高校档案信息资源开发与利用研究

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摘 要：高校档案是国家档案的有机组成部分，记载一个学校的教学、科研和各项管理活动及学校建设和发展过程的原生信息。从高校整体发展的角度，研究了高校档案资源的开发与利用的意义，并针对档案工作所存在的问题，着重分析了档案资源开发利用工作的对策。

关键词：高校档案； 资源开发； 充分利用

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2013）01-149-001

高校档案是一个集党政管理、教学、科研、基建、出版、仪器设备、财会、外事等为一体的综合性档案体系。拓宽档案工作的发展思路，将档案的开发与利用放在教学科研同等重要地位，更好地为学校各项工作服务，这是值得我们研究和思考的问题。所以高校档案的信息资源开发与利用是档案收集和管理的根本目的。

一、如何做好档案的信息资源开发工作

1.档案信息资源开发的意义

档案信息资源的开发能满足各类档案利用者的需求，使用复制的孤本档案，有利于保护档案原件。学校有关部门对档案工作的认识和利用，将使档案信息资源由静态变为动态，能够充分发挥档案的作用。

2.完善档案的收集工作

一个学校的档案门类齐全、内容完整、库藏丰富，是开发信息资源的前提和坚实的物质基础。档案收集既是一项繁琐、复杂、点多线长的工作，也是对档案工作人员的责任心和学校各部门领导档案意识的考验。另外，还有一些特殊情况，致使档案收集无法完善。还有的把复印件归档，原件却自己保存。这样就大大影响了档案的整体质量。所以收集档案材料，不仅要有责任心，同时还要讲究技巧，既不放过任何线索，一追到底，又要结合收集工作，做好宣传和指导工作，使提供档案资源的部门既能了解到文件材料归档的重要性，又能了解到有保存意义的信息资源的价值。根据高校各部门职能，建立健全学校档案工作的网络体系，明确各部门分管档案工作的负责人和专、兼职档案工作人员及他们各自的职责范围。各部门人员的档案意识提高了，就能积极配合档案部门工作，为档案信息资源的完善提供有利条件，推动和促进档案的收集归档工作。

二、如何充分利用档案的信息资源

1.档案利用的现状及其局限性

档案业务工作的内容很多，而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”。因为收集和管理档案的根本目的，是为了利用，否则就失去保存档案的意义。从2011年我校档案馆档案利用的数据看，档案利用者全年不足200人次， 仅占全校师生总人数的2%，其中较大部分是已离校学生查询学籍档案。由此可见，在现实工作和生活中人们对档案的需求和利用不高是客观存在的事实。

档案的原始记录性决定了档案是集原始性、真实性、客观性以及记录性于一体的信息载体。档案的本质属性决定了档案信息是原生静态的信息，它不同于经过加工提炼的图书文献、情报资料等衍生信息，其具有较强的时代性，特别是处在知识经济时代，人们对知识的追求更强调与时俱进，以适应社会的高速发展，而档案信息缺乏时效性和现实性的特征，必然制约人们对它的需求。再有现行档案管理的安全性、保密性以及档案公开时限等制度因素均不同程度地制约着人们对档案信息的利用程度和范围。

2.提高档案的利用率

在一些高校档案馆档案利用工作中，还存在着其他一些亟待解决的问题，如大量的馆藏档案仍处于睡眠状态，没有发挥档案本身应用的价值，传统的被动坐等服务形式，查询检索工具单一，缺乏档案利用信息反馈等，这些已严重影响到档案信息资源的开发利用和学校档案事业的健康发展。档案利用是档案工作永恒的话题。信息时代的巨大变革，为档案利用工作带来了机遇，更带来了挑战。高校档案工作者必须强化服务意识，转变观念，打破传统的档案管理和服务形式，抓住档案利用的特点和规律性，积极探索，努力开创档案信息服务的新局面，才能更好地为高校党政管理、教学科研和师生服务。

目前，为了提高档案的利用率，许多高校建起了电子档案馆、利用计算机检索等一些手段。档案工作者通过自身的努力来获取利用率，在质量上有较大提高是完全可能实现的。优质的档案馆藏能够实现档案利用在质量方面的发展，同时也是档案馆生存发展的关键所在。在优化馆藏建设中，档案工作者完全可以处在主导地位，通过完善制度、查问题、找差距、定措施，改变以往馆藏结构不合理、内容缺失的情况，重点做好档案的收集、鉴定工作，使建设中的馆藏既能够完整、真实地记录和反映本地区、本单位历史进程的全貌，又能充分发挥档案信息的重要作用，成为学校发展和建设不可缺失的重要信息资源。比如，档案的史料价值和凭证价值是档案在利用方面的两大重要价值，如果能有效发挥这两大重要价值的作用，那么，档案利用率从质量的角度讲是其他信息载体所不能相比较的。当代著名史学家李侃说“补史之缺，参史之错、详史之略、续史之亡”，就是对档案史料价值的褒奖。再说档案的凭证价值， 它的作用最贴近日常工作，也是档案价值与日常工作关系最为密切的方面，如土地、房产、职称、出国等方面均能体现档案凭证价值的作用。教职工要解决这类问题求助到档案室时，档案室能为其提供出相关的、完整的原始凭证，这必将为他们的工作和生活带来很大便利。因此，档案的利用不在于大量的利用者涌入档案室，而更在于为需要利用档案的人们提供足以解决问题的档案资料，避免利用者期待而来、败兴而归。所以，尽可能让每一位档案利用者达到百分百满意，这才应该是我们每一位档案工作者在档案利用服务工作中追求的目标。

总之，档案利用是档案事业发展的动力，把利用工作当作高校档案工作的重点，充分认识和高度重视档案利用工作，提高高校档案的利用率，促进档案事业全面发展，增强档案利用意识，使高校档案发挥其应有的效用，促进高校档案事业的发展，把档案利用工作从思想和实践两方面提升到一个新高度，为社会主义经济建设和现代化建设服务。

参考文献：

[1]李燕.浅谈高职院校档案资源的开发与利用，东京文学，2011（2）

[2]陈颖，王鸿程，张光文.高校档案的利用重在档案信息资源开发，泸州医学院学报，1997（6）

[3]谭晓萍.对档案利用现状的再思考，兰台世界，2007（5）