ERP软件功能设计缺陷下的会计信息失真分析
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一、erp软件财务系统的“反记账”、“反结账”功能导致的会计信息失真
“反记账”又称“取消记账”，即把一批已登记到会计账簿的记账凭证当月的发生额从其各自账簿中予以扣除，使各账簿恢复到该批会计凭证记账前各账簿的发生额和余额的状态。部分ERP软件根据账簿的恢复程度分为“恢复到最近一次记账前状态”和“恢复到本月月初状态”两种情况。“反结账”又称“取消结账”，即将已审核记账并已将本月各账户余额和发生额结转至下月的会计账簿，恢复到以前月份各会计账簿发生额和余额的状态。
我国《会计核算软件基本功能规范》第34条规定“对根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。”多数软件违反了此项规定，账表上的数字几乎可以任意修改，甚至某财务软件还提供了一项“环境恢复”的功能，利用此功能可以恢复到当年以前任意月份，进行该月份的不留任何痕迹的修改。ERP软件财务系统提供的“反记账”、“反结账”功能，为会计人员造假提供了技术支持，在很大程度上削弱了会计工作的严肃性，使会计成为一种数字游戏。以前手工账由各人分别编制凭证、记载账簿，如果发生会计造假，通过墨迹或笔迹可以较容易地识别和鉴定，而计算机条件下“反记账”、“反结账”功能的使用，可以便会计人员在以后的任意时间简单方便地改动相关的会计数据，甚至篡改后不留下任何痕迹，从而造成会计信息失真。同时，由于“反记账”、“反结账”功能的存在，使得会计信息的使用者对会计信息的真实可靠性心存疑虑，会计的反映、监督和提供决策参考的职能被大大削弱。
因此、笔者认为，“反记账”、“反结账”功能只是计算机会计信息系统下经济业务处理结果发生错误时予以修正的一种处理方式，其使用设计应有严格的限制条件。以“反记账”为例，该功能的使用至少应设计以下限制条件：首先，执行“反记账”操作的操作员必须是具有相应权限的原记账人，谁记账错误就只能由谁负责修改，系统设计时应要求执行该项操作的操作员必须是得到系统管理员授权的原记账人。其次，“反记账”只能在结账前进行。结账就是在本期经济业务全部处理完毕，并被认为正确后予以封账，使本期的经济业务固定下来。最后，“反记账”只能按凭证号或日期逆序连续进行。记账是按日期和凭证号顺序进行的，只有按其逆序连续取消账簿数据库的记录，才能保证重新记账的正常进行。
二、ERP软件财务系统提供的“反复核”功能导致的会计信息失真
ERP软件中的“反复核”，又称“取消审核”，即在已审核通过但没有登记会计账簿前，发现会计核算工作差错，通过该功能将已复核的会计凭证由该凭证的审核人取消审核标记，以便制单人对其进行修改或增删。根据取消复核的记账凭证数量的多少又分为“单张取消复核”和“成批取消复核”两种。而当前绝大多数的ERP软件都提供了“取消审核”或“否决复核”的功能，取消或否决复核后可对凭证进行任意修改，且不留下痕迹。
我国《会计核算软件基本功能规范》第17条规定：“会计核算软件应当提供对已经输入但未登账的记账凭证的审核功能，审核通过后不能再提供对机内凭证的修改。”而财务软件提供的“反复核”功能，不仅使严格的内部控制制度中审核人和制单人相互牵制的制度形同虚设，而且为会计人员篡改会计资料提供了方便。如果不法分子将“反复核”、“反记账”与“反结账”功能同时使用，那么结账后可以再增减当月经济业务；账簿错误可以在原错误之处不留痕迹加以修改；已经记账和编制报表的记账凭证在取消审核后，可以对该记账凭证的电子数据作不留痕迹的修改，其后果将不堪设想。
通过对国内几家主流ERP软件的调查，笔者发现，几乎所有ERP软件的财务系统对更改的会计事项都不能提供完整的、真正意义上的有痕迹记录。在具体的产品设计时，若全面保留这些线索，系统数据便会成倍增长；同时由于会计业务处理的复杂性，导致实际产品设计时，只能保留重要线索，而无法保留全部的线索。特别是大型的ERP软件，无法实现线索的全面和准确保留。因此，这就对ERP软件的设计提出了更新更高的要求。
三、ERP软件财务系统提供的“无痕迹修改凭证”功能导致的会计信息失真
所谓“无痕迹”，即不留下修改的线索和痕迹。在某财务软件的总账系统中明确规定，两种情况的错误凭证可实现无痕迹修改：对已输入但未审核的机内记账凭证可以直接修改；对已通过审核但尚未记账的凭证，可以先取消审核再修改。以上两种情况下的错误记账凭证，虽然按照财务软件提供的功能都可以做到无痕迹修改，但是根据现行会计法规制度，只有第一种情况下的直接修改法具有合法性。国家有关会计法规对会计差错更正方法的规定，也都强调了更正会计差错要有痕迹记录，其目的就是要做到有案可稽，有据可查，从制度上防止会计做假造假。可见，不管是手工会计，还是计算机会计，对出错的修改均强调留有修改过的痕迹。当前绝大多数的财务软件都提供了“无痕迹修改凭证”的功能。虽然该项功能迎合了一部分财务如何用户的喜好，但却使单位严格的内部控制制度中对凭证准确性的审核人和制单人相互牵制的制度形同虚设，而且助长了制单人填制凭证不负责任的态度。
因此，笔者认为，ERP软件财务系统向用户提供“无痕迹修改凭证”的功能来修改会计工作中的差错，这不仅违背了《会计核算软件基本功能规范》中有关会计差错更正方法的规定，而且在原始凭证、记账凭证、会计账簿等方面，没有或很少提供必要的“有痕迹”修改的记录。这在一定程度上给篡改会计数据之人提供了可乘之机，也加大了审计的技术难度，使得会计造假变得更加隐蔽，严重影响了会计信息的质量。
四、ERP软件财务系统提供的可设置多套账的功能导致的会计信息失真
根据会计法律规定，每个独立核算的单位只能建立一套账，更不允许建立账外账。而ERP软件财务系统提供的建立多套账的功能，却满足软件终端用户的不同需求。如果配合ERP软件系统管理中提供的数据恢复功能同时使用，会计信息造假天衣无缝。对我国当前本来就很艰难的会计信息治理来说无疑是雪上加霜。ERP软件财务系统提供的可建立多套账的功能就像一把“双刃剑”，一方面为一个核算主体从多层次、多角度的部门核算、科室核算提供了方便，但同时客观上也为一个单位设置多套账、账外账、偷逃税收等提供了可乘之机。关键是看软件终端用户怎么使用的问题。如果发挥其正面作用，可以提高会计信息质量；反之，则会导致会计信息严重失真。
由于目前国内对ERP软件的开发和使用缺乏有效的法律监督，致使财务工作的计算机应用系统成为破坏会计信息质量的便利工具，会计信息的真实性面临着严重的威胁。开发商对财务软件所做的加密处理，实际上是对软件本身进行加密，其目的是防止盗版；而对于用户的数据安全控制问题，大多数的软件商都未予以足够的重视，有些软件甚至未设置任何保护措施，任何人员都可以很方便的从外部打开修改数据。针对ERP软件系统安全缺陷导致的会计信息失真问题，有效的保护措施就是加强技术性防范。它包括数据存贮安全性、数据操作安全性、数据传输安全性以及数据运用、查询、分析时的安全性。其主要方法有加密技术、程序安全控制、电子签名等。只有这样，才能有效降低ERP软件系统安全缺陷对会计信息质量的影响，保证计算机会计信息系统下财务信息的真实可靠。
目前，会计工作中普遍存在的会计信息失真和会计造假问题已经成为阻碍我国经济发展的毒瘤。而当前大多数商品化财务软件提供的“反复核”、“反记账”、“反结账”功能使会计造假变的更加隐蔽和方便。同时ERP软件的终端用户缺乏应有的自律和内部控制制度不完善以及有关部门缺乏对ERP软件程序开发、使用的有效法律监督，也是导致会计信息失真的主要原因之一。ERP软件的法律监督仅局限于财政部门对ERP软件使用的认证许可，由于财政部门仅对软件的第一个版本进行评审，而缺乏对软件后续版本的审核，导致许多应ERP软件终端用户要求添加的违规的新功能控件也就可以趁机进入到软件的后期版本中。鉴于此，作为会计电算化工作的主管机关一财政部，建议可对ERP软件的“反复核、反记账、反结账”功能作出相关的明确规定。对可以实施的逆向会计操作功能，会计软件必须要提供能够反映经济事项来龙去脉的痕迹记录功能；明令禁止财务软件提供具有@it舞弊功能性质的跨年度“反结账”功能；对会计人员利用“反记账、反结账”功能从事做账、造假等违法犯罪活动制定相应的处罚规定。同时，财政机关应进一步加强ERP软件的使用许可制度，应要求软件公司在添加新功能或版本升级时必须重新报送相关部门审核，取得对新版本的许可。只有这样，才能有效遏制计算机条件下会计信息失真现象的蔓延，保证会计信息的质量。