Excel电子表格在病案管理科病案库的应用

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[摘要]近年来随着医保政策的落实、办理慢病、工伤评残办理病退、保险理赔以及病人法律意识的不断提高，医疗纠纷等等因素使病案的借阅，调用问题上升到新的高度；传统的借阅病案、纠纷病案和工作量统计手工登记计算的模式已难以应付病案使用迅速发展的现状，我院病案管理科于2010年将excel电子表格应用于病案库，工作中既节省了安装病案借阅管理子系统或病案示踪系统的成本又大大提高了工作效率与工作质量，取得了良好的效果。

[关键词]Excel电子表格；病案管理

病案借阅管理是病案管理工作的重要环节，是为临床、教学、科研、患者、医疗付费、保险机构、预防保健，司法部门等提供服务的一个窗口，而病案管理的目的是为了更好地使用病案，发挥病案的有效价值，做好病案借阅工作，是病案管理诸多环节中极为重要的一环。近年来随着病案使用率的迅速提高，给病案借阅管理工作提出了更高的要求；如何做好病案借阅管理工作，既管好病案又充分利用病案资源，对病案管理工作人员也提出了更高的要求。而传统的借阅病案手工登记的模式已难以应付病案使用迅速发展的现状，我院病案管理科利用现有资源于2010年将Excel电子表格应用在病案库，现将我们的一些具体做法汇报如下。

1Excel电子表格在借阅病案中的应用：

1.1.首先在Excel电子表格中输入以下项目，内容有住院号，患者姓名，借阅日期，借阅科室，借阅者，借阅天数和备注信息；备注信息用于输入借阅者的联系方式（科室电话和手机号）。借阅者凭有病案管理科主任签名的借条借阅病案，借条上详细记录着被借阅病案的住院号、患者姓名、借阅科室、借阅人姓名、借阅天数、科室电话和手机号码。病案库工作人员在借出病案后及时将以上信息输入已经制作好的Excel电子表格中并保存。一旦有病案在病案架上无法找到，先在病案管理系统中查此病案是否已经入库，入果已经入库则再打开借阅病案的Excel电子表格中，先选定所有的内容后点击“数据”“筛查”“自动筛选”命令，在单击住院号右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表框中选择“自定义”，在弹出的“自定义自动筛选方式”的对话框中输入需查询的住院号就可迅速查到该病案的去向，并可以通过备注信息中的联系方式马上联系到借阅人。如果病案未被人借阅，这就说明可能是放错位置了，则需在病案架上查找。如果病案被归还则需及时在借阅病案Excel电子表格中删除借阅记录，并在借条上记录归还日期及收案人签名。每天查阅借阅病案Excel电子表格的记录，发现到期未还的病案立刻根据备注信息上的联系方式打电话催促借阅者及时归还病案，利用Excel电子表格处理病案，使得一切更加方便。

2Excel电子表格在纠纷病案管理中的应用：

2.1.自2002年9月1日《医疗事故处理条例》实行以来，随着人们法律意识的不断提高，医疗纠纷也越来越多，同时也给病案管理科如何管理好纠纷病案提出了新的难题。以往传统的纠纷病案管理模式是将纠纷病案按照年限的先后顺序排列锁到纠纷柜中，随者时间的推移，纠纷病案也越积越多，当社会工作部的人员要来借阅纠纷病案时查找纠纷病案需要很多时间。经常是一个医疗纠纷就有几个年份的病案并存放在不同的纠纷柜里，查找很困难。为了提高工作效率我们首先对所有的纠纷病案进行归纳和整理，根据年份和住院号将纠纷病案依次存放在不同的纠纷柜中，与以往不同的是将同一患者的所有病案存放在同一个纠纷柜里，并将每一个纠纷柜编号。将现有所有纠纷病案信息录入到借阅病案/纠纷病案Excel电子表格中，其中借阅日期，借阅科室和借阅人等栏目空着，而在备注信息栏内录入纠纷病案所存放纠纷柜的号码。其次通过借条和社会工作部借阅病案登记本将所有以前借走未还的纠纷病案，录入到借阅病案/纠纷病案Excel电子表格中。

3Excel电子表格在病案库病案供应工作中的应用

3.1.病案供应在病案管理中是一项很重要的工作，在病案为医疗、教学、科研服务的过程中，是一个不可缺少的环节。病案的供应体现着病案的科学管理和病案工作人员辛勤劳动的成果，也是检验病案管理好坏的一个依据1。传统的病案供应工作模式是一接到调案单就开始调病案，由于大多数调案单的病案号都没有排序，而手工排序难度大且不准确，所以大量时间都用于来回摇密集架，既费时又费力。我们可以利用电子表格来处理，先将所有住院号纵向输入Excel电子表格，按“升序”按钮进行排序，将排序后的住院号打印出来再开始调病案。以快、准、好为准则，确保病案供应工作的迅速完成。

4Excel电子表格在病案库工作量统计汇总中的应用

4.1.病案库的工作很繁琐，每天除了大量的出院病案需要上架，还要为临床、教学、科研等部门提供借阅、调阅和复印封存病案的服务，在服务的同时也要做好工作量的统计工作。传统的病案库工作量统计是在工作量登记本上记录每一天的工作，到每月的月底用计算器算出每个月的工作量，到年底算出一年的工作量。到了每个月的月底或每年的年底，就得专门有人抽出时间负责统计月工作总量或年工作总量，既费时又费力，且无法保证完全准确。运用Excel电子表格制作报表、输入数据，方便地制作了月报、年报及动态分析图，成功地解决了日常数据处理的繁琐问题。使病案库工作量的统计信息汇总及分析图文并茂，便于领导了解医院病案借阅、调阅、复印及医疗纠纷等动态信息，便于进行宏观决策。

5结论

随着现代信息技术的发展，许多传统的病案管理方法已被现代技术取代，而无论安装病案借阅管理子系统软件还是病案示踪系统都需要医院投入一定的资金。我们在工作实践中通过不断总结经验，充分利用现有的资源，于2010年将Excel电子表格应用于病案库借阅病案管理、纠纷病案管理、病案供应工作和工作量统计汇总，在一年多的应用实践中取得良好的效果，既节省了安装系统软件的费用又大大提高了工作效率与工作质量。

参考文献：

[1]刘爱民，主编.病案信息学.北京：人民卫生出版社.2009，42.

[2]邹赛德，主编.计算机应用基础实验指导.北京：人民卫生出版社.2008，66.