某部机关协同政务信息化中的业务协同分析

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摘要：文章介绍了协同政务信息的概念及实现协同政务信息化的相关技术，然后对某部机关行政办公业务协同进行了分析梳理，在此基础上给出了协同政务信息化系统的设计思路。

关键词：协同政务 行政办公 数据交换 数据共享 工作流 视频会议

中图分类号：TH166 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2013）09-0188-03

我国电子政务自上世纪80年代起经历了探索、推进和发展的阶段，目前也已经逐步追赶上国际政务信息化的步伐，正在进入到以“深化应用、协同共享”为主要特征的发展阶段。在十一五期间提出了基于网络的协同政务系统建设，而在最新颁布的《国家电子政务“十二五”规划》中又将“推进业务应用协同发展，坚持统筹协调”进一步作为发展重点。那么协同政务是什么呢？“协同政务”（Collaborative Governance）是指在信息化的背景下，政府部门之间利用信息技术手段进行跨部门业务协作，最终通过改变行政管理方式方法达到政府资源得到最充分利用的新型政府工作模式。从协同政务的定义可以看出，要实现协同政务，必须依靠信息化的手段。

1 协同政务办公信息化的类型及特点

协同政务办公信息化主要体现在“协同”二字上，而“协同”的特征必须通过信息技术的支撑才能得以实现，目前能够体现协同政务办公信息化的技术方案主要有以下几类：

1.1 基于数据交换的协同政务办公信息化

协同办公指的是在不同部门和人员之间的活动，当不同部门应用不同的信息系统时，就需要建立一定的数据交换机制，将对方及自己所需的数据内容交换至相应系统中，达到双方借助交换数据进行协同政务办公的目的。典型的基于数据交换的协同政务办公信息化模式如图1所示。

1.2 基于数据共享的协同政务办公信息化

数据共享就是让在不同地方使用不同计算机、不同软件的用户能够读取他人数据并进行各种操作运算和分析。通过数据共享实现业务协同，能够更充分的利用现有的数据资源，无需将同类数据在不同系统中交换备份，而把精力重点放在开发新的应用程序及系统集成上。典型的基于数据贡献的协同政务办公信息化模式如图2所示。

1.3 基于工作流管理的协同政务办公信息化

工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域，其诞生的目的是希望将工作转换成预先定义的流程并交给计算机进行自动处理，流程中包含了活动、参与者和各种不同的角色，按照特定的规则来执行流程对应的实际任务，并对整个过程进行监控。工作流是通过计算机软件进行定义、执行并完全在软件系统控制之下的业务流程。典型的基于工作流管理的协同办公信息化模型如图3所示。

1.4 基于视频会议的协同政务办公信息化

视频会议技术是通过通信线路把两地或多个地点的会议室连接起来，以视频会议方式召开会议的一种图像通信手段。视频会议的主要特征是能实现实时传送与会者的形象、声音以及会议数据图表和相关实物的图像等等。近年来随着图像技术的不断更新与发展，视频会议系统的应用已从单纯的开会发展到多种应用环境，如专网调度与管理、销售与推广、紧急救援、作战指挥、远程教育、远程医疗、远程协作等，社会效益和经济效益非常显著。

2 某部机关行政办公业务协同分析

经查阅当前各类相关文献，目前对“行政办公”尚未有明确定义，而通过咨询一些专家及学者，总结其对行政办公的理解，我们将一个社会组织内部的“行政办公”归纳为：部门或单位开展日常工作所涉及的人事、财务、资产、文件等综合性行政管理业务的办理，简单来说，就是与部门或单位“人”、“财”、“物”、“文”相关的综合性办公业务办理工作。

2.1 以“人”为核心的业务协同分析

2.1.1 业务管理流程分析

部机关人事管理业务工作主要涉及人事劳动司、各司局综合处等部门。人劳司主要负责日常人事业务的管理。人员在入职、履职阶段，需要从OA进行人员信息登记，并向机关服务中心、机关保卫处、机关财务处、科技司（网管中心）等部门提交入职人员办理办公用品、门禁卡、UKey、工资卡、饭卡和计算机领用的申请，各相关司局处室对其申请进行审核审批后便可完成相应物品领取使用。人员入职后，在职期间可进行干部监督、干部考核、干部培训、干部奖励、干部档案、劳动工资、机构编制、因私出国、干部医疗等业务的办理。干部经过后备培养或工作需要进行升职、调动、离任的，应及时到OA系统进行登记，更新个人信息，以便于相关人事业务的办理。到达退休年龄的人员，也需要及时到OA系统进行登记，相关业务将转入离退休干部局进行管理。如图4所示。

2.1.2 业务协同分析

分析人事管理中各项工作的业务流程，梳理出以下需要部门间相互协同的业务。（1）人员入职岗位变动即时通知。人员入职阶段，当OA进行人员信息登记时，OA自动将向办理入职手续有关部门发送即时消息通知，网上提交入职人员办理办公用品、门禁卡、UKey、工资卡、饭卡和计算机领用的申请，各相关司局处室可根据人员变动信息进行在线审核和办理业务。（2）人员升职岗位变动即时通知，在线通知相关部门升职人员变动信息，系统自动更新人员信息。（3）人员调动岗位变动即时通知，在线通知相关部门调动人员变动信息，系统自动更新人员信息。（4）人员离退休岗位变动即时通知，在线通知相关部门离退休人员变动信息，系统自动更新人员信息，相关业务自动转入离退休干部局。

2.2 以“财”为核心的业务协同分析

2.2.1 业务管理流程分析

部机关财务管理业务工作主要涉及财务司、机关财务处及各司局综合处等部门。

财务管理涉及协同的业务主要包括财务预算和财务报销。财务预算管理从各司局进行预算上报开始，经过部机关财务处进行预算编制、部财务司进行汇总上报，最后报至财政部，之后根据财政部下达的年度预算计划，财务处依照财政厅批复结果对预算进行分解调整和控制，并将预算结果在线反馈各司局综合处。财务报销主要分为报销和借款两项业务。根据差旅、会议、固定资产购买等工作需要进行报销申请，填写相应的报销单，经各司局审批、部机关财务处进行财务审核、最后领取报销款项完成报销流程。借款业务与报销业务类似，主要包括借款申请、司局审批、财务审核、借出款项四个环节。如图5所示。

2.2.2 业务协同分析

财务管理日常业务需要相互协同的环节主要产生在机关财务处与各司局综合处之间，主要体现在每年上报预算的业务流程当中。（1）各司局综合处可通过协同办公系统，在线上报本司局财务预算信息，机关财务处可根据上报信息进行预算编制工作。（2）机关财务处可通过协同办公系统，将预算计划下达至各司局综合处，各司局可根据预算制定执行计划。（3）财务报销管理应与财务预算管理实现预算相关信息共享，便于各司局根据预算计划执行报销。（4）财务报销业务中，经各司局领导审批的报销业务，可自动转至部机关财务处进行财务审核。

2.3 以“物”为核心的业务协同分析

2.3.1 业务管理流程分析

部机关资产管理业务主要涉及办公厅财务处、科技司（信息化资产）、机关服务中心（其他资产）和各司局的综合处。

各司局日常涉及到的资产管理业务主要包括申领、转移、报修、退还四类，需要办理时，需向部科技司或机关服务中心提交申请，经过审批对资产申请的处理通常有以下几种情况：申领资产没有库存的，需要进行资产采购申请，经采购、验收、入库等环节，方可领用并进行登记；申领资产存在库存的，可由网管中心或机关服务中心直接调拨，领用并登记；而由于岗位调动资产需要转移的（比如由一个司局转至另一个司局），需要重新进行资产登记，更新相关信息；报修申请业务，经过审批，可直接进行维修和相应登记处理；由于离职、离任、离退休等原因需要退换固定资产的，经审批资产可重新入库并进行相应登记。网管中心和部机关服务中心需要对所管资产进行日常的盘点、对账和统计分析，并作为下一年上报资产预算的依据。财务处需要根据资产数据，结合机构编制、人员编制和资金预算进行资产的预算分析编制、下达预算等管理工作。如图6所示。

2.3.2 业务协同分析

资产管理日常业务需要相互协同的环节主要产生在各司局与科技司及机关服务中心之间，科技司、机关服务中心与办公厅财务处之间，主要体现在资产日常管理和资产预算上报当中。（1）机关各司局可通过协同办公系统，在线进行资产日常管理的申请，包括申领、转移、报修和退还等业务。（2）科技司和机关服务中心可在线完成对日常资产管理业务的审批，并根据不同业务进行相应的处理。（3）办公厅财务处预算系统应实现与固定资产管理系统的对接，科技司和机关服务中心可根据所管固定资产信息，在线上报资产预算计划，办公厅财务处可根据上报数据直接进行预算编制及下达计划。

2.4 以“文”为核心的业务协同分析

2.4.1 业务管理流程分析

部机关公文管理业务主要涉及办公厅及机关各司局。部机关发文主要由各发文司局完成。发文主要包括拟稿，处领导审批，司领导审批，编号，退还拟稿人，盖章、打印、缮印，发文等环节。部机关收文主要由办公厅完成，办公厅收文后对来文进行初审登记，然后在线交部长办转办或转交有关司局转办，经部领导批示或有关司局进行督办，相关司局在线进行收文登记和办理并将办理情况通过系统直接反馈办公厅。如图7所示。

2.4.2 业务协同分析

公文管理的业务协同主要涉及的是收发文流转业务。（1）发文流程中，退还拟稿人环节结束后，可直接转至办公厅进行文件的缮印。（2）收文流程中，办公厅可实现公文在线转办和在线督办。通过即时消息通知，通知有关司局进行收文登记，并可在督办期间对办文进行跟踪并实时在线提醒。相关司局可将公文办理情况及时向办公厅进行反馈。

3 协同政务信息化系统设计思路研究

结合上述业务协同分析，结合当前主要政务信息化技术，我们给出如下部机关协同政务信息化系统的设计思路：

3.1 采用基于面向服务技术的平台型架构搭建系统框架

借鉴当前信息技术领域常用的SOA（面向服务的架构）、Portal（集成门户技术）等平台型架构技术，搭建基于面向服务技术的部机关协同政务信息化系统平台框架，能够实现整个系统中权限控制、用户界面、技术路线等方面的统一，提供系统具有松耦合、高可扩展、良好用户体验的特点，解决原有模式下的分散建设带来的难以整合应用的突出问题。

3.2 基于数据交换共享与工作流技术开展协同应用

结合在行政办公业务中的协同办理环节，实现基于工作流的人事、财务、资产、公文等业务的协作办理，并利用数据交换共享技术，实现在协同办理过程中跨系统、跨司局的数据应用，从而改变原有各系统各自为政，在自身业务领域内可以实现信息化，而在相关业务间智能通过纸质或电子文件的形式进行协作的典型问题。

3.2 综合利用虚拟化、内存计算等技术进行集约建设

对于系统建设中所需要的服务及计算资源，应利用“云计算”技术中核心的“虚拟化”技术对服务资源进行整合，充分利用现有资源，减少服务及计算资源的无限扩张，同时考虑在一些实时计算要求较高的部位，采用内存计算技术加大系统吞吐量和计算效率，在集约建设的同时保障系统响应效率不会降低。

4 结语

本文在某部机关行政办公业务现状基础上，对部机关“人”、“财”、“物”、“文”四条主线的相关办公业务协同情况进行分析，并结合当前政务信息化的主要技术给出了协同政务办公信息的设计思路，对于下一步系统设计工作具有良好的借鉴意义。

参考文献

[1]张莹，陈海彦.浅谈电子政务与办公自动化[J].科技致富向导，2011（23）.

[2]融入数据交换思想的协同办公综合电子政务（上）[J].办公自动化，2003年第2期.

[3]政务信息资源共享及业务协同——深化电子政务建设应用的有效途径[J].中国建设信息，2009（16）.

[4]政务协同办公自动化系统的设计与实现[D].电子科技大学，2010.12.