OL一族历炼职场

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―――如果你应邀参加会议

往往会发生这类情况,一位平时看起来很娴静的女士,在会议上却变得过于泼辣,甚至飞扬跋扈;一位平时美丽而善于调和的女性,在会议桌上却变得语无伦次,抓不住重点,废话连篇,这时很有必要思考一下自己的行为,有否处于误区:

误区一:开会时总是抢最显眼的座位,或是坐在靠近主席或重要人物身旁?

事实上,若你尝试找个最不起眼的座位,或许更能让自己出采。要知道,身为女性,即便是坐在最不起眼的角落里,只要有自己的特性,男性也会注意你的,比如想在会场上引起别人注意,不必在座位上煞费苦心,而应在发言上多下功夫。首先,你的发言要条理清晰,逻辑性强,环环相扣;其次,要有高明的个人见解,看问题要独辟蹊径,不能陷于窠臼,一定要多角度地看问题,才可能提出与众不同的“高见”。只有“重量级”的发言,才会在别人的脑海里留下深刻的印象,也才会赢得敬重和赞赏。想利用坐在要人的身边而引起别人的注意,这是幼稚可笑的。

误区二:发言过多,常常是为了表现自己的存在而一次又一次地抢着发言?

如果你的发言空洞无物,缺乏新意,所提出的好几点意见只有一条尚有可取之处,你的发言就显得浅薄可笑了。因此会前尽量多地搜集相关的资料,再就会议议题将自己的观点进行梳理显得尤为重要,而且,要学会“听”,运用自己机敏的心智,从别人的发言中捕捉“INFORMATION”,这样才能有的放矢,从而吸引与会者的视听。

误区三:认为自己的意见颇有创见性,因而在发言时眉飞色舞,面部表情极尽夸张之态?

记住,在发言时能对自己的神态和语调恰如其分地加以控制,你的发言才具有威慑力,才会使与会人员增加对你的信任感。声音的大小和语调的高低及语速的快慢都是你在发言时必须仔细注意的,要知道“有理不在声高和以柔克刚”的道理,常常是柔和的声音反而会使听者动心。

―――如果你荣幸地成为会议的主持人

会议的气氛是否融洽、顺利,与会议主持人角色扮演的好坏有很大的影响。会议主持人的任务是宣布开会、散会、休息及主持会议的进行,因此必须具有相当的风范。会议前,你必须明确此次会议召开的主旨、与会人员和时间、地点及日程安排,最为重要的是确定会议的内容及发言者。

在你明确了会议的目的之后,就可以根据这个“主题”设定几个讨论的焦点,并逐一确认发言者及其发言的内容、时间,还要对会议中出现的偶然性事件作出预测,并有目的地加以引导,让整个议程更为顺利地进行,这也是主持人突现个人魅力的大好机会。

在正式开会之前,必须对会议准备情况做一个仔细检查。

1.会议场所及各种设施的核查,以及现场需分发资料的准备,如茶具、桌椅,以及摄像机、录像机、投影仪等是否准备好,文字资料是否复印齐备。

2.相关人员是否一一通知到,核查参加会议人员名单,确认因故临时不能参加会议的人员,并据此对议程作出相应调整。

3.在心里预先将自己的“开场白”演练一番,这有助于缓解自己的紧张情绪,增加你的胜算。

会议中,要适时地调整会议的节奏,保持会场的活力和理性。同时,安排专人负责记录并应付意外事件的出现。

会议结束后,要及时整理会议记录,提交相关报告给有关部门的负责人。另外,从你自己来说,也要及时总结主持此次会议的心得,对不足之处认真分析,避免下次主持会议时再犯同样的错误,只有这样,你才会在职业生涯中充分抓住身边的机会,展露自己的才华。