对某水务公司收费系统内控设计的思考
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大量的管理实践证明:得控则强、失控则弱、无控则乱,因而内部控制制度成为衡量现代企业管理的重要标志。笔者在A市水务总公司财务管理的实际工作中,深切感到内部控制制度的重要性,而对于水务公司财务管理来说,收费系统的内部控制尤其重要。笔者结合在本公司多年的工作实践,优化了此项业务相关的业务流程,重新完善了相关内控制度,并已得到有效运行。
一、原收费系统的内部控制状况和缺陷
(一)原收费系统的内部控制状况
水务总公司收取水费业务由下设的经营公司负责,为方便居民交费,经营公司在市区分设三个收费大厅:城南收费所、城北收费所、城西收费所。
经营公司业务人员分为抄表班、制票班、收费班。
水务公司收取水费分如下情况:
1、单位用户。单位用户中有缴存现金、有转账的;2、居民用户。居民户目前均缴存现金,有直接到收费大厅缴纳的,也有由银行划扣的;3、偷漏水经查补缴水费的;4、新区建设房地产公司预存水费押金的; 5、智能卡水表收取消费的。
经营公司收费通过一套电子收费系统核算,抄表员每月1-13日到用户家抄上月用水量,由制票班录入到收费系统内,每月25日前收费班按照系统显示的应收水费数据收取。
(二)原收费业务的内部控制缺陷
1、收费员每日收取现金,填好交款单各自向上门收款的银行工作人员交款,银行工作人员不当面清点,回银行后再清点,然后在现金交款单上盖章。现金交款时不当面点清加盖印章,若日后出错,企业交款人员与银行收款人员责任难以划清。
2、水务总公司只设置应收账款总账,未设置明细账核算明细户欠费信息。明细户欠费信息通过经营公司收费系统核算。由于各种原因,经营公司收费系统未包括所有水费信息:收费系统显示大部分应收单位户、居民户欠费及预存情况,另有部分单位、TM卡水费、补缴水费未在收费系统反映。向总公司报送的应收水费报表按收费系统录入的数据报送,使得应收账款总账核算的应收水费不完整。
3、收到的款项未及时向总公司划转,一方面存在资金隐患,另一方面总公司应收账款总账核算的实收水费不正确。
4、总账与收费系统显示的明细户信息长期未核对相符。
二、优化流程并完善内部控制状况
(一)抄表
1、抄表员负责全市用水客户水表抄表工作,对出现的问题负责解答处理应按规定日期及时、到位、准确,不允许漏抄、估抄。水表实抄率必须达到98%以上。
2、抄表员抄表应认真仔细、准确抄读。要做到字迹工整,不得涂改和随意变更,抄表准确率不得低于99%。
3、抄表员应确保抄表本中水表卡序号顺序正确。新增水表卡,抄表员应及时新建抄表序号。
4、抄表员必须管好本区域水表,发现异常情况,如:水表损坏、丢失、失灵、阀门损坏、漏水、缺水等情况,应及时通知客户或向班长汇报并及时填写工作单。
5、发现用水性质与实际不符应及时报告,并填写改价通知单。
6、每月1-13日,抄表员抄表时,如发现水量过高,应先核对表码是否正确,再查看是否存在表后漏水情况,并及时通知用户。如发现水量过低,应先查看水表是否存在已停、倒走情况,并及时调表。审核无误后,送至制票班输机。通过抄表,能保证水务总公司及时掌握用户当月水费信息,并为收费提供基础数据。
(二)制票
1、制票员根据审核后的表本逐一录入用水客户当月表码,微机自动产生客户当月水量、水价后,制票员根据每一表本当月汇总水量与微机产生的水量核对。
2、通过委托收款缴费的单位用户,由制票员专人负责录入客户水费信息,并把应收水费明细表交给出纳,由出纳于每月15日前对委托收款用户开具委托收款凭证。
3、制票班长应于每月15日之前出具应收水费(用水户编码、名称、水量、水费)明细表,包括单位户、居民户应收水费、补缴水费、TM卡应收水费。
上述报表交于经营公司财务总监,财务总监审核后,一份交于明细账会计登记应收账款明细账,一份交于总公司财务部登记应收账款总账。
水务公司制票过程即是把抄表得到的水费信息输入电脑系统,一方面生成了收费所需数据,另一方面也为水务总公司核算售水收入提供了数据。
(三)收款管理
1、收费及数据核对
(1)收费员负责全市用水客户的收费,应做到快捷、高效、准确、无误。收回的现金应由收费员保管,现金管理应符合现金管理制度,严禁私自挪用现金,不得以白条、借条、单据充抵库存,并于当日交给出纳,由出纳送存银行。
(2)每天收费工作结束,居民户收费员负责填制收费日综表,自我核对每日收款业务数据。收费班班长每日根据实收水费、收费日综表、发票记账联进行核对,如果存在差异,由责任人负责补齐差额。核对无误在日收费记录表上填写当日实收水费后,将上述手续交于出纳登记银行存款日记账。
(3)出纳每月14-15日,负责将委托收款凭证送至银行。每月16日至下月初将银行委托收款回单取回,由单位户收费员负责在系统中录入收款信息。
(4)每天收费工作结束,单位户收费员负责填制收费日综表,自我核对每日收款业务数据。收费班班长每日根据实收水费、收费日综汇总表、收费日综明细表、转账支票回单、委托收款回单、发票记账联等进行核对,如果存在差异,由责任人负责补齐差额。核对无误在日收费记录表上填写当日实收水费后,将上述手续交于出纳登记银行存款日记账。
(5)每天收费工作结束,收费员如有收到偷漏水户补缴的水费,收费班班长根据实收现金、商业发票存根联与记账联进行核对,如果存在差异,由责任人负责补齐差额。核对无误在日收费记录表上填写当日实收金额后,将商业发票记账联交于出纳登记银行存款日记账。
(6)每天收费工作结束,收费员收居民户采用TM卡预交的水费,收费班班长根据实收现金、商业发票存根联与记账联进行核对,如果存在差异,由责任人负责补齐差额。收费员及时向银行交款,核对无误在日收费记录表上填写当月实收金额后,将商业发票记账联交于出纳登记银行存款日记账。
(7)每天收费工作结束,单位户收费员收居民户的房地产施工单位的水费押金,应开具三联单,收费班班长根据实收现金、三联单存根联与记账联进行核对,如果存在差异,由责任人负责补齐差额。核对无误在日收费记录表上填写当日实收金额后,将三联单记账联交于出纳登记银行存款日记账。
(8)从银行划扣居民户的水费,出纳应于每月月末向银行索要划扣水费手续,登记银行存款日记账,同时明细账的会计登记应收账款明细账。
(9)出纳从银行取回现金缴款单、转账支票回单、委托收款凭证后,根据收费员开具的收费日综表、发票记账联核对,核对无误后根据上述手续登记银行存款日记账借方发生额,按日结出余额,同时明细账会计登记应收账款明细账。
(10)为了及时了解每日收费情况,收费员应与每日下班时,将实收水费统一登记在日收费记录表上,收费班长于次日上午九点之前报于经营公司财务总监、经营公司财务总监于上午九点半之前,将城南、城北、城西营业所数据汇总后电话上报总公司财务部。每旬末,收费班长将日收费记录表交于经营公司财务总监,由财务总监将上述记录表送至总公司财务部。每月末,收费班长将收费员出具的当月收费月综表、日收费记录表交于经营公司财务总监,由财务总监将上述记录表送至总公司财务部。
(11)总公司财务部及经营公司财务总监每月对各种实收款缴存情况进行抽查。 收款是其中最为重要的一环,保证了水费资金的完全完整。
2、向总公司报送水费数据、转款
(1)制票班长每月15日向总公司报送应收水费数据时,应分别列示:正常水费、补缴水费、TM卡水费。同时列示净水价、污水处理费、水资源附加费。
(2)出纳每次向总公司转款时,应出具向总公司转款明细表,转款明细表应显示:正常水费、补缴水费、TM卡水费、复装费、水费押金、银行存款利息等项目。
(3)出纳通过银行系统将实收款项划转总公司财务部,总公司分营业所开具收款收据,如存在差异,经营公司财务总监跟踪处理,确保实收款项及时准确划转到总公司账上。
向水务总公司报送水费数据、转款,保证了水务总公司售水收入及水费收取等经营效果的财务核算及时、准确。
三、完善过的内部控制运行效果
内部控制是为了保证企业正常的经营发展而建立的,在某种意义上说,内控制度的有效与否决定了企业的发展前景。因此,对公司而言,加强对内部控制制度的建设是公司发展的必要环节。只有建立有效的内部控制制度,才能保证公司各项业务活动的有效运行,保证公司内部控制重点活动的执行及监督充分有效,完善企业内部环境,才能保证企业持续、快速、健康的发展。
笔者结合实际设计的水费收取业务内部控制制度已运行多年,有效的克服了原来内部控制的缺陷,保证了公司水费收取资金的顺畅划转,有效地保护了国有资产的完整性。
四、几点启示
笔者通过本公司水费收取业务内部控制设计及有效运行,得到以下几点启示:
(一)加强内部控制的几个对策
1、优化控制环境
一个企业的内部控制不可能在真空中进行设计、执行和评价,它必然受到组织结构、职工的胜任能力及忠诚度、分权与责任表达、预算与财务报告、组织牵制与制衡等多种因素的影响。控制环境是对控制程序和控制技术的选择及其有效性有着重要影响的各种因素的总和,包括外部环境和内部环境两大类,但外部环境超出了企业的控制能力,因而不能作为内部控制系统的组成部分。内部环境主要包括组织和人员两个方面:
(1)组织。内部控制机制发挥作用的硬件要素是企业有一个健全的组织机构,在组织机构的首要组成部分―法人治理结构中,重点应完善董事会组织的建设。企业应根据其经营管理特点、规模、最高当局的管理理念和经营战略、外部环境等因素综合分析,在职责分解的同时,搞好整合,使整个企业的组织体系在相互制衡的前提下协调高效地运行。
(2)人员。企业的全体员工是本企业内部控制思想的塑造者,其诚实状况、敬业精神、业务知识与工作技能、创新能力等方面素质的优劣,是内部控制科学有效与否的重要决定因素。
2、明确控制目标
内部控制目标是内部控制所要实现的目的或收到的效果。企业内部控制的目标与其经营目标紧密相关,内部控制的目标主要有维护资产安全、完整及有效使用,保证各种管理信息的存在、可靠与及时提供,尽量减少不必要的成本、费用以求盈利,保证下放的各种职责得到圆满履行,提高各项作业的效益或效率,预防或查明错误和弊端,为管理政策的制定寻找依据和履行各种法律义务。要实现上述内部控制目标,应确定单位内部每一管理阶层所应达到的具体目标,进行目标分解,并且内部各阶层应协调合作才能达到预定目标。
3、建立健全与业务规模相适应的组织机构与权责分派体系
企业要有效地从事各项业务活动,必须设置相应的组织机构,行使管理与控制的职能。中小企业在设置组织机构时,首先要根据自身特点,按照不同的管理幅度划分不同的管理层次,设计不同的组织机构,做到简单、高效、协调,确保控制目标的实现。其次,要根据责、权、利相结合的原则,明确规定各职能机构的权限与责任,根据各职能机构的经营任务与特点划分岗位系列,确定需要的岗位,根据岗位的需要选择合适的人才。最后,要规定各层次主管人员不仅要履行自己的职责,而且要对其下属进行有效的监督和检查,保证各层次目标的实现。组织结构要有利于上下级信息的沟通,避免机构重复,以最小费用取得最大效果。
4、根据岗位选择合格的人才,不断培养适合自身的人才
人力资源是企业的第一资源,企业设置的各个岗位,必须要有能履行其职责的人来胜任。目前,中小企业中关键岗位的人才还主要依靠外聘,要善于挑选能力突出、经验丰富、具有职业精神的高端人才为己所用,充分发挥其才智。此外,要着手培养自己的人才,逐步建立适合自身特点的员工培训体系,加强职业道德教育和技能技术教育,促进本企业各类人才的快速成长。
5、建立一个良好的信息与沟通系统
一个良好的信息和沟通系统可以使企业及时掌握企业营运的状况和组织中发生的事情。信息系统的好坏直接影响到企业内部控制的效率和效果。比如,企业会计系统的每一个环节都是一个控制的过程。一般而言,企业的信息系统包括企业的财务信息系统和管理信息系统。企业的财务信息系统以会计为主,提供有关企业财务方面的信息,而管理信息系统还提供很多非财务的信息。一个健全的信息系统应该能够提供质量较高的信息,所谓高质量,是指内容适当、及时、正确且可取得。