新建地方高校图书招标采购实践与探索

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摘要：分析新建地方院校图书采购现状和招标采购的优势，结合我院图书采购工作实际，探索搞好高校图书招标的方法和措施。

关键词：新建地方高校；图书馆；图书；招标采购

中图分类号：F253.2 文献标示码：A

随着高等教育的发展，高校图书馆空前繁荣，图书经费大幅增加，以前分散、零星采购方式已经不适应图书采购需要。为搞好图书采购工作，增加采购的公正、公平性，杜绝腐败行为发生，图书实施招标采购势在必行。

一、我院图书馆的基本情况

我院是由多所学校合并组建的地方综合性本科院校，近几年招生规模不断扩大，办学水平不断提高。从2001年以来每年用于图书购置经费都在100万元以上，现有纸制图书就有200万册，图书馆规模不断提高，在教学、科研中的作用越来越大，已经成为鲁西北最大的文献中心。

二、地方高校校图书采购的特点和传统采购模式的主要问题

1．图书采购的特点

作为一所综合性地方院校，涉及文、理、工、农、医、管理等49个本科专业，需要图书涉及面广，种类繁多；采购分期、分批进行，学术性图书多；对图书的连续性、到书速度和到书率要求高。

2．传统采购模式的问题

采购随意、分散，采访人员的主观判断起决定作用。现在出版社、书商、图书种类大幅增加，凭采访人员个人掌握发行信息，了解出版社和供应商情况，开发高效的采访渠道，难度很大。采购工作不透明，容易产生腐败现象；长期从固定书商进货，图书种类单一。双方关系松散，合作建立在互信基础上，一旦产生纠纷，受损失的是学校。图书折扣挪作它用，浪费十分紧缺的图书经费。

三、招标采购的优势

(1)可以扩大采购范围，有助于选择技术、经济实力强的书商；

(2)通过合理竞争，降低价格，提高服务质量和使用效益，按实样付款，保证图书经费专款专用；

(3)增加采购过程的透明度，避免盲目决策和腐败现象的发生，减轻采访人员压力。

四、图书招标工作的探索与实践

要做好图书招标工作，必须从馆藏和教学科研出发，从计划制定―招标采购―验收入库三个环节入手，制定科学合理的计划，严格招标程序，加强验收入库。

1．提高认识，加强制度和机构建设

把图书采购作为一项关系到人才培养和高校发展的大事，宣传馆藏建设对教学科研的重要作用，加强图书采访工作研究；制定了《图书经费使用管理办法》、《图书招标采购办法》等规章制度，使图书采购有法可依。成立图书采购工作委员会，由分管院长、图书馆馆长、系（部）负责人。负责：（1）制定招标制度和办法；（2）组织领导招标工作；（3）监督招标结果执行情况。

2．制定科学的采购计划

采购计划是招标工作的基础和前提，是采访的依据，制定计划必须以图书馆文献建设为依据，避免随意性、盲目性和结构、种类的不合理性，考虑图书与一般物资的区别。成立由院领导、图书馆、学科带头人、教师代表、学生代表组成的图书采购计划工作小组，负责计划制定、论证、审批。利用校园网开通了网上图书申报系统，公布书目信息，通过图书网络系统申报所需图书，对申报情况及时反馈：可以购买的确定购买时间、数量，不能购买的说明原因。

3．尽早、广泛招标信息

根据法律规定，公开招标的公告时间不得少于20日。我院处于欠发达的德州市，当地缺乏实力强大的书商，为吸引更多外地书商，我们的公告时间为30日，并对已经合作过的和从其他途径了解的书商发出邀请，争取尽可能多的书商参加投标。

4．编制招标文件

招标文件作为招标和投标的依据，包括项目名称、内容、要求，对投标人和投标文件要求，开标与评标、合同签定、付款方式等。核心是招标项目内容和要求：（1）明确规定书商应根据《社科新书目》、《科技新书目》组织书源，对重点出版社图书及采到率提出明确要求；（2）明确采购进度。书商中标后，合同履行时间的增长会使图书折扣增加，有些书商故意拖延采购进度，必须对采购进度和金额作出规定，如每月8%―10%；（3）严格图书及附属品质量。如不得增大复本量，光盘等附属品必须保质保量，杜绝盗版书及不健康图书。（4）服务质量。书源提供能力、执行定单能力、差错率、定单反馈、互动情况、MARC数据提供提出明确要求。对于图书的加工服务，根据我院实际情况要求适当服务。鉴于我院图书经费紧张，对图书贴条码、盖章、防盗磁条、编目分类、书签等尽量自己完成，以降低成本。

5．制定合适的评标办法

图书招标的评标办法既要克服“重折扣，轻服务”，也不要过分强调全面、高标准的服务，使招标失去经济效益。按百分制评分：折扣占40分，服务占40分，资质、信息占20分。评标重点包括：文献提供能力，文献订到率，到货周期，订购数据的反馈，编目数据的反馈，实力、业绩和诚信度，信息、网络技术，如不满足定书种类、定准率、到书时间、到书率要求，可以否决；明确不保证最低折扣或最全面服务中标。

6．加强对图书市场和供应商的考察

现在我国出版社有500多家，出版物类型和价格多样，图书品种已年14.8%的速度增长，图书发行形成新华书店、出版社、民营书店竞相发展的态势。要从如此众多的出版物中选择合适的图书，必须对图书市场有全面、深入的了解，可通过现场考察、侧面了解、参加定货会等方式，深入调查了解供应商基本情况、综合实力、经营倾向、信誉等，正确判断其投标承诺。

7．评标

（1）评委组成

根据《中华人民共和国招标投标法》及有关法律规定，评委为5人以上单数，要求技术专家不少于2/3，我院图书招标的评委组成为：院领导1人，图书馆馆长、分管副馆长各1人，图书采访2人，教师代表2人、资产、纪委各1人共9人。为做好评标工作，可选派一些图书馆工作人员列席会议，提出意见，但没有投票权。

（2）采用综合评标法

书商的图书和服务质量应作为评标的首要标准。“最低价中标法”不适合图书招标。综合评标法比较合适，根据制定的评分办法，评委独立对每个有效投标人标书进行评价、打分，然后汇总每个投标人各项因素的得分相加得出总分，分数高者为预中标单位。根据所购图书的数量、种类和书商经营特色选择2到3家书商。

8．合同的签定

合同是供需双方明确权利和义务的书面协议。合同必须符合国家法律，条款要严谨、严密，具可操作性。要有违规赔偿和终止合同条款，用来约束双方行为，考虑双方利益，杜绝“霸王合同”。我院合同由招标办组织图书馆、纪委、财务、法律顾问与商家共同签定。明确：（1）采访数据、编目数据、到书率、加工服务等有具体的条文；（2）明确各学科中核心出版社的图书订到率；（3）写清合同终止条款及赔偿条款，要求其交纳履约保证金；（4）合同内容经学校法律顾问审查同意；（5）付款方式，图书验收合格后付90%款项，经6流通、使用6个月无质量问题付余款。

9．加强验收工作

图书招标不能列出详细的书目，验收工作尤为重要。图书馆采访人员要按照合同要求选择图书。（1）确保购进教学、科研所需图书；（2）严把图书质量关，杜绝盗版书；（3）严禁随意增加复本量；（4）不得随意拖延图书到货时间；（5）存在质量问题，厂商及时、无条件换货或退货；（6）不购进实效性强的过期图书。

10．加强与中标书商的协调和沟通

高校图书馆需要订购的图书种类繁多，双方的沟通、协调影响图书的招标的最终结果，图书馆对供货商的特色、能力有所了解；供货商对图书馆所需书目信息、服务项目、工作目标有详尽的了解，以增强服务的针对性。出现问题要及时协调，避免推委、扯皮，以免给双方造成更大的损失。

11．留出部分资金，用于零星采购

留出少部分资金用于零星采购，以满足教学、科研的特殊需求。采购招标不能购到的地方志、论文集、年鉴和内部出版物；折扣很高的大型从书、工具书；教学、科研急需的文献资料等。

图书招标最终目的是用有限的资金采购尽可能多的优质图书，以服务教学和科研，招标只是一种形式。要把图书质量放到首位，以构建图书馆科学藏书体系为目标，积极探索和实践图书招标采购工作。

作者单位：德州学院

参考文献：

[1]吴锦荣.高校图书馆图书采购招标新论[J].图书馆，2006,（4）：92-94.

[2]李玉侠.高校图书馆招标采购中应注意的几个环节[J].高校图书馆工作,2007（1）：32-34.

[3]杨怡.高校图书馆图书招标的再思考[J].四川图书馆学报.2005,（2）：48-50.