面对医院在新时期的人事档案管理信息化之我见

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【摘要】目前，我国各项事业正处于深化改革的阶段，许多行业已经面临着转型升级的局面，医疗事业亦是如此。面对新时期，医院在人事档案管理这方面也应该狠下功夫，结合现代科学技术，走向信息化，以便更方便、更有效地做好人事档案的服务工作。本文就此问题发表浅略的意见。

【关键词】医院；人事档案；信息化

人事档案作为一项重要工作，由于其本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面仍然存在许多问题。因此，其作为一项促进人才合理流动、合理配置和合理使用的工作，一项保证人才队伍素质的重要措施和全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。必须要不断加大改革的力度。

1医院中人事档案管理信息化存在的主要问题

1.1档案失真。内容真实性，是人事档案管理的最重要的原则，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历和农历填写随意，又不做说明。譬如对人生经历也没交代清楚，参加工作时间、入党和入团时间也是大致一个年月，明显不吻合实际情况，甚至每次填写时也不一致；姓名改变后不写曾用名，也不加以说明。这一系列问题都给材料的归档造成很大的麻烦，导致管理凌乱，使档案失真情况严重，甚至由档案对当事人产生了很大的麻烦困扰。

1.2政出多门引起的分争是医院人事档案管理出现的问题。人事档案宏观来说，是又事业单位设定的主管部门来进行专门管理，但是其模式仍然是多方管理的传统模式，即一个人的档案基本上由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理过。而在医院人事档案流动中，同样拘泥于传统管理模式，并且因为自身利益的诱因，档案管理权限不时存在着一定程度的矛盾冲突。

1.3由于管理手段落后，人事档案管理信息化要求跟不上步伐。长时间来，医院对于人事档案管理的重视程度低，也造成了在投入资金和人力的相对欠缺，表现出了基础设施差，设备更新慢，信息化程度低，管理手工作业，纸质文件材料是工作的对象的特点。因此，造成了医院人事档案管理的管理档案质量不高，利用率低，档案出现丢失和涂改的概率加大，在人力耗费下，不利于档案科学化，系统化、标准化的管理。

1.4在一些医院，其人事档案管理及归档意识相对淡薄。医院的主要中心工作就是医疗，作为公共医疗服务机构，为广大的公众提供高质量的医疗服务是整体医务，是医院每个工作人员的职责所在。据此，管理人员也积极重视医疗的服务质量的提高，为医院的事业发展而努力，而后勤行政人员需要积极配合临床一线业务，从而忽视了后勤行政人员在积极影响医院工作发展的能动性。上述医务人员的意识也就成为制约人事档案业务发展和高效利用的主要因素，也就形成了人事档案管理普遍存在“重管理、轻利用”的特征，普遍形成了本职工作基本完成，人事档案资料不丢失的工作意识，而缺乏积极主动构建人才信息库的意识和行为，更没有形成主动为医院发展建设提供人力资源信息的参考和建议。更不用说利用档案信息和数据，推动医院业务中的管理高效发展，这些也就造成当前许多医院人事档案管理职工档案管理意识淡薄，缺乏档案利用的认识，工作观念陈旧。

1.5档案管理业务人员自身水平不高，是限制医院档案管理信息化的一个因素。档案管理人员业务水平是档案管理及服务整体水平的关键所在，当前医院档案管理的人员结构中，首先表现出来知识结构不平衡的状体，学历和知识体系构成的层次较低。其次是部分档案管理人员是调离和中途转行，对从事的档案管理工作研究和认识不深。最后，管理人员多数只安于现状，没有良好的积极心态来继续学习和努力提高，本来知识体系就存在欠缺之处，在没有主动学习提高的状况下，很难促进档案管理的水平发展由于管理人员本身水平，严重影响了档案管理工作的提高。

2医院人事档案管理信息化策略

在新时期，医院人事档案管理存在的问题当然不止以上反映的那些，不能详尽，而寻找策略，提高医院人事档案管理信息化程度，使其向良好的方向发展，才是迫切要求。

2.1摒弃传统档案管理观念，学习新的档案管理思想，对档案管理事务加大投入，使档案管理意识进一步增强。医院作为公共医疗服务机构，集聚了人才与知识，并通过挖掘人力资源能够发挥出巨大的社会效益。而人事档案的管理不断深入，不仅能够满足于医院的人事政策的要求，在日常的工资福利管理方面的良好实现，更有助于推动医院形成构建人才信息智库的观念，在观念的指引下，有助于进一步发挥人力资源的生产力作用。据此，在医院档案管理工作中，需要全体人员树立人事档案管理凝聚资源的作用，对医院服务水平提高有积极推动作用的意识，能够进一步加大资金与人才的投入，购买管理应用软件，形成高效运作和资源高效利用的档案管理体系。

2.2采用信息化管理手段，投入更大的信息设备系统，能大大提高管理效率。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，各家医院使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

2.3提高档案管理人员素质，通过思想道德和职业道德教育，进一步提高人事档案管理人员的思想水平和政治素质，要以服务公众为己任，以民众利益为自己的利益。因此要按规定配备专职档案管理人员，将档案人员培养纳入到医院人才培养计划，通过专业培训在职学习、考察进修和参加学术交流活动等方式，适应新形势下人事档案管理工作的需要，及时了解和掌握人事档案管理领域的新方法新技术及其发展趋势，树立正确的世界观、人生观和价值观，增强政治责任心和组织纪律性，在实践中运用现代化技术手段先进管理理念和前沿知识，努力提高人事政策，水平和工作质量，全面掌握科学管理档案的综合技能，以适应档案业务的创新和发展。

2.4实现人事档案管理的信息化、科学化、现代化，在信息化时代，应注重电子档案的建立，实现人事档案管理工作的规范化、科学化和现代化，增强档案的活力和生命力，引进现代化技术和设备建立医院人事档案数据库可以及时更新，动态化管理人事档案信息，保证档案信息的时效性真实性和准确性，以便检索、查询和信息统计分析及开发利用，使医院档案管理工作信息化、科学化和现代化，提高人事档案管理的工作效率，更好地为医院发展服务。

3结束语

面对医院在新时期的人事档案管理信息化的趋势，本文通过分析医院档案管理现状，并提出一些策略，以供参考，希望能在今后档案信息化管理上有更大的进步。

参考文献

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[3]王晓红.浅谈医院档案管理[J].当代医学，2009（02）.