南京公交公司存货审计建议
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[提要] 随着时代的发展，政府部门对城市公交不断重视，外部主管部门的要求加上企业自身管理的需要，促使公交企业更加重视成本费用的管控。作为占公交公司经营成本近三分之一的存货更是成为关注的重点。对存货进行审计，全面了解公司存货现状十分必要。本文根据实际工作中对南京公交公司存货管理现状的调查了解，重点论述公交企业存货审计的重点和难点，并针对审计中发现的问题，提出相应的改进建议。
关键词：存货审计；公交企业
中图分类号：F239 文献标识码：A
收录日期：2015年10月13日
一、公交企业存货审计的重点
与生产类企业不同，公交企业的存货不是以购进、加工、最终出售获取利润为目的，而主要是支持主业生产经营的消耗、维护。既不涉及对外销售，也不面对外部市场人群，主要是内部保障。而由于公交公司的半公益、半企业双重性质，以及公交公司报表长期亏损状态，决定了其利用存货人为调节损益，粉饰报表的动机较低。根据公交企业存货采购量大、资金占用多、品种多、管理不够精细化的特点，笔者认为公交企业存货审计的侧重点是存货采购环节、储存保管环节、成本分配环节。主要目标是规范采购行为、降低采购成本、杜绝采购漏洞、加强存货管理、逐步减少存货规格品种、减少资金占用、成本归集精细化，提升管理效率和水平。
二、南京公交公司存货情况概述
南京公交公司存货主要构成为：燃料、润料、轮胎、维修配件等。存货年消耗额约为6.37亿元左右。存货采购主管部门为物资供应部，供应部下设物资供应中心，负责公司存货的采购和管理，公司设有一个总库，六个分库。现用存货管理系统为1998年投入使用的软件系统，发出存货、调用存货采用计划单价，结转存货采用加权平均价。燃油管理采用油库管理与外站加油管理结合模式，油库的油料2006年起采用美国进口“验位仪”进行数量管理。存货盘点采用“日盘、月盘、年盘”相结合的盘点模式。现行存货管理制度主要包括三大块：物资采购管理制度、油料管理制度、仓库管理制度。
三、南京公交公司存货管理中存在的问题
2014年公司内部审计部门对本公司的存货进行了审计，经过审计发现，存在以下方面问题：
（一）存货种类众多，规格品种繁杂，采购成本的规模效益未能很好体现。经审计发现，现存存货管理系统中的存货目录达4，400余种，供应厂商100余家。众多的存货种类和供应厂商不仅不利于存货的管理，而且采购成本无法取得规模化效益，且容易滋生舞弊和腐败问题。
（二）在存货管理系统单价录入修改环节上，仅有直线主管的审核，监控力度偏弱，缺乏来自其他部门的监督。由于存货种类较多，南京公交公司的存货发出采取计划价来核算，平均一至二年，根据实际价格波动浮度进行计划价格的调整，存货管理系统有一个存货计划单价录入和修改的环节，每次调整就涉及计划单价的重新录入及审核工作，该项工作一直由物资供应部门的同志来进行，同时由直管的物资供应部进行审核。而无其他部门对数据录入情况进行监督。
（三）修理流程不够严格规范，存货物资及机务系统老旧，带来成本结转不够精细，成本归集粗犷，无法为管理提供更精准的分析数据支撑。现行的存货物资及机务系统为1998年投入使用，当时的流程管理远远达不到现在的水平，所以程序设计比较粗犷简单，相应的各作业流程、各操作环节的成本无法归集到各明细流程及操作步骤上。比如车辆保养分为：一保至四保，有明确的行驶里程界定，但在成本归集时，由于原始数据未进行有效分类，导致无法准确核定各阶段保养的“料、工、费”，只是将成本笼统的归集在保养成本这一大项上，无法有效提供数据分析和支撑。特别是在投放新车时，按照机务需求，应跟踪新型车辆在各阶段的保养、修理等成本，但在现有条件下却无法有效实现，影响企业对车辆各方面性能的准确判断，也成为企业机务管理的桎梏。
（四）存货采购量大，周转率低，资金占用量大。南京公交公司年燃料、润料、轮胎及修理配件的采购额约为6.5亿元，月均占用资金5，500万元左右。按公司平均融资成本，若全额融资，仅此一项，年利息支出就需4，290万元左右。资金占用量大，资金成本高。
（五）燃料的管理较为领先，但还需更加注重细节。目前，南京公交公司所拥有的车辆消耗的燃料主要为：汽油、柴油、天然气。天然气采取在华润然气站加气的方式，油料管理则根据各停车场分布的区域采取在公司内部油库加油与外站加油相结合的模式。
油库批发采购存在送油入库的环节，公司目前要求送油的运输车安装全程GPS监控，且油车上的出油口装有密码保护装置，待油车运抵目的地，由公司油库管理人员与售油公司核对后，输入密码方能开启出油。另外，公司自2006年起引进美国进口油料“验位仪”进行数量管理，该种验位仪与现行几大售油供应商使用的是同种仪器，同时设有制度，油料验收人员对每一批次的油料数量、密度要严格审核，并进行台账记录，最大限度避免油料在运输及入库环节的短缺。发油时，使用机器加油枪，每笔进行登记，并由驾驶员签字认可，发油记录每日录入油料管理系统。油库除每日由工作人员进行盘点记录外，每月月末最后一天凌晨12点，公司物资部和财务部人员还要进行月末盘点。
四、存货管理审计建议
针对以上审计中发现的问题，建议公司：
（一）重新梳理存货目录及对应供货商，进行资质审查。执行公司招标管理规定，对招标确定的厂商录入供应商目录，同时对其中标存货单价进行系统录入，并进行审核。存货管理系统中的价格录入权限和修改权限需严格界定和控制。同时对现有存货进行库龄分析，对长期占用而未使用的存货、因车辆规格变化而无法使用的存货、因长期存放导致无法使用的存货进行清理，并提出处理意见。
（二）利用现在南京实施“智能公交”，加速公交科技化发展的契机。根据企业的实际需求及未来的发展规划，结合修理作业成本管理模式、存货条形码管理模式、存货代销制管理模式等进行存货物资、机务系统的升级改造或重新建立。可利用软件设计程序进行成本精细化归集和基础数据的采集，待系统平台建成后，还可通过GPS系统上传各类生产、运营、物资、保养等综合信息，进一步提升企业管理水平。
（三）对于加速存货周转，减少资金占用的问题，可以学习借鉴杭州公交的做法，对存货采取“代销制”。所谓的代销制，就是与供应厂商签订代销合同，由厂商按照测算的月度存货最低周转量，先行垫货，待月度终了时，按照实际消耗的存货数量进行开票结算，然后再隔月付款。实行这种代销制，不但大大减少了资金的占用，而且杜绝了存货的无用采购、积压，能有效提高存货的利用率。
（四）对于油料的管理。（1）由于油料热胀冷缩及自然挥发的天然属性，会造成气温低的月份油料出现“盘亏”现象，而在夏季会出现“盘盈”现象，建议油料管理人员与财务人员进一步总结，制定较为合理的油料计划价格，尽量降低因气温变化造成的油料成本价差大幅波动；（2）每月由油料管理部门进行油料差异分析，形成书面记录，以备指标参考；（3）“验位仪”需定期进行检验和校正，保持其准确度。
以上是笔者在工作中，结合存货审计对公交企业存货管理的一些浅见，从中也可以看出，随着时代的进步，科学技术的发展，存货管理的手段越来越先进，同样存货管理要求也会越来越高，这也对存货审计提出了更高的要求，只有不断贴近企业需求的审计才能永远的焕发青春和活力。