对公文处理工作的几点建议
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公文是党政机关、人民团体、企事业单位在行政管理过程中形成的、具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。本文仅对执行《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》有关规定提几点建议。
一是领导重视。在《办法》“总则”第六条中规定:“各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对机关公文处理工作的指导和检查。”所以公文处理工作要做得好,首先需要领导重视,各级主要领导和综合办公部门的负责人尤其要重视起来,他们不仅要亲自动手起草和主持起草一些重要文件,还要审定签发单位制发的各种文件,并承担相应的法律和行政后果,还要以授权、委托、督促等各种方式对参与公文处理过程的各类人员进行指导和检查。
二是公文处理要做到安全、准确、及时。文件传递要严格履行手续,随时掌握文件去向,不横传、不失密、不随身带,更不能损坏;准确是保证公文处理工作质量的一个最基本的要求,收发登记要明白无误,不错登、不漏登,拟办意见要合理,整理归档要准确;及时是公文处理工作时效性的基本要求,不积压、不拖拉、不误时、不误事,尤其在收文办理上,一般公文应尽快处理,紧急公文必须急事急办,在规定时间内办结,按照有关规定,特急公文应在4小时以内办结,急件需视其复杂程度在24小时以内办结。
三是严格把住办文程序。
1.在格式上把关。公文具有规范的格式,为体现公文的性质,维护公文的权威,确保公文的严肃性,党和国家分别制定了统一的公文处理条例和办法,对行文规则、行文关系、公文种类及格式作出了严格规定。对公文中字体、字号,标题、正文,附件等都有严格规定。
《国家行政机关公文格式》中规定,公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,尺寸为210mm×297mm,定量为60g/～80 g/的胶版印刷纸或复印纸。天头(上白边)为:37mm±1mm,订口(左白边)为:28mm±1mm,版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)。左侧装订,不漏页,无坏钉,不脱落,不散页,后背平整公文标题用2号小标宋体字,主送机关用3号宋体字,正文用3号仿宋体,页码用4号阿拉伯数码标志,“主题词”三个字用3号黑体字,居左顶格,词目用3号小标宋体字,抄送3号仿宋体,印发机关和印发时间用3号宋体字。印章上距正文2mm～4mm,正文、印章同处一面,不得采取“此页无正文”的方法解决。
2.严格遵守办文程序。公文办理是指公务文书在机关内部运行处理的一系列工作程序,包括收文与发文两大方面。发文程序包括拟稿、核稿、会稿、签发、复核、缮印、用印、编号、登记、印发、归卷等程序。收文包括签收、启封、登记、分送、拟办、批办、催办、注办、清退、归卷等处理环节。公文处理是一项较为严肃的工作,在办文过程中应明确规定,凡是上级机关、部门或其他单位送来的公文,都交由文书人员或办公室部门负责人,不准直接交给单位领导;代办公室起草的代拟稿未经办公室登记、传递和初审,不准请单位领导审签;报办公室批转的公文,其内容涉及几个单位,在未与有关单位协商并取得一致意见时,办公室不予批转。个人不得保存应当归档的公文。
四是提高公文处理人员的自身素质。素质决定质量,要保证公文处理活动的质量,仅靠领导重视是远远不够的,因此要注重培养、提高人员综合素质。一要加强思想政治建设。公文处理是一项政治性、政策性很强的工作,这就要求工作人员有正确的政治方向,要有一定的马克思主义理论水平和政策法律水平,有较强的政治敏锐性、政治辨别力和组织纪律观念。二要加强业务培训。公文处理工作是一项专业性、业务性极强的工作,要适当加大对文书工作的经费投入,在学习培训、订阅资料等方面提供必要的支持。一方面要抓好对《办法》的学习,结合本部门的实际情况抓好《办法》的落实。同时,必须加强对工作人员公文处理能力的培养,掌握公文处理的基本业务知识,具备较强的文字表达能力,提高公文处理的办理能力。
五是健全制度,规范程序。建立健全完善的办文制度、检查制度,严格办文程序和办文规则。新的《国家行政机关公文处理办法》颁布实施后,因各级各部门和各个行业的情况差异较大,办文制度不尽统一,有的单位至今还仍然沿用旧的办文制度和管理模式,有的甚至还没有建立起相应的规章制度,这就不可避免地出现办文程序混乱的状况。因此,尽快建立健全办文制度、检查制度,严格办文程序和办文规则,乃是解决公文处理过程中存在问题的重要前提。只有建立健全并不断完善这些制度,用制度去规范办文程序,严格执行办文规则,并辅之以必要的检查制度,才能减少失误、杜绝错误,才能使公文处理工作有序可循、规范运行,使之达到我们所期望的目的。
总之,要提高公文处理质量、办文效率,解决好目前在公文处理中存在的各种问题,除了要有高度的事业心和政治责任感、有一定的政策水平和相关业务知识外,还必须懂得公文处理的一般原理、基本知识,熟悉办文的有关规定,尤其要认真学习《国家行政机关公文处理办法》、《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》等文件有关公文处理的规定,使公文处理工作迈上一个新的台阶,呈现一个新的面貌,有个新的改观,走上规范化、科学化、制度化的轨道,在社会主义现代化建设中更好地发挥作用。