机关档案部门与职能部门间的心理分析

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分析

要有效地开展单位档案工作，除了进一步大力宣传《档案法》及有关档案政策、法规，提高整个社会的档案意识外，还与具体时间、场合下职能部门与档案部门之间的情绪、行为、认识有关。而双方在情绪、行为、认识成分上的“三个促进”是单位搞好档案集中管理的前提：

1． 双方的情绪促进彼此之间的整体意识；

2． 双方的行为促进彼此之间的心理相容；

3． 双方的认识促进彼此之间期待价值的增强。

三方面因素对融洽双方关系，促进档案工作良性发展，具有很大的作用。

新形势下的档案工作必须适应社会、经济发展的不断需要，如何做好档案的集中管理，以保证档案的安全、准确、及时的利用，是目前档案部门觉得比较棘手的问题。双方提高情绪上的融洽度，就成为衡量档案集中统一管理能否顺利进行的重要尺度。面对工作、生活中的种种问题和困难所产生的不良情绪，如果不加以高度重视，就很可能使之在行为中表现出工作上的对立，从而破坏双方的关系。如果双方的需要在相互作用中都得不到满足，那么必将影响档案管理、利用和职能活动的正常开展。

仅重视情绪上的整体意识还不够，不负责的行为会使之功亏一篑。只有彼此心理相容，才能产生互相尊重、理解的行为。职能部门和档案人员双方在工作上的心理需求是相容的，即都是为了向社会、向利用者提供最优质的服务。因此，双方的工作是相辅相成的，双方一致的行为对档案工作是至关重要的。

由于人们事业心、责任感、价值观及工作能力、业务水平的不尽相同，对事物发展的认识也不相同，从而产生不同的行为。显然，要使双方保持行为上的一致，首先必须保持认识上的一致，即所谓的期待价值的一致。

下列这些认识或期待因素会影响到单位档案的集中管理和利用。

1． 职能部门的业务人员希望通过亲手制定或整理的文件、档案尽快地为己所用，从中体现出自身价值，因而对档案部门要求的档案集中管理存有偏见。

2． 制度上的不健全，领导对档案的集中管理不重视，导致文件、档案收集不齐、不及时，极大地影响了档案的利用。

3． 职能部门业务人员贪图自我方便，而忽视了档案作为国家宝贵财富的资源共享性，当然，这也不利于档案保护。等等。

所有这些认识，一方面会直接影响档案价值的实现，同时也会成为档案集中管理的一大阻力。

不良的情绪、行为、认识对档案的集中统一管理会产生一系列的消极影响，因此应引起档案工作者的高度重视。

对策

1． 档案部门的心理需要就是为利用者快速、准确地查阅所需档案提供最佳服务，而集中管理恰恰能满足这一需求，这与职能部门的心理需求是不谋而合的。因此，要尽可能配合职能部门并为之提供优质服务，使大家真正认识到档案在经济建设中的作用，树立档案作为国家宝贵财富必须集中管理的观念，以实现资源共享、确保档案安全。

2． 充分了解职能部门及其业务人员的心理需要，加强文件、档案收集的主动性，不能坐等上门，要做到四勤“手勤、脚勤、眼勤、口勤”。一方面要向大家宣传移交档案的必要性，同时也要在业务上帮助他们，主动为对方工作创造良好的条件，使双方都感到一种强烈的整体气氛，这样就会取得事半功倍的效果。

3． 互相尊重，平等待人。在处理具体问题时要灵活，要多为对方着想，要体谅对方的苦衷。同时，在工作中要避免互相推诿。只要双方互相尊重、协作，就完全可以使双方的工作向同一目标健康发展。

4． 为职能部门、业务人员利用档案提供尽可能的帮助。

一方面在收集、移交档案时，做到不以之为负担，同时利用档案人员对档案知识、业务水平熟悉的优势，做好编目、整理工作，使档案集中统一管理，利用成为一项既有利于档案保护利用，又有利于职能部门、档案部门自身建设的好事。

（作者单位：浙江安居建筑设计院310012）