门进行前期准备，在收到客户的预付款之后通知项目正式启动。在S公司，项目的销售人员在执行阶段担负项目经理角色。项目经理一般要组织相关业务部门召开项目启动会议,在项目启动会上项目经理应将客户的特殊要求进行反馈,告知项目的计划和工作安排,讨论项目的特殊需求和项目可能出现的困难的解决方案。项目启动会不可能对项目所有可能出现的问题进行预测和解决，一般只是得出初步行动的计划。在项目启动后的执行过程中，项目经理要定期或不定期的与各部门的项目成员沟通，以了解项目的进度。并在此期间向客户提供他们所需要的信息和资料。

项目经理在合同执行过程中担当客户与各业务部门之间的“窗口”，负责将客户的需求变更及时地反馈给各业务部门；并负责沟通客户完成合同中规定的客户应尽义务，以避免客户与厂内各业务部门之间互相影响而耽误项目进度。

三、项目交付阶段，从设备发运至用户验收合格。

在项目交付阶段，项目经理与客户联系好交付时间、地点及交付方式，并通知客户安排好交付后的卸装、存储事宜。项目经理了解到客户安装设备的计划安排后，及时安排售后服务人员到现场指导安装。安装完成后，项目经理要安排工程师到现场进行设备调试，并与客户一起通过设备验收。

S公司项目组织架构图如图1所示，基本上沿袭了国有企业的职能式的项目管理模式。一个项目的完成主要涉及到销售、技术、生产、采购、财务五大职能条线。在项目执行阶段，生产条线起主要作用，其他各条线围绕生产全力配合。生产处通过定期召开（每周一次）生产调度会、产品专题会协调指挥各部门，以保证项目顺利进行。

图1 项目组织架构图

基于以上的项目组织架构，经营处的合同执行管理工作不同于项目经理负责制下全生命周期的协调管理工作。而是要立足于目前S公司经营处合同管理科人员数量及能力的现状，立足于合同管理科与营销科分居两处的现状，立足于项目经理的主要精力仍是承接订单与资金回笼的现状，加强生产条线、营销项目经理以及用户之间的协调管理工作。其工作范畴主要包括：

一、合同输出

1、合同管理人员在核对合同技术协议、审批手续等齐全后，将买卖双方签字盖章的合同及相关文件分发至技术中心、生产计划处、资产财务部、物资处、外协处、质量检验处、审计监察室等有关部门。

2、营销项目经理应组织进行必要的合同交底，以便让各职能处室明确合同执行中各自应关注的难点和重点，如交货期、技术上的特别要求、重要外购件的时间要求、用户应尽义务的节点以及相关法则等。

二、合同执行

1、营销项目经理一般在收到用户的预付款后发出投产通知单，项目正式启动。

2、合同投产后，合同管理科专职人员参与专题会议，及时了解、跟踪、沟通、反馈产品的技术准备情况、生产进度和配套情况。项目经理应关注、了解合同执行过程，按节点督促用户履行合同规定的用户应尽义务。

3、产品完工并具备发货条件后，项目经理应在核实用户的收获情况及资金状况无问题后，开出发货通知。

4、合同管理科应掌握发货信息，建立产品发货台账，并根据实际情况动态更新。

5、产品发货后，项目经理还应继续关注开箱验收、安装调试和质保期间设备运行阶段出现的问题，做好内外联系、沟通工作。

三、制造过程中及交货后问题的处理

由于经营处合同的复杂多样、按单非标生产，在生产制造过程中不可避免的会出现各种各样的问题，项目经理可根据不同的类型分别与有关部门联系接洽。详见表1：归口负责部门列表。

表1：归口负责部门列表

根据S公司管理《程序文件》规定：当产品交付后直至质量保证期满，凡出现缺件、质量问题、设备故障等情况，解决问题的归口部门为用户服务处。

通过以上合同执行的研究分析，明确了营销项目经理及公司相关业务部门的职责，规范了公司的合同执行管理，避免了内部业务部门间的推诿扯皮现象，保证了合同的顺利执行。对于其他重型机械制造企业有一定的参考借鉴意义。