论建设单位在工程管理中的成本控制
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【摘要】 成本控制是工程管理工作中的重要部分,涉及项目从合同签订到设计阶段、施工阶段、工程结算阶段等全过程,也涉及到整个项目的所有管理人员。
成本管理贯穿整个项目的全过程,公司应制定一套完整的成本控制管理制度及各种工作流程,制定项目部各成员成本控制岗位职责,确定成本目标,以及相应的奖惩措施,充分体现多劳多得,奖优罚劣的原则;加强公司的业务培训,提升工程人员的管理水平及业务素质;建议建立项目的专项管理资金,专款专用,为工程的顺利进行做好资金保障,以保证工程按期完工,达到及时收回投资的目的。
一、合同签订
工程合同的签定和履行:包括设计合同、勘察合同、总包施工合同、分包施工合同、监理合同、材料采购合同等。在合同签定前一定对合同内容、风险或关键性问题,在整个项目部进行充分讨论,如有必要可向律师咨询,涉及成本造价的部分,一定反复验算。工程今后可能发生的费用尽可能在合同中约定,以避免今后索赔,减少合同外开支。合同签定后一定向合同履行的所有人员交底,项目部在合同履行期间应注意收集、记录对方当事人的违约事实,一切工作往来都应以文字形式进行,作为索赔及反索赔的依据;一切工作都应以不违背合同为原则,否则可能给公司造成很大的损失。当合同不能履行或不能完全履行时,应及时向公司领导报告,以便及早分析原因,及时采取应对措施,以回避或减少风险,减少损失。
二、设计阶段
在设计阶段,成本控制致关重要,工程造价的90%是在规划、设计阶段决定,认真研究设计方案,以追求公司利润合理最大化为目的,认真进行社会调研,广泛收集规划、户型资料,充分论证,认真研究政策法律法规,广泛征求消费者意见,公司内部集思广益,反复探讨,优化设计方案,尽量将项目的整体规划设计的即经济又合理,同时选择易于被业主接受的单体户型和相应经济合理的结构形式。在设计合同中要将工程造价条款列明,并要有一定的奖罚措施,使所有设计人员都要有成本控制的观念,在设计规范允许的情况下,尽量选择质优价廉的产品,对于结构部分要反复验算,将风险因素严格控制在合理范围内,如有必要可邀请相关专家对影响造价的部分进行审核,例如工程的墙板厚度、基础形式、房屋每平方米的配筋量、节能标准等。发现问题及时与设计院进行沟通,分析原因,在合理范围内进行调整。
三、施工阶段
第一,优化施工方案,特别是涉及到成本方面的部分要仔细推敲,有项目部人员开专题研究会集体决定。工程尽量选用综合成本较低,技术较先进,性价比较高的有利于工程总进度的施工措施。对于一些造价较高,施工措施落后的部分必须调整;对于一些造价较高,施工措施先进,有利于工程进度的部分,在综合研究没有更优秀的可替代施工措施后可保留。在施工以前将图纸吃透,把问题解决在施工前,严禁出现因图纸设计缺陷出现返工、索赔现象,能够预留的孔洞、能够预埋的管线必须预留预埋,避免出现后钻孔,以产生不必要的费用。严格现场资料管理,对外的一切管理活动均以文字方式进行,完善现场资料收、发文制度,避免工程不合理索赔事件的发生,并为工程反索赔收集证据。加强现场管理,合理安排各工序、各专业、各分包单位的相互合作,避免出现因工作衔接不到位而出现不必要的重复劳动,甚至出现返工造成索赔。合理安排工期,组织各单位穿插作业,以提高各单位的工作效率,创造更大的效益,减少开支,缩短工期。完善工地的管理制度,加强成品保护意识,尊重别人的劳动成果,最大限度的减少相互之间的索赔。
第二,甲供材料的采购,首先甲方应建立一套完备的材料采购体系,组建由项目经理任组长,材料员、预算员及专业工程师任组员的材料部(公司有材料部的除外)。材料部应在施工单位上报的材料使用计划的基础上制定采购计划,审查材料供应商,建立合格供应商名单,并依据“货比三家,多方询价”的原则,对供应商进行考核,进行多家报价,公开竞标的方式确定材料供应商。然后将开标过程、评标结果、初步合同汇总后打印工程汇签单,逐步有材料员、专业工程师、预算员、专业工程师、项目经理审核签字后报公司领导审批。公司领导批准后,组织材料供应商按合同和材料计划供货,并安排施工单位组织人员接收,有供货商、施工单位、建设单位、监理单位共同验货,需抽检的材料有四方人员见证,当面封样及时送检,避免因材料质量问题而出现索赔。在质量无疑义的情况下有供货商、施工单位、建设单位签定材料接收单,项目部安排专人建立材料进出库台帐,定期与施工单位、供货商进行对帐,确保出库单与入库单一致,避免给公司造成损失。对施工单位上报的材料计划,工程部一定安排相应人员认真核实,确保材料能及时、足量供应,同时又不能超供,让有限的资金发挥最大的作用。
第三,对于施工单位自行购买的议价材,项目部应严格工程材料批价制度,施工单位将材料报价单报甲方项目部后,项目部必须组织相关人员在第一时间进行询价,及时将有初始意见的批价单报送公司,公司经仔细询价后,在合理时间内反馈给项目部。整个批价过程必须控制在合同规定的时间内,避免因不及时审批给公司造成损失,增加工程造价。同时在进行材料询价时,一定安排业务素质比较高的人员亲自到市场或厂家进行实地考察。严格执行公司制定的广泛询价、相互比较,力争将材料价格认定在合理低价。如果最终的批价施工单位无法接受,不能达成一致意见,可考虑有甲方亲自供货。
第四,完善现场经济签证制度。经济签证必须根据现场实际情况,遵循事实求实的原则,在施工单位上报资料的基础上,仔细研究图纸、合同及相应的结算资料,对确属合同外应现场认定的工程量,必须有现场专业工程师、预算人员会同监理公司、施工单位亲临现场,认真复核,具实认证,然后交项目经理审核,最后报公司领导审批后方可生效。数额比较大的需要现场测量的经济签证需提前报公司,公司安排相应人员与项目部人员一起进行测量。加强现场管理,尽量避免经济签证,公司内部可以给项目部一个目标,现场签证总额不得高于总造价的一定额度,高于这一目标扣部分奖金,少于这一目标可按适当比例给予奖励,以激发员工的工作积极性,减少工程造价,控制工程成本。
第五,工程款的审核、批复及拨付。科学的制定付款计划,合理、及时地拨付工程款,不但对工程工期致关重要,对于成本控制也是不可或缺的因素,工程款拨付不及时,会极大的限制工程进度,影响工程的总体成本,工程款超拨,也会损害公司利益,给公司造成很大的资金压力和工作被动。项目预算人员必须长驻工程现场第一线,了解工程现场情况,掌握现场第一手资料,熟悉施工的各种工序,预算人员必须参加各种图纸审核、图纸变更以及决算资料的收集等工作。对于施工队上报的各时期完成的工程量根据图纸,再结合现场实际情况,有现场专业工程师配合,具实审核。根据完成的工程产值及施工合同,签署工程款拨付申请单,向公司申请拨款。
四、工程结算阶段
合同价款的商定和工程完工后工程的结算工作:这部分工作一般主要有专业的审计事务所来完成,但是建设单位要做好配合和监督工作。首先就是要选择一家信誉好、实力强、比较了解的审计单位来做招标标的以及审核最后的决算,这一工作要求建设单位要有专业人员全过程来跟踪监督和服务。保证给审计人员提供的资料必须齐全有效,需要甲乙双方核对时,必须有建设单位到场,以便了解工程结算的所有细节。工程标的和结算报告出来以后,建设单位一定要严格审查,主要工程量一定安排专业人员认真复核,取费程序逐条落实,特别注意的是甲供材是否已按合同扣回,各种规费是否合理,各种措施费是否与现实情况相一致等。