立足管理信息系统建设,推动研究生培养机制改革

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摘 要：校园管理信息系统是校园信息化建设中的重要组成部分之一，与高校发展密切相关。本文结合北京大学研究生奖助管理信息系统的结构设计、功能、主要特点和运行效果等，论述信息系统在研究生奖助工作以及研究生培养机制改革工作中所发挥的重要作用。同时，分析了目前信息系统的局限性，并且对校园管理信息系统建设提出了若干建议。

关键词：管理信息系统；研究生奖助；研究生培养机制改革

中图分类号：G203 文献标志码：A

一、研究背景

校园管理信息系统（Management Information System，MIS）是校园信息化建设中的重要组成部分之一，它可以通过校园网将多种校园管理事务整合为一个综合性系统，不仅可以满足学校日常行政办公、财务管理、人员管理和学生管理等方面的要求，同时也可以有效实现校内各管理部门与教学部门之间的信息交流和共享，提高整个学校的管理效率。2004 年的一项调查数据显示：在被调查国内高校中，目前平均已有58.3%的高校开始使用校园管理信息系统，计划在今后2～3年内使用的高校平均比例也达到37.4%。越来越多高校意识到了校园信息化建设过程中MIS 的重要性，正在逐步加强这方面的建设。[1] MIS与高校发展的关系越来越密切。

2006年，教育部在全国3所高校开展培养机制改革试点工作，第二年北京大学作为第二批试点单位开始改革。奖助工作是研究生培养机制改革的一项重要内容，因此，从当年开始，北京大学开始基于北京大学学生综合信息服务系统，致力于研究生奖助信息系统的建设。系统作为北京大学学生综合信息管理服务系统的子系统之一，经过三年的建设，于2010年5月正式上线。在系统设计和建设中，始终秉承“服务工作，优化流程”的理念，严格管理经费流向，明确记录奖助信息，逐渐优化发放程序。在信息服务系统的辅助下，北京大学营造了良好的制度环境和管理环境，系统建设推动了全方位、多层次的研究生奖助体系的建立和完善，研究生奖助工作几年来取得了很大进展，进而推进了研究生培养机制改革。

二、系统的设计结构

奖助系统与其他研究生管理系统的不同之处在于，基本上讲，它对于流程的控制较少。相反地，如培养过程、学位授予工作的中间环节需要审定的节点较多，各环节之间存在互相制约的情况。奖助信息系统最根本和关键的问题则是经费和奖助信息的准确记录和经费流向的严格控制。因此，系统在设计建设中充分考虑了需求的特点，并结合这些特点和工作需求设计了功能。学业奖学金管理系统根据管理工作流程主要分为研究生院和院系两个用户端，二者有不同的界面和功能划分。

1.研究生院用户端

系统分为经费管理、发放结余管理、学费信息维护、奖学金评定、奖学金发放与调整、延期研究生奖学金管理、提前毕业研究生奖学金管理、校长奖学金管理，同时还包括发放记录导出、以及学业奖学金信息查询。归纳起来主要有经费管理、奖学金管理（含奖学金评定管理和奖学金发放与调整）、信息查询等三大部分，其中奖学金管理中从奖学金涵盖的内容方面讲，还包括学业奖学金、提前毕业研究生和延期研究生的奖学金管理。下面将就系统的三项主要功能进行介绍，其如图所示。

（1）经费管理

培养机制改革的经费来源多样，“经费信息维护”用于记录各项研究生培养机制改革经费收入及相关财务基本信息，奖学金经费预算用于录入各院系各年度的奖学金基本经费预算；院系补充经费用于记录院系在学校预算外增加奖学金经费的情况；额外下拨经费用于记录学校在院系基本经费预算基础上对于特殊招生项目的额外拨款以及对院系的奖励拨款等；奖学金经费统计，可以统计出各年度在统计当日或年末时点全校经费支出金额、预算金额、账面余额等经费运行情况。奖学金发放结余管理用于分配各院系奖学金发放结余的经费，根据实际情况判断经费是否归院系使用抑或收归学校重新分配。学费管理模块主要用于标记研究生的学费标准、学校学费收入的分配标准等。

（2）奖学金管理

奖学金是目前数据量最大的一项工作，功能也最为复杂。奖学金管理包括奖学金评定、发放与调整。这也是日常奖学金管理中最重要的一些功能。奖学金管理从奖学金项目角度，又分为学业奖学金管理、延长期奖学金管理和提前毕业研究生奖学金管理等三个功能模块。

奖学金评定。奖学金的具体评定由院系完成，研究生院主要负责准备新生数据，将新生数据由研究生招生系统导入奖学金管理系统新生临时表，以供使用。然后，研究生院根据新生基本信息甄别出新生是否为研究生培养机制改革政策所涵盖，研究生所缴纳学费是否作为研究生培养机制改革经费来源，以及研究生是否具有奖学金评定资格。奖学金评定资格和学费分配方式的属性在研究生整个基本学习年限内都是保持不变的。院系评定奖学金结束后，研究生院对院系基本评定原则和奖学金经费是否超支进行审核。奖学金一经审核，院系即无权限再做修改，研究生院可以进行相关后续操作。为了处理在奖学金评定正常程序之后由复学、转学等学籍异动引起的奖学金评定，同时还设有新增奖学金评定功能。至此，在校生奖学金评定程序结束，新生奖学金评定后还须通过“新生奖学金信息入库”功能将所有新生奖学金数据由新生临时表转入在校生正式表。

奖学金发放。奖学金评定后进入发放过程。评定过程的时间要求很紧，往往都是在同一时段内完成；发放时间也是相对固定的，但由于出国、学籍异动、未按时注册等情况，奖学金的发放状态和发放余额总是处在不断调整中，需要日常维护，一学期也有多次补发奖学金。北大的学业奖学金先用来统一支付研究生的学费，这部分功能称为学费冲抵，反之还有撤销学费冲抵功能，均由研究生院操作。对于奖学金日常维护部分，可以调整奖学金等级、发放余额、发放状态（正常与停发）。与发放相关的功能方面，奖学金批量发放用于进行大批量的奖学金发放，对于因异常情况而错过正常批量发放者，进行补发处理。每次补发，可以选择进行对比的年月，系统自动按所选年月进行比对，对于在被比对年月无发放记录者进行发放。