档案的归档文件及编制工作探析

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摘 要：结合工作实际经验论述了在着手档案工作时首先要清楚文件材料如何归档，哪些文件材料需要归档，哪些不需要归档？为了便于开展工作，应明确或建立相应的工作标准。

关键词：档案；归档；文件；编制

1 引言

在信息技术飞速发展的今天，快捷的微机技术还没有被一些单位采用。很多档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，档案的电子数据库没有建立，管理的重心还是实体管理，实现档案的电子化管理在一些单位还只是一句口号。一些单位虽然配备了微机，但是也仅局限于打印档案目录，无法进行信息的查询和检索。微机成了工作人员的工具，而不是档案管理的机器。根本不能实现对信息的筛选、排序、分类、汇总，没有形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制，跟不上时展对档案工作管理的要求。很多统计工作还是靠原始的手工完成，造成人力资源的极大浪费。因此加强文件材料整理及归档办法十分重要，各类文件材料分类方案、归档范围和档案保管期限、归档时间要求、单位各部门和有关人员档案工作责任制等。其中，文件材料分类方案、归档范围、保管期限表，即三合一制度。三合一制度是指导单位档案管理重要的业务规范文件之一。大多单位过去已经制定了相关的归档制度文件。因此，2006年9月国家档案局以8号令新了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。根据8号令《规定》的精神，从2007年开始，归档文件材料按新的规定进行整理。2006年以前整理入库的档案仍按老办法不再变更。单位应结合档案工作实际，制订或修订单位的“三合一”制度，对不符合8号令要求的一些内容要做出修订和整改。

2 档案文件材料的归档范围

我单位从文件材料收集归档的范围把档案分为党群、行政、基本建设等几大类。如何准确的划分归档材料呢？为了确保将应该归档的文件材料齐全完整地归档，在确定收集范围和划分保管期限时，应把握基本原则，概括地说，主要从以下几方面加以把握：

（1）人为重原则：即重视与人相关的文件材料。过去，我们对涉及个人的文件材料不够重视。现在，随着“以人为本”的理念在各项活动中的运用和落实，与人有关的文件材料也将在我们的档案工作中引起足够的重视。因此，今后在整理文件材料时，如果是涉及行政编制、社会保障、劳资政策、待遇，包括“干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等”问题，凡与个人利益密切相关的文件材料，都是最重要的原始资料。这些文件材料不仅利用率会越来越高，而且还具有维护社会和谐的重要意义，因此是重要的归档材料，在定保管期限时应从长划定。

（2）维权益原则：这是指文件材料所反映的内容属于法律依据，具有凭证价值，有利于维权、维护单位和个人利益。主要是涉及产权、债权债务，单位与各有关集体或个人的经济或利益关系等方面的文件材料。这一类文件材料要保证收集归档。在确定归档范围和保管期限时，应结合单位实际情况，特别强调对单位的重要活动、重要会议、重要事件、基本建设项目、科研项目、教学改革、典型人物等方面的材料收集范围，保证不缺失材料，并从长确定保管期限。对这些文件材料要保证跟踪收集齐全完整。重视电子文件及其他非纸质档案的归档。当今时代已到了数字化时代，电子档案与纸质档案已成为密不可分的关联体。因此，对非纸质的档案，例如电子文件、照片、音像档案、实物档案等其他载体形式的档案也要同步收集归档。

（3）保管期限的划分：档案保管期限是对档案价值和重要程度的一个标识，也是保障档案安全和单位档案整理工作质量的重要业务标准。档案保管期限的划分，过去确定为永久、长期、短期三个层次，其中，长期为16～50年，短期为15年以下。为有利于优化档案，凡是反映单位主要活动、基本历史事件、经济关系和个人利益的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。保管期限要明确到最低一级的文件种类。凡涉及到与单位与职工的权益有关的档案，从长划定保管期限。例如，对干部职务任免，受到县级以上表彰奖励的事项就应列为永久保存。凡是反映单位一般工作活动，在一段时间内对工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。对上级或下级机关的文件材料，其档案保管期限大多可划为定期。单位各类文件材料的归档应区别处理。财会类归档材料应由单位财务部门按照会计档案归档的要求，负责整理装订成册。当年的会计档案可以在财务部门保管一年以后，编造清册移交单位档案部门。

3 制定归档文件

归档文件的内容主要包括制定文件的依据、本单位文件资料的归档范围及保管期限、不归档的范围、归档要求、归档分工、适用范围和执行时间等方面。在确定归档范围和保管期限文本时，要求明确具体，内容层次清晰。对那些不能分类的材料要具体明确文件名称。要反映出各类活动中产生的文书及其他文件材料的种类，尽量不要使用模糊的概念，以便于操作。在制定和修订本校的文件材料分类方案、归档范围、保管期限表时，应充分征求各部门的意见，以使其更完善。归档范围和保管期限制定出来后，定稿前，送主管领导审查。定稿后，应以文件形式报当地档案行政管理部门，经审查同意后即可执行。如果档案管理基础较好，过去已制定了相关文件，那么应根据机构职能的变化，工作内容、文件材料的变化及时进行修改或调整。修订或调整后的三合一制度，也要报经同级档案行政管理部门审批。

4 不归档的文件及处置办法

在进行文件材料的归档工作时，往往对哪些应该归档，哪些不需要归档产生疑问和混淆，除了应归档的文件材料，下面是不归档的文件材料范围：

（1）制发的重份文件。一般除特别重要的文件可保留2～3份外，凡同一份文件均只保留一份正本，同时保留该文的草稿、定稿。隶属机关印发的，无查考利用价值的一般事务性、临时性文件，如会议的临时通知，要求上报文件材料的公函，洽谈工作的介绍信，外单位不属于主要职能活动的一般文件，如启用印信的通知、节假日放假通知等。

（2）未经签发的文电草稿、一般性文件除定稿外的历次修改稿、铅印文件中除主要领导亲笔修改稿和定稿以外的各次校对稿。询问一般性问题、提出一般性建议或意见的群众来信，无特殊保存价值的信封。内部互相抄送的文件材料。负责人兼任外单位职务形成的文件材料。相关负责人参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考。其他单位任免、奖惩非本单位人员的材料。非隶属单位或越级抄送的一般的不需要办理的文件材料。上级召开的重要会议文件，同级单位之间协商工作的往来文件以及下属部门年度以下的总结、统计报表、一般专题的报告等不必备案的文件材料。

（3）不归档文件的处理：除了存档的文件材料以外，对不存档材料，一般可采取以下办法处理：销毁、每年初，档案部门应组织各部门做好各类文件材料的及时清理工作。除归档的文件材料外，及时将不需存档的文件材料进行清理和销毁。但需要对销毁的机密文件造具清册，由领导签字后销毁。退还。对借用的资料退给本人自行留存。对征求意见稿的文件及时退还反馈给业务部门，以便在今后修改资料时参考、保存。通过各种途径收集到的参考资料等，在分类整理的基础上装入相应的参考资料文件盒，供以后参考。

5 结语

作为一种专业档案，学校档案工作要结合学校工作的特点，不断完善档案具体管理的制度和办法。在完善的档案管理制度约束下，配备专职的业务人员，加快档案建设，开发档案的利用价值，为上级领导干部的选拔任用，提供数据的参考。

参考文献

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