从审计角度看基建工程项目管理中的例会制度

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摘要：近十年来，高等教育事业发展迅速，基本建设任务繁重。建立健全工程例会制度有利于提高工作效率，强化项目管理。但工程例会的一些缺陷导致建设方在工程造价审核时存在索赔无据或反索赔不力的情况，客观上增加了工程成本和造价。这一问题应当引起高度的重视。文章从审计的角度提出容易出现的问题和完善这一制度的粗浅思考。

关键词：高校；基本建设；项目管理；审计

基建工程项目管理例会制度是建设方加强基建工程管理的重要手段。随着教育事业速度发展，教育系统基本建设的任务十分繁重，大量新建、扩建、修缮工程纷纷上马。一方面资金紧，任务重，工期紧；另一方面基建部门专业人员不足，人手较少。

建立完善的基建工程项目参建各方参加的例会制度有利于加强各方沟通协调，促进配合协作，提高工作效率，也有利于结算工作的顺利开展。

然而，在审计实践中，经常出现建设方索赔无据与反索赔不力的情况；在需要建设方提供相关基础信息时，常因工程例会制度不健全，会议记录不完整等原因，导致建设方经常处于不利地位。建设方与承包商在索赔工作中的信息不对称状态，客观上急需完善这一制度。

一、工程例会容易出现的问题

建立在建工程项目例会制度是高校基建工作的基本工作方法，但在实践中，普遍存在以下问题：

（一）参会单位遗漏

工程例会具有指挥、组织、协调、配合、处理的功能，将参加工程建设的建设方、承包方、监理方、审计方、分包方、甲供材供应商（前期还包括设计、勘察等单位）等相关单位组织起来综合办理基建工程实施过程中的相关事宜。

由于工程例会多数为定期召开的例行会议，所以往往出现容易出现遗漏跟踪审计单位、甲供材供应商、建设方分包工程施工方的情况。

究其原因，一是例会准备不周，没有提前准备，对需要出席人员没有考虑。二是主持例会人员多数重工期质量安全，轻工程造价管理。三是定期举行的例会，成为惯例后，容易忽视会前通知，造成遗漏。

遗漏参会单位，容易造成以下结果：相关单位不能及时了解情况，如果没有事后补救措施，造成相关信息没有确认，形成工作上的推诿扯皮，如分包商、甲供材供应商配合不力，进而影响工期，造成承包商向建设方提出工期索赔。

（二）主持角色错位

工程例会应该是建设方主持的协调会。建设方主持会议，可以全面听取参建各工作汇报，工地代表巡视情况通报存在问题，主动明确传达建设方意图及指令，通盘考虑各方配合协调，并对各方工作进行讲评。但多数情况下建设方会委托监理主持会议。

监理是建议方委托的服务单位，但监理单位作为企业，考虑到经济效益和工作开展的便利，其主要关注点是工程质量、工期进度、施工安全、监理事务，在分包商、甲供材供应商管理配合协调上关注少，在造价控制基本处于不关心的状态，一旦监理单位和承包商沆瀣一气，就可能给建设方带来较大损失和浪费。

这种情况还将导致建设方项目管理人员不主动全盘考虑问题，成为听会和答复的角色，失去把握全局的能力。造成这种局面的主要原因主要是因为建设方缺少建设工程管理的专业人员。

（三）会议记录失范

由于主持角色错位，将导致会议记录失范。比较常见的做法是监理单位做完整的会议记录，然后报备参会各方。

建设方不做详细记录，存在以下风险：监理的会议记录可能存在规避监理责任的风险；例会各方往往站在自身利益角度思考问题，其他各方的会议记录均可能无法完整描述在建工程实施的实际情况；其他各方利用各自的汇报材料和自己的会议记录作为索赔依据时，导致建设方反索赔无据或索赔无力。

另外，即使是建设方会议记录，从审计角度看，也容易出现以下问题：记录内容不全，如概要性记录，使例会记录在审计时可采信程度降低。没有与会签字制度，造成结算时不认可；有的在会前组织到会人员签到，签到表与记录分离，使会议记录审计时的证据效力下降。作为档案保管不力，建设方遗失记录，历次会议记录不连续不完整。

（四）会前准备不周

基建例会一般每周举行一次，特殊需要可以临时召集，较易出的问题是建议方准备不周，很多问题习惯在例会提出和处理，这容易造成以下后果：

有些内容建设方无法及时处理与答复，影响工作开展。

建设方遇问题处理问题，对工作安排没有前瞻性。造成跟踪审计等单位无法进行技术性处理并给建设方合理化建议。

建设方相关单位缺少沟通，有些情况必须在会前小会上进行通报和研究，以便综合例会时直接表达建设方意图。

要注意工地代表的工作日志，工作日志是综合例会记录的重要佐证材料。

建设方指令的处理没有提前准备，往往出现口头指令多，事后不及时提供书面确认签收手续。

对上周例会情况落实没有碰头研究，造成到例会只能听汇报，无法讲评的情况。导致例会效率不高，会议冗长，影响工作开展。

二、完善工程例会制度的思考

（一）突出建设方在例会中的主导作用

由于工程例会具有指挥、组织、协调、配合、处理的功能，建设方的主导工程例会十分重要。会议如何召开、何时召开、谁来参加、讨论什么问题等均需提前设计好，并以书面的形成印发各参加单位并签收。

1、主持会议。没有任何一个单位可以替代建设方的作用，不论是监理，还是其他什么单位。

2、要防止参会人员的遗漏，参加人员应包括施工方、监理、造价、甲供材供应商、建设方分包工程项目经理。早期的会议还应该有设计单位、勘察单位等有关部门参加。如果有建设方设有监督机构的也通知其参加。

3、在关注质量、工期、进度、安全、配合的等各个方面同时，更加关注造价控制。现实中建设方建议部门主要关注质量和工期，忽视造价控制，要特别慎重对待工程变更的方面的请求。

4、建设方要将内部管理和控制程序及相关纪律和制度，以书面形式通知有关各方，以免在审计时发生手续不全的扯皮现象，影响造价审核工作的开展。四是要形成例会制度的良好运行机制，通过例会形成良好合作协作氛围。

5、要指定专人负责例会的记录和资料搜集整理工作。

（二）做好会前的各项准备工作

会议前，建设方应认真梳理一周内有关参建各方的意见和建议，听取工地代表情况汇报，检查工程进度计划执行情况，回顾上次例会存在问题和有关精神的整改落实情况。

建设方内部的基建、审计、纪检部门、建设方委托的监理、跟踪审计单位，要沟通情况，对一周内项目实施情况有全面了解，对存在的问题提出初步处理意见，对需要配合的事项提前进行计划组织和安排，对施工方等提出的意见建议拿出初步答复意见，对需要有配合的事项通知有关单位准时参加例会。

这样，有利于加强工作的前瞻性，提高工程例会的效率，也便于受建设方委托的监理、造价咨询机构及时进行技术处理，并向建设方提出合理化建议，发挥应有的作用。

此外，有些情况必须在会前小会上进行通报和研究，便直接表达建设方意图和指令。会前准备工作还要注意搜集和整理好工地代表的工作日志，作为例会记录的重要佐证材料，避免例会时建设方只听汇报，讲评无据。

（三）规范会议的程序和手续

会议程序一般应考虑到以下几个方面：

1、上周例会议定事项的落实情况，分析原因。

2、检查上周进度完成情况、工程质量情况制定整改措施；提出下一阶段进度计划及落实措施。

3、安排布置下周工作，提出具体工作要求。

4、需要协调的有关事项及解决方案。建设方在会议中，应注意认真听取监理、施工方、分包商、甲供材供应商的汇报；客观讲评和总结上周例会的落实情况，明确提出本周工作安排和要求，妥善协调和处理好有关各方的配合问题。建设应指定专人负责会议的记录，记录要全面、准确、客观。如果会议内容不是很多，建议在会议结束后由参会各方代表签字确认，并作为档案妥善保存。如果会议内容较多，涉及事项复杂，应会后形成会议记要，印发有关各方，并签收。会议记录应明确举行时间、地点、参会人员、主持人、会议发言、讨论过程，会议结论性意见。如会议中讨论到相关争议问题，应作清楚记录，并在会议结束后由参会人员签名。

（四）搜集例会相关档案材料

工程例会是一个平台，在审计时，按时序组成的工程例会是审计时重要信息，仅有工程例会记录还不够全面，应注意建设方代表工作日志、监理记录等相互应证，可增强审计时采信度。

此外，以下一些资料应很好搜集和保存：

工程开、竣工日期以及主要分部工程的施工起止日期。

技术资料及技术交底等事项。

工程准备情况：包括临时设施、现场三通一平，人员、机具、材料的准备、图纸会审的主要问题记录、业主交与施工单位的中心点、标高点的记录及复测。

材料、半成品的检验与试验。

主要材料、设备及其资料的到货情况。

设计变更的日期及主要内容。

工程测量情况记录。

工程自检、专检情况记录（特别是隐蔽工程记录）。

工序的交接记录。

业主、监理代表现场确认的有关事宜。

工期紧急情况下采取的特殊措施和施工方法。

有关领导或职能部门对工程所作的生产、技术方面的决定或建议。

工程项目试车记录。

气候、气温、地质等自然灾害以及其他特殊情况记录等资料。

（作者单位：江苏食品职业技术学院审计处）