办公技巧板

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在打开文件的同时建立副本

如果你只想打开查看某个Office文件的内容而不希望在浏览过程中改动原文件，通常的方法是先复制一份留底，然后再对复制品进行打开查看。

其实还有一个简单的方法：你可以右击该文件，在弹出的快捷菜单中选择“新建”命令（图1），这样Office系统会自动以同样的内容打开一份文件副本，免去了你备份副本的工作。而当你对这份文件进行了改动，退出时它会提示你另给文件取个名字，这样就不会把原文件给破坏掉了。

在Office XP的“新建”任务窗中也有此功能。我们可以通过选择“根据现有文档”命令项（图2），选择一个现有文档，根据现有文档内容来新建Office文件而不会破坏原来的文件。

打开Word 工作自动接着干

如果我们需要连续几天编辑某一个文档，每次使用我们总是先去磁盘和目录下找到这个文档，然后打开它。其实，通过设置，可以让Word记住你干过的工作，每次只需启动Word，它就会自动打开你最后编辑的文档了。我们可以通过录制一个宏来实现这个目的：

1. 执行“工具宏录制新宏”命令，打开“录制宏”对话框。

2. 在“录制宏”对话框中的“宏名”输入框中输入autoexec，点击“确定”（图3）。

3. 从“文件”菜单中的列表中选择一个文件名。

4. 选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，单击“停止录制”命令。

5. 退出Word，保存宏。

这样，下次再启动Word时，它会自动打开我们最后编辑的一个文档。

选定整个单元格的快捷键

假设有一个Excel表，我们需要选择所有列的数据和列标题，而不需要选择表周围的空白单元格，通常的方法是先按下Shift键，再依次点击数据区对角的两个单元格来完成。一旦这个数据区超过了屏幕的显示范围，这样的操作很不好把控。其实有一种简单的办法可以快速选定，你只需按下Ctrl+Shift+*快捷键组合就可以了。

这一技巧不同于全选命令。全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些你不打算使用的空白单元格。

设置展台用幻灯片

我们可以设置幻灯片的播放方式，使得幻灯片播放到结尾以后自动回到开头，开始下一次的播放。这种情况很适用于展台的产品形象展示。

打开想要播放的幻灯片，点击“幻灯片放映设置放映方式”，在弹出的对话框中选中“循环放映，按Esc键终止”复选框，单击“确定”关闭对话框（图4）。

我们还可以选中“设置放映方式”对话框中的“在展台浏览（全屏幕）”，该项被选中后，上面的那个项就不起作用了。这样可使演示文稿循环放映，还可以防止用户更改演示文稿。

一次打开多个工作簿

出于工作的需要，许多时候我们需要同时打开多个Excel工作簿进行工作，一个一个地打开显然麻烦。

其实，我们可以将需要一次打开的工作簿保存为工作区文件，只要将它打开，Excel就会打开保存在其中的每个工作簿。

具体的操作方法是：打开需要同时使用的多个工作簿，根据使用要求调整好工作簿窗口的大小和位置，执行“文件”菜单中的“保存工作区”命令，再输入保存的文件名并按下“保存”按钮就可以了。

在对这些工作簿进行操作后，如果需要保存的话，必须逐个保存，而不能图省事，只保存工作区，是达不到目的的。