高校档案面向社会提供利用的收费制度研究

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社会公众对于高校档案馆是否该收费以及如何收费并没有统一的认识，加上现有法律政策的缺失，易造成提供者和利用者之间的矛盾，不利于社会和谐发展。特别是近几年，我国“民生档案”和“三个体系”等概念的提出给高校档案提供利用工作带来新的要求，引发业界对高校档案服务民生问题的深入思考。

在现有的管理体制和市场经济环境下，高校档案有偿利用不仅是必要的，而且是有益的，在一定程度上会产生积极的推动效应。

从提供者的角度，有偿服务提供的不只是档案信息，还包括工作人员的辛勤服务，体现了劳动的价值，促使他们更加认同和热爱自己的工作。有利于提高自身的业务素质，将利用工作前移，认真指导检查档案材料的收集整理和保管，确保质量，并积极开展档案信息化建设，提供优质、快捷、高效的利用服务。

从利用者的角度，按照利用者承担成本，非利用者不承担或承担较少成本的公平原则，防止随意查询造成管理成本增加，加深利用者对档案重要性的认识以及对档案工作者劳动的肯定，充分体现档案价值，增强档案需求意识，从而提升全社会档案意识，促使利用者在利用档案时自觉保护档案。

从全面向社会提供利用的角度，大多数高校为节省人力、物力、财力，更愿意选择尽可能少地向社会提供利用。这种半封闭式利用容易造成档案信息资源的闲置浪费。既然高校享有向社会提供利用的自，那么就不能采取强制的手段，只能想办法调动积极性，使其主动向社会开放，这就需要与之相适应的收费制度。

档案利用收费政策和制度梳理

1.现有档案利用收费政策的不适用

据调查，档案利用收费政策，除了有国家高度统一规范，还有高校档案管理专门办法以及地方对高校收费管理办法。

从表1的5项政策可以看出，第1项是由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件，是制定和实施各种档案行政法规、规章、条例和办法等文件的依据和基础。明确利用档案按规定收费是有法可依的。第2～3项是为了具体执行收费政策，避免乱收费现象，做到有章可循。但从收费对象来看，指的是综合性、专业性档案馆，对高校档案馆收费指导性不强；从收费项目来看，档案保护费、复制费、证明费、咨询服务费有重复之处，过于复杂不易把握；从收费标准来看，受20世纪90年代社会政治、经济、文化发展水平的影响，未能体现时代变迁。第4项是教育部联合档案部门的关于高校档案管理办法的专门法规，进一步明确因个人或者商业目的可以按照有关规定合理收取费用。第5项以广东省为例，是地方物价局、教育厅以及财政厅对高校服务性收费的具体规定，虽然针对性较强，但只涉及毕业生开具成绩单，其他具体收费标准仍无据可依。

2.各高校档案利用收费制度的不统一

从国家最高档案法律到地方政府制定的规章，均没有对高校档案利用收费作出明确规定。在无具体标准可依的情况下，高校只有根据国家法律和地方政府文件精神，结合学校的管理体制和经费情况，自行制定收费标准。据调查，目前大部分高校均实行对外有偿利用。

各高校档案馆在收费项目和标准方面有相同之处：都遵循无偿利用和有偿利用相结合的原则。也有不同之处：收费项目及标准不统一，如成绩单，依据粤价[2007]186号文“中文版成绩单每份不超过20元”的规定（每份20元是上限，重份收多少？）中山大学首份5元，重份2元/份；华南理工大学20元/份；华南农业大学20元/份，重份1元/份；暨南大学10元/份。其他未规定的收费标准更是不尽相同。这种不统一正反映了高校档案馆的苦衷：一方面，期望能够体现出向社会提供利用服务的价值；另一方面，无具体标准可依。所以为便于开展利用工作，促进社会和谐发展，制定科学合理的收费制度势在必行。

制定科学合理的高校档案利用收费制度

建立高校档案利用收费制度的核心就是确定收费项目和标准。首先需要站在利于国家和社会和谐发展的角度，把握以下要点。目的：满足社会利用需求，追求社会效益，不以盈利为目的，但不排斥市场开发，所获利益不得在个人之见分配，只能用于档案事业发展。宗旨：鼓励高校档案馆积极主动地参与向社会提供开放利用服务，体现档案宝贵的价值，使提供者和利用者双方受益。原则：平衡利益主体之间的矛盾，符合当地物价水平，在利用者承受能力范围之内。

具体而言，应结合现有的各项政策，根据利用者和利用目的以及利用效益的不同等综合因素确定收费项目和标准。

1.根据现有各项政策，明确收费项目

根据价费字[1992]130号文的规定，利用档案收费项目有档案保护费、复制费、证明费、咨询服务费4项。其中档案保护费是为保护纸质原件的寿命，如今数字化档案信息和复制本的大量采用，越来越多的查阅并不需要拿出纸质原件，并且在实际工作中很难按照每页多少元的标准执行收费。咨询服务费是指“利用者不能直接查用档案（一般为信函索取）的，档案馆为利用者提供一定数量有价值、翔实可靠的材料”，实际上是提供“信息咨询”的“代办”服务，收费与否应注重结果而非过程，如果未能给利用者提供必需的信息，不应单独收取“查询”费用。。其实，为了便于利用工作的开展，化繁为简，保护费和咨询服务费应该和证明费划为一项，统称为查档费，即查阅一份档案所需的费用。复制费也就是提供利用产生的工本费，包括复印费、打印费、邮寄费等，为节约社会资源，鼓励低碳办公，如果利用者采取手抄或拍照的形式应不收工本费。总而言之，档案利用收费包含收取查档费和工本费或只收取工本费。

2.根据利用者和利用目的不同，确定收费标准

利用者是收费制度的相对人，是标准制定必须考虑的对象，不同类型的利用者虽然都依法享有利用档案的权利，但由于利用性质和目的不同，收费标准也应区别开来。具体来说，利用者按性质不同，可分为校内和校外。校内利用按利用目的不同，可分为因公和因私：其中因公利用应无偿提供；因私利用又分为在校学生和教职工，由于在校学生已缴纳学杂费，在经济上处于弱势地位，高校有义务免费为其提供所需的材料，但可以收取工本费，在校教职工因私办理房产过户、财产继承、亲属关系等证明材料，应收取查档费和工本费。校外利用原则上都应实行有偿提供，但从服务民生的角度来说，用于社会公益事业等非营利性活动可以无偿提供利用或者收取工本费。而其他校外利用，如已毕业学生因出国留学、找工作、迁户口等查询利用以及其他商业活动利用等都应收取查档费和工本费。

3.根据利用效益不同，调整收费标准

根据利用档案产生的经济效益大小，调整收费标准。经济效益越高，收费标准亦越高。首先是利用包含科技成果的档案，按《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》第13条规定“可根据科技档案所反映成果的技术水平、先进程度，根据开发劳动的难易程度和工作量，以及利用档案资料可能取得的经济效益的大小确定”，但在实际操作过程中，很难确定经济效益大小，只能提高科技档案查档费，以区别于一般档案的查阅。其次是开具房、地、财产等能取得经济效益的证明，虽然价费字[199 2]130号文规定“出具房、地产等项证明费按10至400元收取”，但对于高校档案馆来说，此项利用者大部分都是本校在职人员或退休人员，定价不宜太高，应在10～400元的范围内确定一个比较合理的数额。再次是学历学位认证事宜，分为国家和地方教育机构来函认证和用人单位来函来电认证，其实高校本应免费为本校毕业生核实学历学位信息，但一部分用人单位已委托教育机构进行认证，教育机构再转到高校档案馆认证，据调查，教育机构按规定收费约是100元/份，高校档案馆约是30元/份，可见学历认证已不属于社会公益事业，而是作为一项专门营利性活动取得经济效益，在这种情况下，高校档案馆适当收取学历认证费用以补偿额外的工作量也是合理的，而且有必要参考教育机构的收费标准进行调整。

总的来说，高校档案面向社会利用需要各级地方政府综合上述诸多因素，结合当地物价水平和档案事业的发展水平，制定出科学合理的收费标准，充分实现高校档案全面向社会提供利用，满足社会利用需求。